Het zijn moeilijke tijden. Je hebt zorgen voor jezelf en voor de mensen om je heen. En dan wil je ook nog zo goed mogelijk door blijven werken; onderwijs geven, onderzoek doen, ondersteuning bieden. Op HU Ontwikkelt delen we, naast praktische informatie, ook verhalen uit de HU-gemeenschap. Hoe heb jij het onderwijs ingericht? Lukt het je de nodige ondersteuning te bieden? Hoe reageren de studenten? Vandaag het verhaal van Rick Bouwman, teamleider van de IM&ICT Servicedesk.
“Dit is de derde dag dat we als gehele IM&ICT Servicedesk vanuit huis werken. Gelukkig waren we al goed voorbereid. Op de Servicedesk hebben we reeds eerder uitwijkscenario’s getest en we zijn goed bekend met de technieken om onze dienstverlening op afstand te kunnen doen. Thuiswerken deden we al hier en daar, individueel. Hoewel we anderhalve week geleden al gestart waren met het splitsen van het team in twee groepen (op HU-locaties en thuis), is het nu toch anders. We zitten nu immers allemaal tegelijk thuis en op een andere afstand van elkaar. En met hele andere vragen van onze gebruikersorganisatie. Technische vragen (van eenvoudig tot heel ingewikkeld, met ook nieuwe situaties voor ons) tot gekke en persoonlijke (thuis)situatie-gerelateerde vragen. Van alles komt langs. Je zou er een boekje over kunnen schrijven (doen we niet, we houden het AVG proof!).”
Veel vragen
“Redelijk nieuw – misschien wel heel nieuw – voor velen is het onderwijs op afstand én het samenwerken op afstand. Het intensievere gebruik van MS teams en Skype, VPN, MFA en andere tools; het elkaar anders ontmoeten, afspraken maken, communiceren: het roept allemaal veel vragen op – en ook wel storingen. Want ja, soms werkt het niet allemaal in één keer goed, met alle diverse thuissituaties en zonder een collega naast je om je te helpen. En zo komen er diverse vragen binnen op 6666 en via de e-mail. Vragen die we zo goed en adequaat mogelijk en zo snel mogelijk proberen te beantwoorden. Maar wij vragen ook begrip voor de drukte en het feit dat we niet alles direct kunnen beantwoorden en niet aan alle verzoeken mogen voldoen. Als het kan, probeer dan je antwoorden zoveel mogelijk zelf te vinden op askict.hu.nl of, voor MS teams en lesgeven op afstand, op digitale.hu.nl. Bij vragen of je naar de HU mag komen, bijvoorbeeld om een laptop op te halen, houden ook wij ons aan de richtlijnen van het RIVM, de GGD en het HU crisis management team (CMT).”
Ook mooie ontwikkelingen
“In deze gekke tijden ontstaan er ook hele mooie ontwikkelingen. Je ziet dat we snel overgaan naar een andere werkvorm. Maar het mooiste wat ik merk, is dat we dit echt met zijn allen aanpakken. Redelijk snel is er vanuit IM&ICT bijvoorbeeld geanticipeerd op extra ondersteuning voor de Servicedesk, om de gebruikers te helpen. De menustructuur van de telefoon van de Servicedesk is aangepast, waarachter meerdere teams met hun expertise hun steentje bijdragen om gebruikers te woord te staan zodat zij weer verder kunnen.”
Ruimte
“Als teamleider van de Servicedesk merk ik dat je je team ook gewoon moet vertrouwen. Ik zie ze niet continu nu ze thuis zitten (misschien soms maar goed ook :-)) maar vooral veel op de mail, chats en MS Teams. Het is best een intensieve werkvorm, met veel skypen en bellen om af stemmen. We moeten elkaar daarom soms ook even de ruimte geven: een moment niet naar de laptop en andere schermen staren. En accepteren dat het met al die tools en gespreksvensters niet altijd even productief werken is.”
Samenwerking vasthouden
“Ik zie dat we samen keihard bezig om alles in goede banen te leiden. Ik kijk er naar uit dat we ook na deze crisis deze samenwerking vasthouden en de ‘digitale stappen’ in ieders werkveld, die we nu versneld maken, blijven omarmen.”
Ook je verhaal delen met je collega’s? We horen graag van je! Mail je verhaal – of een verzoek even hierover te chatten, bellen of Skypen – naar huontwikkelt@hu.nl.
Mooi verhaal Rick en succes voor jou en je team de komende tijd!