Zelforganisatie of zelfsturing: termen die steeds vaker opduiken binnen organisaties, ook binnen de HU. Anneke Offereins doet promotieonderzoek naar organisatievernieuwing en vertelt erover in een nieuwe aflevering van de podcast Lessen uit #HUonderzoek. Wat houdt zelforganisatie of zelfsturing in en wat vraagt het van teams, leidinggevenden en organisaties?
“Vaak hoor je dat docenten in wel zes verschillende teams functioneren, onderwijs geven aan grote groepen studenten en niet in staat zijn die de persoonlijke aandacht te geven die zij nodig achten. Dan wordt het ingewikkeld”, vertelt Anneke Offereins. “Teams op de HU krijgen steeds meer ruimte om hun werk zelf in te richten en zelf de regie te nemen voor hun groep studenten of hun opleiding. Je hoort succesverhalen van teams die samen mooie dingen bereiken. Maar verdiep je in wat het vraagt, heb als management lef en vertrouwen om los te laten en te faciliteren en neem de tijd”, is haar advies.
In een notendop
In een gestuurd, klassiek team verdeelt een leidinggevende de taken en controleert deze of ze goed worden uitgevoerd. Aan de andere kant van het spectrum zijn er teams die alles zelfstandig doen. Daar heb je geen leidinggevende meer, ze voeren zelf hun dagelijks werk uit, zijn integraal verantwoordelijk en als ze problemen ondervinden, kunnen ze de hulp van een coach inroepen. Het zelforganiserende team zit daar tussenin, vertelt Anneke Offereins. Zo’n team heeft nog wel een leidinggevende, maar die heeft meer een coachende, faciliterende rol en regelt wat het team zelf (nog) niet kan. Het team is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen voor de praktijk van alledag. Ze nemen zelf hun beslissingen, maar hebben niet de (financiële) eindverantwoordelijkheid. Die willen onderwijsprofessionals vaak ook helemaal niet, aldus Anneke Offereins. “Zeker niet als dat betekent dat de managementtaken bovenop hun reguliere werk terecht komen, zonder dat hun belasting minder wordt en de organisatie minder complex.”
Complexe organisatie
Hoe complexer een organisatie is, hoe harder een leidinggevende nodig is om ruimte te creëren voor zelforganiserende teams, constateert Anneke. “Dat geldt ook voor de HU als organisatiecontext waarbinnen die initiatieven tot stand komen. Er zijn veel verschillende lagen, afdelingen en systemen, die allemaal wel iets te maken hebben met het onderwijsproces. Soms zijn die zelf dwingend. Docenten functioneren soms wel in zes verschillende teams, moeten veel schakelen, maar niemand heeft eigenlijk het overzicht. Docenten hebben daardoor soms het gevoel veel ballen in de lucht te moeten houden en geen tijd te hebben om te doen waar ze eigenlijk voor hebben gekozen: goed onderwijs geven met de volle aandacht voor studenten en hun leerbehoeften. “Het risico bestaat dat onderlinge verbinding en het thuisgevoel hierdoor langzaam verdwijnen.”
Terug naar de bedoeling
Anneke ziet dan ook graag dat de HU en andere organisaties die aan de slag gaan met vormen van zelforganisatie minder complex worden en teruggaan naar ‘hun bedoeling’. Maak de organisatie kleinschaliger en eenvoudiger, bepleit ze in de podcast en bedenk: waarvoor ben je er eigenlijk als opleiding of instituut? “Ben je ervoor om allerlei regeltjes, systemen en protocollen te volgen, je les af te draaien voor zoveel mogelijk studenten? Of ben je er om goed onderwijs te geven waarin er ruimte is voor persoonlijk contact en verbinding, tussen studenten, docenten en het werkveld? Het is veel fijner om een kleine winkel voor jezelf te hebben dan een groot warenhuis waar je het geheel niet kunt overzien. Het zou mooi zijn om binnen de HU verschillende proeftuinen of experimenten neer te zetten om te kijken hoe we het minder ingewikkeld kunnen maken. Om vanuit het hart van het onderwijs op zoek te gaan naar alternatieve organisatievormen die de bedoeling ondersteunen in plaats van frustreren.”
Succesverhalen
Ondanks dat het soms nog een zoektocht is om als team meer zelforganiserend te worden, ziet Anneke al inspirerende voorbeelden. Soms ontstaan ze spontaan, bijvoorbeeld doordat een leidinggevende vertrekt en het team zegt: we gaan het nu zelf doen. “Je ziet dan hele mooie dingen gebeuren”, is Annekes ervaring. “Ze krijgen meer energie om zaken naar zich toe te trekken en hebben die leidinggevende niet altijd nodig.” Ook in een zorgorganisatie, waar haar onderzoek oorspronkelijk begon, zag Anneke voor haar ogen nieuwe teams ontvouwen die uiteindelijk gezamenlijk de organisatie lieten kantelen naar een platte en wendbare organisatie waarin de cliënt centraal stond. Het ontwikkelde zelforganiserende vermogen droeg bij aan het vergroten van hun werkplezier en aan de kwaliteit van zorg. “Teams weten vaak zelf heel goed wat er nodig is en hoe dat het beste kan gebeuren.” Nu de knop nog om bij het management en bestuur als het aan Anneke ligt. “Kunnen die vaandeldrager én hitteschild zijn voor de beweging die daarmee ontstaat?”
Beluister de podcast hieronder, via deze link of je favoriete podcastapp (zoek op Lessen uit #HUonderzoek).
Lees meer over onderzoek van de lectoraten Organiseren van Waardig Werk en Organiseren van Verandering in Onderwijs.
De titel is intrigerend: bijna een contradiction in terminis. In een complexe organisatie is een team/eenheid-op-de-werkvloer aan zoveel andere stafgroepen, ondersteunende groepen (vaak shared service centres) en anddere uitvoerende teams gekoppeld dat er weing zelf te sturen valt ….