Vanaf 1 maart gaat de HU over op het sociaal intranet. Eén plek waar medewerkers alle relevante informatie terugvinden die ze moeten, en misschien nog belangrijker, willen weten. Het nieuwe sociaal intranet sluit aan bij de behoefte van de medewerker: alle informatie, links en nieuws binnen één portaal, waar jij je dag mee start.
Vanuit verschillende hoeken kwamen er signalen dat de informatievoorziening binnen de HU te versnipperd is. “Uit interne onderzoeken, maar ook via de HSR, hoorden we steeds vaker dat de communicatie naar medewerkers steeds meer versnipperd raakte door nieuwe platformen en systemen. De wens vanuit de gebruiker was duidelijk: één plek waar alle communicatie samenkomt. Met deze opdracht zijn wij vanuit M&C, IM&ICT en HR gezamenlijk aan de slag gegaan”, vertelt Ellen van Neerven, adviseur interne communicatie bij M&C.
Zes principes
Toen het plan opgevat was om aan een nieuw intranet te gaan werken is er vanuit verschillende disciplines gekeken naar de behoeften van de medewerkers. Motivaction voerde een onderzoek uit naar de interne communicatie, er zijn paneldiscussies over de employee journey gevoerd, heeft HR verschillende klantarena’s in kaart gebracht en zijn er vanuit de HU-Diensten sessies georganiseerd. Dit resulteerde in criteria waaraan het sociaal intranet moest voldoen, zes basisprincipes: 1) interactief, 2) informatief, 3) verbindend, 4) toegankelijk, 5) gebruiksvriendelijk en 6) personaliseerbaar.
“Vanuit de zes principes zijn we met de drie diensten op zoek gegaan naar een passend platform dat aan al deze zes principes gaat voldoen. Voor wat betreft de medewerkerscommunicatie staat de verbinding voorop. Het wordt voor iedereen veel gemakkelijker om met elkaar te communiceren, van bijvoorbeeld interne berichten van het CvB tot aan vakantieopenstelling van gebouwen van de facilitaire diensten. Iedereen kan met elkaar in contact komen. We maken hierin dus ook een duidelijk onderscheid met MS Teams. Teams is en blijft onze werkomgeving, waar we samenwerken. Het sociaal intranet stelt ons in staat om sneller met elkaar in contact te komen door bijvoorbeeld zelf communities op te gaan richten,” legt Ellen uit.
Start van je dag
Per 1 maart wordt alle informatie van HU Start en ASK HU, de statische informatie, overgezet naar het nieuwe intranet. “Belangrijk bij deze overgang is dat het nieuwe intranet direct van meerwaarde is voor de medewerker. Een logische ontsluiting van relevante informatie en een goede zoekfunctie zijn hiervoor van cruciaal belang. Hiermee hopen we medewerkers sneller van de juiste informatie te voorzien”, vertelt Thomas Joustra, manager bij HR Services.
“Maar dat is nog maar het begin. Na 1 maart gaan we het intranet, op basis van de medewerkersbehoeften, verder doorontwikkelen met als doel dat iedere medewerker de dag start op dit platform. Met gepersonaliseerde informatie, koppelingen naar systemen waar de medewerker veel in werkt, denk hierbij aan het indienen van een declaratie, wijzigingen van persoonlijke gegevens of woon- werkpatroon. En uiteindelijk het sociale component dat iedereen in staat stelt met elkaar in contact te komen op de onderwerpen die hen interesseert”, vertelt Thomas.
Overal beschikbaar
Toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid, twee principes die hand in hand gaan met elkaar. “We gaan met een leverancier aan de slag die een heel duidelijk en eenvoudig te gebruiken intranet met ons gaat inrichten. Het intranet wordt benaderbaar op zowel computer als mobiel, en dankzij ‘Single Sign On’ kun je gemakkelijk inloggen en doorklikken naar andere systemen en pagina’s. Door zelf widgets toe te voegen kan je jouw startpagina gemakkelijk personaliseren zodat je alles wat je nodig hebt in één startscherm tot je beschikking hebt. Het mooie van dit intranet is dat we het continu kunnen blijven doorontwikkelen op de behoefte van de gebruiker. Die input blijven we dus ook ophalen in de organisatie. Ik hoop dat we met dit platform de verbondenheid binnen de HU-gemeenschap nog meer kunnen versterken”, sluit Paul Tijsen af, Lead Architect bij IM&ICT.
En de naam wordt…
Onder de werktitel ‘sociaal intranet’ wordt het nieuwe communicatieplatform de komende maanden ingericht en uitgerold. Maar er moet nog een nieuwe naam komen. Heb jij een goede suggestie? Laat het hier weten!
Worden de persoonlijke koppelingen (tegels) naar veel gebruikte systemen en websites welke nu op HU Start overgezet op het nieuwe intranet?
Hoi Mickey, Het nieuwe sociaal intranet zal zeker snelkoppelingen naar alle belangrijke systemen en websites bevatten. En die kun je heel gemakkelijk opzoeken en personaliseren. Waarschijnlijk wordt je huidige profiel niet overgenomen en zul je eenmalig even weer je favorieten aan moeten maken. Mocht je nog meer vragen hebben dan kun je altijd even contact opnemen.