Samenwerken over grenzen heen, dat organiseer je niet van de één op de andere dag. Het vraagt om nieuwe manieren van denken, nieuwe processen en een open instelling. Collega’s van het thema Organisatieontwikkeling helpen teams hierbij. “Niet iedereen hoeft er hetzelfde in te staan, als je er maar samen uitkomt.”
Het thema Organisatieontwikkeling zet zich in voor de samenwerkingscultuur en -structuur van de HU-gemeenschap, vertelt Klaas Doorlag, docent, teamcoach en onderzoeker bij het lectoraat Organiseren van Verandering in Onderwijs. “We onderzoeken en testen manieren van organiseren die ons helpen effectief samen te werken aan missiegedreven opgaven. In het ambitieplan HU in 2026 is deze visie goed terug te vinden. We sluiten aan bij bestaande en nieuwe projecten en initiatieven en maken gebruik van actuele inzichten over horizontale samenwerking, co-creatie en wendbaar organiseren.”
Samen komen tot doelen, prioriteiten en acties
Onze organisatie en teams staan voor een mooie, uitdagende opdracht. Wat kun je doen om effectiever te gaan samenwerken? En waar begin je mee? Daarvoor biedt het thema Organisatieontwikkeling speciale werksessies aan. Klaas: “Veranderen begint met het inzicht in wát je wilt veranderen. In complexe verandertrajecten is er vaak ontzettend veel om aan te pakken. Effectief wordt het als je met je team samen de richting kiest, prioriteiten stelt en concrete acties formuleert. Daar is deze werksessie voor. In aanloop naar de werksessie voeren we een intakegesprek met de initiatiefnemers om te begrijpen wat de gewenste uitkomst is. Ook wordt bij alle betrokken medewerkers een gevalideerde vragenlijst afgenomen om de huidige en gewenste werkcultuur in kaart te brengen.”
Dennis de Jong (teamleider studievoortgangsregistratie) en Agata Malta-Meglicz (medewerker planning & roostering) volgden een werksessie vanwege het samengaan van hun teams. “De opzet was om in kaart te krijgen wie we als teams zijn, waar we samen naartoe willen en in grote lijnen een route daarheen uit te stippelen”, vertelt Dennis.
Rekening houden met verschillen
Tijdens de werksessies sta je stil bij de huidige situatie en onderzoek je hoe het er in de toekomst uit zou moeten zien. Klaas: “We hanteren daarbij verschillende ‘brillen’: die van werkcultuur, werkprocessen en structuur. We starten met de resultaten van de vragenlijst over de werkcultuur: is het in de huidige situatie gebruikelijk om elkaar om hulp te vragen? Delen jullie je werkprocessen of alleen de uitkomsten? Daarna richten we ons op de cultuur van de toekomst; wat is daarin de gewenste manier van samenwerken? Deze twee plaatjes vergelijken we en bespreken we met elkaar. Wat willen we met elkaar vasthouden, wat laten we los en wat ontwikkelen we?”
Het is goed om op deze manier expliciet te maken hoe iedereen erin staat en wat de groepsdynamiek is, stelt Agata. “Sommige mensen hebben behoefte aan stabiliteit, anderen houden van verandering. Die verschillen komen in zo’n sessie boven tafel en dat is heel waardevol. Het is daarbij fijn dat zo’n gesprek door iemand van buiten je team wordt gefaciliteerd. Die kijkt toch anders naar jou en je manier van samenwerken.”
Dennis: “De verschillen tussen mensen maken het moeilijker de werkwijze in teams te veranderen. Aan de andere kant: diversiteit in je team zorgt ook voor andere invalshoeken en ideeën. Niet iedereen hoeft er hetzelfde in te staan, als je er maar samen uitkomt.”
De deur uit met een concrete, breed gedragen veranderagenda
Na de werkcultuur worden de werkprocessen en structuur op een vergelijkbare manier besproken, vertelt Klaas. “Op het eind bepalen de betrokken collega’s gezamenlijk wat de meeste invloed heeft op het veranderdoel en wat ze als eerste willen aanpakken. Dat doel wordt specifiek uitgewerkt. Zo heeft een team na vier uur een concrete, breed gedragen veranderagenda en een eerste, belangrijke aanzet tot de gewenste beweging. Ook in het ontwikkeltraject daarna kunnen de collega’s van het thema Organisatieontwikkeling ondersteuning bieden.”
Dennis: “Het was mooi om te zien hoeveel input er uit de teams kwam. Er ontstonden interessante discussies over wat in de toekomst anders zou moeten, waar vooral aandacht naar uit zou moeten gaan en waar mogelijk knelpunten zouden kunnen ontstaan. We hebben nu een soort blauwdruk om mee aan de slag te gaan.”
Tips
De werksessie is Dennis en Agata goed bevallen. Dennis: “Als je een veranderopdracht hebt als team en je kan je erin laten begeleiden, laat dat dan vooral doen.” Hebben de twee nog tips voor teams die dit traject ingaan? “Zo’n sessie creëert momentum voor verandering; het is goed om dan meteen door te pakken. Wij hadden onze sessie vlak voor de zomervakantie, dat was niet handig. Zorg er dus voor dat je meteen aan de slag kunt”, adviseert Agata. “En probeer niet met bepaalde verwachtingen te beginnen, hou een open mindset. Dan zal je meer bereiken.” Dennis is het daar roerend mee eens. “Als je er open ingaat, leer je het meest. In onze sessie hebben we uiteindelijk meer opgehaald dan ik van tevoren had ingeschat.”
Wil je meer weten of meteen een werksessie inplannen? Neem contact via organisatieontwikkeling@hu.nl