Bij de ontvlechting van allerlei onderwijslogistieke taken naar de dienst Bedrijfsvoering, onderdeel van HU Diensten, kwam er een enorme diversiteit aan werkzaamheden over vanuit het onderwijs, deels ontstaan vanuit de historie van de verschillende opleidingen. Ook het systeemlandschap was zeer divers. Daar zaten ook applicaties tussen die zonder aanbesteding gekocht waren, en applicaties die de leverancier inmiddels niet meer ondersteunde. Kortom: er viel heel wat te harmoniseren. Samen met ruim honderd mensen uit het onderwijs is de dienst Bedrijfsvoering gaan kijken hoe we al deze processen kunnen harmoniseren en nieuwe systemen kunnen invoeren. De afgelopen maanden hebben de faculteiten implementatieplannen opgesteld en inmiddels zijn we behoorlijk ver met de uitvoer van deze plannen.
Dat betekent voor veel mensen uit het onderwijs en de ondersteunende diensten: nog meer veranderingen in hun werkzaamheden, na alle veranderingen die ze al hebben doorgemaakt. Het is fantastisch te zien dat zovelen tóch inzien dat deze beweging het onderwijs verder zal helpen en dat zij zich er zo voor inzetten, ondanks de werkdruk. Geweldig!
Dat verbeteringen nodig zijn hoor ik in veel gesprekken en zie ik ook in het recent gestarte project om de administratieve werkdruk te verminderen – en waar mogelijk het aantal regels. Zo’n zestig collega’s uit het onderwijs en onderzoek hebben aangegeven (via werkdrukinbeeld@hu.nl) waar voor hen de administratieve werkdruk zit. Een rijke opbrengst – en het adres blijft open staan! Ook zijn er vijftien aanmeldingen voor deelname aan een projectgroep. Hierin gaan we de administratieve knelpunten prioriteren, ons erin verdiepen en op zoek naar passende oplossingen, met de volle steun van het College van Bestuur.
Wat we nu al zien, is dat er op het terrein van Onderwijslogistiek adviseurs nodig zijn die dichtbij het onderwijs gepositioneerd zijn en op het proces zitten; die helpen de wensen vanuit het onderwijs te vertalen naar oplossingen voor de ondersteunende diensten. Daarom gaan we de huidige, tijdelijke Implementatiemanagers Onderwijslogistiek vast inzetten, als adviseur richting het onderwijs, om gezamenlijk problemen op te pakken. Waar nodig breiden we die groep adviseurs verder uit. Ook gaan we regelen dat er bij het onderwijslogistieke systemen laagdrempelig hulp beschikbaar is voor de docenten die met die systemen moeten werken. Ten slotte onderzoeken we of zaken makkelijker kunnen: moeten we echt in ACO alles al in april invoeren voor blok D van het volgende jaar? En hoeveel willen we tegelijk aanpakken; waar is het beter om zaken even te laten liggen, zodat iedereen genoeg tijd heeft om aan alle veranderingen in processen en systemen te wennen?
Laten we in deze drukke tijden gezamenlijk op zoek blijven gaan naar de beste oplossingen en die samen realiseren. Wie verder in gesprek wil, bijvoorbeeld door mij uit te nodigen in zijn of haar team: doe dit vooral! Samen komen we verder en kunnen we onze studenten het beste bieden.
Wim Kuus, Directeur Dienst Bedrijfsvoering