Er lopen dagelijks duizenden mensen door de deuren van Hogeschool Utrecht. Ze zijn er om te leren, te werken, te onderzoeken en te ondernemen. Iedere dag opnieuw zetten we ons niet alleen samen, maar ook individueel in om het onderwijs te innoveren, te verbeteren en om grote en kleine ontdekkingen te doen. Onze hogeschool is volop in ontwikkeling. Daarom is het goed om af en toe even stil te staan bij de vooruitgang die we boeken. Op HU Ontwikkelt brengen we de mensen van de HU in beeld.

Een warm welkom?

Als nieuwe medewerker heb je natuurlijk niets liever. Om aankomende HU-collega’s zo’n warm welkom te kunnen garanderen, hebben HU Diensten, Scompany en betrokkenen uit het onderwijs gewerkt aan het programma ‘Van sollicitatie tot eerste 100 dagen warm welkom’. “Het introductieprogramma was niet ingericht vanuit het perspectief van de medewerker. Op de eerste werkdag lagen de laptop en telefoon vaak niet klaar en het kwam voor dat docenten voor de klas stonden, zonder dat zij kennis hadden gemaakt met collega’s”, vertelt initiatiefnemer en programmaleider Sonja Slotboom. Hoe dat is opgelost? Dat lees je hieronder.

Sonja Slotboom:
“Er was behoefte aan één centraal punt met alle informatie”

48% van de medewerkers had op hun eerste dag geen telefoon of laptop

Uit onderzoek van Scompany bleek onder meer dat 48 procent van de nieuwe medewerkers tijdens hun eerste werkdag geen telefoon of laptop tot hun beschikking had. Ook misten de docenten communicatie vooraf. “Alles is nieuw. Er was behoefte aan één centraal punt met alle informatie”, zegt Slotboom. Haar aanpak: ze stelde een stuurgroep samen bestaande uit HR-directeur Wilfred Brand, instituutsdirecteur Do Blankestein en opleidingsmanager Verpleegkunde Marleen Schultz. De projectgroep zelf werd samengesteld uit medewerkers vanuit de volle breedte van de HU.

Ze begonnen met kleine projecten, om elk een ander onderdeel van de onderzoeksresultaten aan te pakken. Bij het probleem met de telefoons en laptops was een procedurele verandering bijvoorbeeld al genoeg. “Als leidinggevende was je zelf verantwoordelijk voor het regelen van de devices. Alles moest aangevraagd worden bij HR. Nu voert een HR-medewerker het in, waarna er meldingen naar de IT en de servicedesk gaan, die alles op tijd kunnen regelen.” Inmiddels krijgt 100 procent van de nieuwe medewerkers hun laptop en telefoon op hun eerste dag.

Om te zorgen dat nieuwe werknemers alle praktische informatie snel en eenvoudig kunnen vinden, is er een centraal punt – nieuwemedewerker.hu.nl – aangemaakt. Uit het onderzoek bleek ook dat nieuwe docenten graag willen netwerken binnen de HU. Daarom hebben nieuwe medewerkers nu de mogelijkheid zelf netwerkbijeenkomsten te organiseren. Zo zijn verschillende doelstellingen één voor één behaald.

De ervaring van nieuwe docenten

Hoe wordt het welkom door nieuwe docenten ervaren? Gert Hunink, docent Verpleegkunde, werkt sinds half augustus op de HU. “Het idee is om nieuwe docenten een warm welkom te geven. Nou, dat is gelukt”, zegt hij. “Zaken als laptop en telefoon waren meteen geregeld en meteen was duidelijk waar ik alles kon vinden. Ik heb voor heel wat organisaties gewerkt, maar de ontvangst was hier het fijnst.”

Waar lopen we warm voor en krijgen we de bibbers van?
Op maandag 26 maart kwamen bijna 30 nieuwe medewerkers en leidinggevenden bij elkaar om hierover te praten. Voor veel doorgevoerde verbeteringen lopen we warm, zoals en de laptop en telefoon die op de eerste dag beschikbaar zijn. Ook de welkomstmail met alle praktische informatie die je ontvangt voordat je start, wordt als zeer positief en warm ervaren.

Meer echte ontmoetingen
De kickstart-dag wordt gezien als een fijn event om (nieuwe) collega’s te leren kennen. ‘Het zou goed zijn als iedereen hieraan deelneemt’, aldus de deelnemers aan het panel. Netwerkbijeenkomsten worden nog gemist. Nieuwe medewerkers hebben behoefte aan echte ontmoetingen die met regelmaat voor en door medewerkers worden georganiseerd. Meer weten? Lees de uitgebreide samenvatting van de bijeenkomst.