Nu we een nieuw, herschreven bestuurs- en beheersreglement hebben (zie de update van 24 november jl.), kunnen we verder met het bouwen aan onze nieuwe organisatie. In deze update vertellen we je welke stappen we de komende tijd willen nemen.
Kenniscentra
Zoals bekend gaan we, in plaats van de huidige zes kenniscentra, vier kenniscentra inrichten. Faculteitsdirecteur Harm Drost is aangesteld als kwartiermaker om de inrichting van deze centra te begeleiden. Hij formeert hiertoe een projectgroep waarin de benodigde expertise wordt samengebracht. Deze projectgroep kan bovendien gebruik maken van de opbrengsten van de ontwikkelgroep kenniscentrum en de werkgroep kenniscentrum. Doel is de nieuwe kenniscentra per 1 februari 2017 van start te laten gaan. In dit document kun je lezen wat de opdracht voor de kwartiermaker kenniscentra precies behelst.
Werk- en ontwikkelgroepen
In het kader van HU Gericht in Beweging zijn werk- en ontwikkelgroepen ingericht. De werkgroepen buigen zich over onderwerpen waarvoor op kortere termijn concrete oplossingen moeten worden geformuleerd. De ontwikkelgroepen richten zich op vraagstukken met een langere planningshorizon en hebben de opdracht steeds meer mensen in de HU mee te nemen in de ontwikkelingen. Hieronder vind je enkele recente opbrengsten van werk- en ontwikkelgroepen van de laatste tijd.’
Werkgroep instituten: wijziging reglementen
De werkgroep Instituten heeft geïnventariseerd welke reglementen voor 1 februari 2017 moeten worden aangepast. Het gaat om reglementen waarin taken en bevoegdheden aan de faculteitsdirecteur zijn toegekend die vanaf 1 februari elders in de organisatie worden belegd. Het gaat om twaalf reglementen. Inmiddels heeft het College van Bestuur hier nieuwe versies van vastgesteld en is de HSR hiermee ingestemd. De wijzigingen in de reglementen zijn doorgevoerd overeenkomstig het nieuwe bestuurs- en beheersreglement en zijn tot stand gekomen na advies van de werkgroep Instituten. Daarbij is als uitgangspunt genomen dat bevoegdheden worden belegd: laag als het kan, hoog als het moet. Het betreft de volgende reglementen:
– de OER Bacheloropleidingen;
– de OER Masteropleidingen;
– Inschrijvingsregeling;
– Studentenstatuut;
– Reglement Examencommissies;
– Reglement Rechtsbescherming Studenten;
– Profileringsfonds;
– Auteursrechtenregeling;
– Privacyreglement Persoonsgegevens Studenten;
– Privacyreglement Personeelsgegevens;
– Reglement Ongewenst Gedrag;
– Reglement Ombudsman;
– Reglement Bijzondere benoemingen.
Ontwikkelgroep Teams en teamleren
De ontwikkelgroep Teams en teamleren heeft een aanpak geformuleerd waarmee we teamleren ons in 2017 en 2018 stapsgewijs eigen kunnen maken en kunnen perfectioneren. Er komen handreikingen (zoals een toolkit), er wordt een brede dialoog opgezet en er komen experimenten om van elkaar en in de praktijk te leren. Deze methodologie wordt allereerst ingezet bij vier instituten of diensten en bij een tiental bestaande teams. Hun bevindingen en ontwikkeling zullen worden gemonitord door onderzoekers.
Hoe het werk binnen een instituut, kenniscentrum of dienst verdeeld wordt over teams, mogen ze zelf bepalen. Dit past bij ons nieuwe organisatiemodel en bij de manier waarop we met elkaar willen samenwerken. De directeuren hebben dus de ruimte om zelf te bepalen hoe zij de teams willen inrichten en om hoeveel teams het gaat, hoe groot die teams zijn, of er naast managers ook coördinatoren worden ingezet, enzovoorts. De keuzes bij de inrichting van de teams moeten passen binnen de kaders van de HU, transparant beschreven zijn en zijn besproken met het College van Bestuur. Uitgangspunten zijn eenvoud, eenduidigheid en het zo laag mogelijk in de hiërarchie beleggen van verantwoordelijkheden. Lees meer over deze aanpak in het Besluitformulier Aanpak ontwikkelgroep team en teamleren.
Bestuursdienst
De veranderende organisatie heeft ook gevolgen voor de aansturing vanuit het College van Bestuur – en daarmee voor de ondersteuning en advisering vanuit de bestuursdienst. In november heeft de werkgroep Bestuurlijk centrum een advies opgeleverd over de nieuwe inrichting van de bestuursdienst, conform het vastgestelde bestuurs- en beheersreglement. Het College van Bestuur heeft dit advies overgenomen. Deze voorgenomen inrichting van de bestuursdienst ligt ter instemming bij de Hogeschoolraad. De voorzitter van de werkgroep Bestuurlijk centrum is gevraagd een opdracht te formuleren voor een kwartiermaker bestuursdienst. Deze kwartiermaker wordt directeur OO&S Sjef Vogel. Hij zal samen met een team de organisatie, processen en systemen binnen de bestuursdienst beschrijven in een managementplan. De nieuw samengestelde bestuursdienst zal het bestuurlijke besluitvormingsproces ondersteunen en stimuleren en zorgt ervoor dat College van Bestuur, Raad van Toezicht en medezeggenschap elk hun rol en verantwoordelijkheid kunnen nemen. Het is daarbij uitdrukkelijk niet de bedoeling dat werk dat beter door instituten, kenniscentra of diensten kan worden uitgevoerd, door de bestuursdienst wordt overgenomen.
Verkiezingen
Met het opheffen per 1 februari 2017 van de faculteiten en het naast de kenniscentra installeren van de instituten als centrale organisatie-eenheden van onze hogeschool, maken de faculteitsraden plaats voor instituutsraden. Om de sterke stem van medezeggenschap binnen de HU te waarborgen, is het van groot belang dat er voldoende kandidaten zijn om per 1 februari deze instituutsraden te vullen. Studenten en medewerkers kunnen zich tot en met 22 december kandidaat stellen. Op 13 januari 2017 worden de kandidaten bekend gemaakt. Van 16 tot en met 22 januari zijn de verkiezingen. De uitslagen volgen op 24 januari, zodat de instituutsraden per 1 februari 2017 van start kunnen. Informatie over kandidaatsstelling en over de verkiezingen is te vinden op www.verkiezingen.hu.nl. Heb je ideeën, tips, vragen omtrent deze verkiezingen? De dialoogsessies met het College van Bestuur van 14, 15, 21 en 22 december (12:30 tot 13:30 uur) gaan over de verkiezingen. Iedereen is hier welkom. Hou de agenda op HU Ontwikkelt in de gaten voor de locaties. Heb je nog vragen over de verkiezingen? Mail ze naar verkiezingen@hu.nl.
Met vragen over de organisatieontwikkeling kun je terecht op huontwikkelt@hu.nl. Wij zullen regelmatig updates over de organisatieontwikkeling blijven geven. Kijk dan ook eens op HU Ontwikkelt en op het weblog van het College van Bestuur, waar onder andere deze video is te vinden van de leidinggevendendag van 8 december jl. en waar medewerkers in gastblogs hun visie geven op onze organisatie.
Het College van Bestuur,
Jan Bogerd
Anton Franken
Tineke Zweed