Het project Wendbaar Onderwijslogistiek werkt aan flexibelere toetssystemen – en vooral: betere communicatie tussen systemen. Doel: het toetsingsproces van de HU robuuster en gebruiksvriendelijker maken én klaarstomen voor de verdere flexibilisering van het onderwijs. In oktober kon je lezen over de opzet van dit project. Inmiddels zijn de eerste resultaten zichtbaar. “Het is een paradox. Standaardisatie is nodig om flexibilisering mogelijk te maken.”
Het verbeteren van ‘de toetssystemen’ – dat klinkt mooi maar ook omvangrijk. Wat moet er precies verbeterd worden en waar begin je mee? Om antwoord op die vragen te krijgen, is voorafgaand aan het project Wendbaar Onderwijslogistiek onderzoek gedaan naar de informatiestromen in de toetsketen. “We zijn daar bijna een jaar mee bezig geweest”, vertelt Linda Lieferink, vanuit Business Information Management betrokken bij dit onderzoek. “Voor alle issues die naar boven kwamen, hebben we een passende oplossing gezocht. Die hebben we weer getoetst aan medewerkers: zou dit werken? Zo kregen we een heel helder beeld van wat elke ingreep kan opleveren.”
Optimaliseer de vragen
Het project ging vervolgens aan de slag met drie adviezen uit het onderzoek. Allereerst: optimaliseer de vragen in ACO (Aanleveren Cursusinformatie Onderwijs). Linda: “In het oude systeem kreeg je ook overbodige vragen voorgeschoteld. Als je bijvoorbeeld op de vraag ‘wil je dat de toetsorganisatie deze toets organiseert’ antwoordde met ‘nee’, kreeg je toch nog de vervolgvraag te zien: ‘Wat voor toets wil je dat ze organiseren?’ Dat hebben we geoptimaliseerd. Het systeem is nu veel logischer en daarmee gebruiksvriendelijker.”
Combineer gegevens in systemen
Het tweede advies was: zorg dat de gegevens over de organisatie van het toetsen die in ACO worden ingevoerd, automatisch ook in andere systemen terecht komen. Dus vanuit Osiris naar Xedule, van Xedule naar Syllabus, et cetera. Daar is het team nu mee bezig, vertelt Linda. “Voorheen had je allerlei losse gegevens die je zelf moest combineren. Dan zat je bijvoorbeeld als roosteraar met een Excel-uitdraai naast de computer in systemen te kijken. Dat hoeft straks niet meer.”
Nieuw systeem voor de toetsorganisatie
Het derde advies: zorg ervoor dat de informatie voor de organisatie van toetsen niet meer in een Excel-jungle zit, maar in een stabiel en gestructureerd systeem, en vervang ExamUpload, het systeem voor het organiseren en aanleveren van toetsen. Ook daar is het team al ver mee. Het nieuwe systeem, ToetsMonitor, draait momenteel in een pilot. Angelique Kruijthof van de toetsorganisatie zorgt dat de feedback over ToetsMonitor bij het ontwikkelteam terecht komt. “Die feedback is minimaal. Ik hoor vooral dat het zoveel gebruiksvriendelijker is. Toetsmonitor sluit beter aan bij de wensen van vandaag. Het is veel flexibeler.” En je kan als docent veel meer zelfstandig doen, aldus Angelique: “Stel, je wilt twee versies van een toets klaarzetten, waarvan eentje met bijlage. Met ExamUpload moet je dan een mailtje naar ons sturen, waarna wij de extra regels klaarzetten die daarvoor nodig zijn. Nu kan je dat gewoon zelf. Dat scheelt tijd – en frustraties.”
Paradoxaal
“Iedereen kan veel zelfstandiger te werk gaan en het systeem is veel flexibeler, juist omdat meer mogelijkheden standaard zijn ingebouwd”, stelt Angelique. Linda beaamt dat. “Het is een paradox. Standaardisatie is nodig om flexibilisering mogelijk te maken. Vergelijk het met de webwinkel CoolBlue; hun service voelt superpersoonlijk, maar dat kan alleen omdat zij alle processen en informatiestromen superstrak hebben vastgelegd. Ook wij kunnen betere service bieden doordat onze systemen – en daarmee onze informatiestromen – nu beter op elkaar aansluiten.”
Angelique: “Dat is niet alleen fijn voor ons – ook studenten gaan hier zeker iets van merken. Het proces zit beter in elkaar en dat leidt tot minder ruis en minder fouten. En tot meer wendbaarheid.”
Vragen over het project Wendbaar Onderwijslogistiek? Stel ze aan toetsorganisatie@hu.nl.