Graag willen we de voortgang met je delen in het proces van onze organisatieontwikkeling, op weg naar de realisatie van het strategisch plan ‘Hogeschool Utrecht in 2020’.
Zoals we schreven in de brief van oktober 2015 gaan we, om onze doelstellingen te realiseren, onze organisatie anders inrichten. Dat doen we met het traject ‘HU gericht in beweging’. Kenniscentra en onderwijsinstituten gaan de basis vormen van onze organisatie. Teams geven vorm aan de extern zichtbare en herkenbare instituten. Door te gaan werken vanuit deze stabiele en eenvoudige basisstructuur, creëren we ruimte voor dynamische samenwerkingsverbanden. Zo maken we de stap van formalistisch naar wendbaar, van sturen op procedures naar sturen op opbrengsten, van managen naar leidinggeven en van verticale afstemming en verantwoording naar horizontale afstemming en dialoog.
Nieuwe sturingsfilosofie
Op weg naar deze gewenste organisatie is er sinds oktober 2015 in divers samengestelde groepen gewerkt aan het ontwerp en zijn er verschillende bijeenkomsten gehouden met faculteitsdirecteuren, instituutsdirecteuren, directeuren HU-Diensten, lectoren en een afvaardiging van de medezeggenschap.
Uit de opbrengsten van alle bijeenkomsten is een nieuwe sturingsfilosofie voor de HU opgesteld en door het College van Bestuur vastgesteld. Deze sturingsfilosofie vormt de basis voor de wijze waarop samenwerken, sturen en leren vorm en inhoud krijgen. Als uitgangspositie voor de sturingsfilosofie geldt het principe ‘partnerschap als basis’ zoals beschreven in ‘Hogeschool Utrecht in 2020’. Vanuit deze uitgangspositie is de sturingsfilosofie verder uitgewerkt. Centraal in onze sturingsfilosofie staan: externe en interne verbinding, professionele ruimte, werken in teams, en participatie.
De sturingsfilosofie luidt als volgt:
“Onze professionals en studenten werken samen aan onderwijs en onderzoek vanuit herkenbare instituten en kenniscentra, en in teams aan aansprekende multidisciplinaire initiatieven. We verbinden ons met elkaar over de grenzen van onze eigen vakgebieden heen. Met een open oog voor onze omgeving verbeteren wij continu onszelf en innoveren wij de beroepspraktijk. De dienstverlening past en hoort daarbij. Deze samenwerking krijgt vorm vanuit vertrouwen in elkaars kwaliteiten. Zo leren we samen kennis te creëren. Het zorgt ook voor de menselijke maat. We waarborgen, stimuleren en benutten professionele ruimte door eigen verantwoordelijkheid, initiatief en vrijheid in verbondenheid. Het draait om talent, ondernemendheid en vakmanschap. We maken dit waar door continu te leren en te innoveren, met elkaar en op transparante wijze. Dat vraagt van iedereen leiderschap.”
Op basis van de diverse bijeenkomsten in het kader van de organisatieontwikkeling zijn ook enkele besluiten geformuleerd; over de inrichtingslagen, kenniscentra, het overleg- en besluitvormingsproces en de medezeggenschap. (Kijk hier voor een uitgebreid overzicht.)
Aantal inrichtingslagen
Beoogd wordt dat de HU in de toekomst vier inrichtingslagen kent, te weten: College van Bestuur, directie (instituutsdirecteuren, directeuren kenniscentra, en dienstdirecteuren), management, en medewerkers. We gaan de facultaire structuur per 1 januari 2017 opheffen. Per 1 januari 2017 wordt ook de transitieorganisatie HU Diensten opgeheven. Daarmee vallen de diensten met hun directeuren direct onder het College van Bestuur. De verdere ontwikkeling en inrichting van de diensten wordt synchroon met de ontwikkeling van onderwijs en onderzoek vormgegeven. Nadere uitwerking van de inrichting van de diensten vindt plaats in het vervolg van 2016. De rol en positie van de Directeur Bedrijfsvoering (zijnde in de faculteiten) is hier onderdeel van.
Er wordt geïnventariseerd wat de personele gevolgen zijn van het opheffen van de facultaire structuur, de transitieorganisatie HU Diensten en het werken volgens vier inrichtingslagen. Op basis van deze inventarisatie wordt samen met de bonden verkend of het opheffen van de faculteiten en van de HU Diensten transitieorganisatie per 1 januari 2017 een reorganisatie is. Het implementeren van de enige managementlaag binnen de instituten en HU Diensten per
1 januari 2018 wordt op een later moment op dezelfde wijze beoordeeld.
Kenniscentra
Lectoraten blijven de basiseenheid voor de organisatie van onderzoek. Met het opheffen
van de facultaire laag is het voorstel voor ieder centrum een directeur kenniscentrum aan te stellen. Deze wordt benoemd uit de kring van lectoren, voor een periode van vier jaar. De voorkeur gaat uit naar lectoren die tevens hoogleraar zijn. Ieder kenniscentrum zal worden ondersteund door twee programmamanagers.
Overleg- en besluitvormingsproces
In lijn met de sturingsfilosofie willen we (multidisciplinaire) samenwerking over de grenzen van instituten en kenniscentra dynamisch en flexibel vormgegeven. Formele aspecten en bestuurs-lagen moeten zoveel mogelijk plaats maken voor wederzijdse afstemming en informele samenwerking. Dat betekent dat we de formele adviesrol van het Management Overleg (MO) per 1 januari 2017 laten vervallen.
Medezeggenschap
Het is belangrijk dat de medezeggenschap mee ontwikkelt met de organisatie. Zo zullen er instituutsraden worden geformeerd. Bij de inrichting van de medezeggenschap volgt de HU de kaders van de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) en de Wet Versterking Bestuurskracht.
Tot slot
Over deze voorgenomen besluiten en de nieuwe sturingsfilosofie, die we op 17 mei 2016 hebben vastgesteld en per 1 januari 2017 willen formaliseren, zal de Raad van Toezicht om goedkeuring en de Hogeschoolraad om instemming worden gevraagd. Hiermee beginnen we het gat te dichten tussen de gewenste situatie, zoals geschetst in ‘Hogeschool Utrecht in 2020’, en de huidige organisatie. We weten dat we nog een lange weg te gaan hebben, er is nog veel uit te werken en te ontwerpen. We blijven daarover graag met je in gesprek. Verder blijven we onze stakeholders – zoals studenten, medewerkers, medezeggenschap en de Raad van Toezicht – in het proces betrekken. Die brede betrokkenheid zien we als voorwaarde en kracht van het proces. Laat het ons weten als je hier een actieve rol in wilt spelen.
Jan Bogerd
Anton Franken
Tineke Zweed
Kijk hier voor een Q&A over de besluitvorming eerste fase organisatieontwikkeling (Sharepoint HU, login nodig)