De vier kenniscentra van de HU houden zich bezig met uiteenlopend onderzoek. Naast een hoop research komen hier ook de nodige administratieve zaken bij kijken. Administratieve zaken die soms onnodig veel tijd kosten. Om de kenniscentra te kunnen aansturen, is er managementinformatie nodig. Deze is niet altijd gemakkelijk boven water te krijgen. Vaak zit het verstopt in de vele werkprocessen rondom het onderzoek. Om hier verandering in te brengen, loopt sinds het najaar 2017 het project ‘Onderzoeksinformatie op orde’ in opdracht van de kenniscentra.
Projectleider Maarten Batstra licht toe: “De HU heeft vastgesteld dat voor goed onderzoek en de aansturing ervan een verbetering van de projectmanagementinformatie een randvoorwaarde is. Om dit te realiseren is het van belang dat eerst de basis, de onderzoeksadministratie, op orde is.” Beleidsadviseur Janneke Vader, vanuit OO&S betrokken bij het project, vult aan: “Denk hierbij aan tussenrapportages, urenregistratie, financiën, offertes, wie de opdrachtgevers zijn en consortiumpartners. Een belangrijk onderdeel is ook het bewaren van onderzoeksdata en hoe je de data beveiligt. Alle dingen die komen kijken bij een onderzoeksorganisatie. Deze informatie is moeilijk boven water te halen in de huidige situatie. Daarnaast is het ook lastig om een beeld te krijgen van de output.”
Afstemming via workshops
Om hier verandering in te brengen en goed zicht te krijgen op alle werkprocessen binnen het onderzoek van de HU, organiseert de projectgroep workshops voor onderzoekers, lectoren, projectleiders, controllers en andere betrokkenen. Batstra: “We richten ons op acquisitie en het uitvoeren van onderzoeksprocessen. Om onder meer de gewenste situatie in beeld te krijgen is het onontbeerlijk om zoveel mogelijk mensen uit het onderzoek te betrekken. Waar lopen zij tegenaan? En wat is hun wenselijke situatie?”
“Door het project zouden lectoren, onderzoekers en projectleiders hun projecten beter moeten kunnen coördineren en krijgt het management beter en meer actueel inzicht in de sturingsinformatie over het onderzoek bij de HU. Het streven is om slimmer en efficiënter te gaan werken om zo betere resultaten te behalen. En minder tijd te besteden aan administratieve lasten. Bovendien willen we met dit project het onderzoek van de HU op een hoger voetstuk plaatsen, zodat er meer aandacht voor komt.”
Harmoniseren van werkprocessen
Momenteel is er nog weinig eenheid waar eenheid mogelijk is, meent Peter Paul Verhoef, manager IM-Onderzoek en Beroepspraktijk, die eveneens deel uitmaakt van het projectteam. “Veel lectoraten werken op hun eigen manier. Door middel van dit project leren ze van elkaar, het is een stukje kruisbestuiving.” Vader voegt toe: “Met elkaar gaan we bepalen hoe het proces idealiter zou moeten verlopen. Nu is het bijvoorbeeld niet duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het bewaren van contracten. Dat is natuurlijk een heel simpel voorbeeld, maar er zijn ook ingewikkeldere dingen die kunnen worden verbeterd. Aangezien onderzoek bij hogescholen nog jong en groeiende is, moeten we onze weg ook nog wat vinden.” Verhoef: “Daar hebben alle hogescholen inderdaad mee te maken. Maar wij zijn zeker op de goede weg. Op een bijeenkomst van SURF werd onlangs erg positief gereageerd door andere hogescholen op onze fundamentele aanpak om de werkprocessen te harmoniseren.”
Nieuw financieel projectadministratiesysteem
Naast het inzichtelijk maken van de huidige procesgang in workshops, is het projectteam ook bezig met de aanschaf van een nieuw financieel projectadministratiesysteem. Batstra: “Hiervoor liften we mee met het project NFS (Nieuw Financieel Systeem), omdat het nieuwe financiële systeem een deelproces ondersteunt van het werk van de kenniscentra. Voor de zomer wordt hiervoor een partij gegund en aan het einde van 2018 gaat het systeem live. Projectleiders, onderzoekers en administrateurs krijgen een training om het systeem te leren kennen.”
Na de zomer start de implementatie van hetgeen in de workshops is opgehaald, dus van de wenselijke werkprocessen. Uiteindelijk leidt het project tot geaccepteerde gezamenlijk afgesproken werkwijzen, die door de interne systemen goed ondersteund worden.