Hoe minder handelingen er in een proces hoeven te worden uitgevoerd, hoe minder kans op fouten. Dat geldt zeker ook voor het toetsingsproces van de HU. Helaas verloopt de communicatie tussen systemen in dat proces niet vlekkeloos. En dat terwijl het toetsingsproces met de flexibilisering van het onderwijs alleen maar complexer wordt. Het project ‘Wendbaar onderwijslogistiek’ gaat dit probleem aanpakken. “Je wil dat systemen de ontwikkeling niet remmen maar faciliteren.”
Wat het beoogde doel van het project is? Daar zijn Managers Onderwijslogistiek Margot Visser en Peter Berkhout duidelijk over: De systemen voorbereiden op de toenemende flexibiliteit van het onderwijs – en dus ook van toetsing -, zodat we beter kunnen inspelen op de behoeftes van studenten. Peter: “De huidige inrichting van de vier systemen Osiris-Xedule-Syllabus-ExamUpload is afgestemd op een aanbod-gestuurde informatiestroom, dus vanuit hoe wij het onderwijs inrichten. Daarmee is het niet geschikt om individuele keuzes te faciliteren. Dat gaan wij aanpakken.”
Loodgieterswerk
Om dat te bereiken, is ook wat ‘loodgieterswerk’ nodig, stelt Margot. “Zolang de sluitstukken van twee pvc-buisjes niet goed op elkaar aansluiten, blijft het lekken. Zo is het nu ook met onze informatiestroom. We merken dat er tussen bepaalde gekoppelde systemen gegevens verdwijnen – geen toetsvragen of zo hoor, maar organisatorische data. Die moeten we dan opnieuw uitvragen bij docenten en medewerkers. Die herhaalvragen zijn vervelend voor het onderwijs om te krijgen. Daarbij maakt het opnieuw moeten invoeren van gegevens het proces foutgevoeliger.”
Student centraal
De hele keten van systemen wordt dus robuuster gemaakt zodat de informatiestroom wendbaarder kan worden, zonder dat dit meer fouten in de hand werkt, stelt Margot. “We willen dat systemen erop zijn ingesteld dat je in elke periode toetsing kunt aanbieden, op diverse plaatsen en in diverse vormen. De student komt centraal te staan, in plaats van het opleidingsaanbod.” Peter: “De wensen en behoeftes van studenten veranderen en wij moeten daarop inspelen. Je wil dat systemen zoals Canvas, GradeWork en OnStage die ontwikkeling niet remmen maar faciliteren.”
Wens van medewerkers
Om dat beter te kunnen doen, is het projectteam bezig met de introductie van een nieuwe applicatie, Toetsmonitor, die ExamUpload moet gaan vervangen. Daarmee wordt gehoor gegeven aan een wens van docenten en onderwijscoördinatoren, vertelt Margot: “Een studente heeft afstudeeronderzoek gedaan naar de gebruikerservaringen met ExamUpload. De uitslag was bijna unaniem: we willen een ander systeem. ExamUpload is veilig maar niet echt gebruiksvriendelijk. Toetsmonitor is gebruiksvriendelijker en geeft docenten meer mogelijkheden om zelf zaken klaar te zetten. Ze krijgen meer autonomie.”
Meer tijd voor andere zaken
Toetsmonitor draait nu in proef, als pilot – op basis van vrijwillige deelname. “We zien de datakwaliteit omhoog gaan”, vertelt Peter. “Dit voorkomt herhaalvragen en helpt zo de administratieve last van docenten en onderwijscoördinatoren te verkleinen. Hierdoor blijft er meer tijd over voor andere zaken. In plaats van dat controlevragen het werk domineren, komt er ruimte om te adviseren en elkaar helpen: hoe voer je de gevraagde gegevens nou goed in? Zo komt er ruimte voor verdere verbetering van de werkprocessen.”
Meedoen?
Het streven is het project Wendbaar onderwijslogistiek in december, voor de komende ACO-periode, af te hebben. Het onderwijsaanbod van het nieuwe studiejaar 2021/22 moet al optimaal van de doorgevoerde verbeteringen gaan profiteren. Voor het zover is, wordt er nog meer proefgedraaid met Toetsmonitor. Interesse om mee te doen? Of andere vragen over of suggesties voor het project? Neem dan contact op met toetsorganisatie@hu.nl.