Vrijdagmorgen 17 juni, Bar Beton in Utrecht Rijnsweerd. Ik ben er al rond kwart over acht; de drukte op de snelwegen blijft onvoorspelbaar. Langzaam druppelen collega’s binnen om elkaar op te zoeken onder het genot van een kop koffie. Ik realiseer mij dat dit in ruim een half jaar tijd echt een groep is geworden. Inmiddels ken ik zelf alle lectoren en collega-directeuren persoonlijk en het netwerk wordt steeds groter.
Deze studiedag maakt deel uit van een reeks dagen in het kader van de organisatieontwikkeling van Hogeschool Utrecht. Die ontwikkeling gaat een nieuwe fase in. In zijn inmiddels traditionele opening, met deze keer lector Erik Puik als sidekick, geeft Jan Bogerd aan dat het in deze fase extra belangrijk wordt de betrokkenheid van de medewerkers binnen de HU te vergroten. Verder licht hij de actuele stand van zaken omtrent de organisatieontwikkeling verder toe. Het recent genomen collegebesluit inzake de organisatieontwikkeling heeft de voorwaardelijke toestemming van de Raad van Toezicht en wacht nu nog op instemming van de Hogeschoolraad (HSR). Het preadvies vanuit de HSR is voor deze dag aanleiding tot nader overleg tussen een delegatie van de HSR en het College van Bestuur.
Na de inleiding gaan de groepen uiteen om hun opdracht te bespreken, uitgangspunten in kaart te brengen en afhankelijkheden met andere groepen te inventariseren. Zelf ben ik voorzitter van de ontwerpgroep ‘Overlegvormen’. In deze driemens-sterke ontwerpgroep wordt levendig gediscussieerd, wat de eerste contouren oplevert van de uitwerking van onze opdracht. In de plenaire zaal worden vervolgens leden van de verschillende ontwerpgroepen door Anton bevraagd, zodat iedereen al snel een beeld krijgt van waar de verschillende groepen mee bezig zijn.
Dan gaan we voor de laatste keer in groepen uiteen om na te denken over de groepssamenstelling en een planning te maken voor de komende periode. Zoals Jan al aangaf, is het belangrijk dat medewerkers nog meer worden betrokken bij de organisatieontwikkeling. Om dat te stimuleren, kan elke ontwerpgroep nog deelnemers uit de organisatie toevoegen. De leden van onze groep spreken af dat ieder van ons hiervoor een aantal collega’s zal benaderen.
De dag wordt afgesloten door Jan. Hij geeft ons de meest recente stand van zaken naar aanleiding van het overleg tussen hem namens het College van Bestuur en Cees Braas namens de HSR. Tijdens deze laatste terugkoppeling gaan mijn gedachten naar het dilemma van onze organisatieontwikkeling: een blauwdruk voor de organisatie levert relatief weinig onzekerheid maar ook weinig betrokkenheid – het overkomt je – terwijl het kiezen voor een participatieve benadering veel betrokkenheid oplevert maar ook veel onzekerheid. Ons college kiest voor de laatste veranderstrategie. Het accepteren van de onzekerheid en daarop actie ondernemen is voor mij de basis van dit participatieve veranderproces. Gelukkig is er aan het eind ruimte om deze gedachte met de groep te delen.
Do Blankestijn, Directeur Institute for Engineering & Design (IED) Hogeschool Utrecht