Vanaf het begin van de coronacrisis vroegen we jullie: hoe is het om nu voor de HU te werken, vaak op afstand van studenten en collega’s? Teamleider Diplomering Irene Rakers: “Het zal waarschijnlijk nooit meer helemaal worden zoals het was, maar dat hoeft ook niet. Wij zijn klaar voor het nieuwe normaal!”
“Het is 12 maart 2020; de lockdown is een feit. Ineens werken we allemaal vanuit huis. Als leidinggevende van het team Diplomering bij Studievoortgang realiseer ik me dat we een manier zullen moeten bedenken om studenten toch hun getuigschrift te bezorgen. Jaarlijks vinden immers duizenden getuigschriften hun weg naar de student. Wat kunnen we doen om dat door te laten gaan, nu niemand naar de HU mag komen?”
De HU al verlaten
“Al snel vind ik collega’s om mij heen die, vanuit hun eigen expertises, meedenken. Samen bedenken we een nieuw, digitaal proces om de getuigschriften op een verantwoorde manier bij studenten te krijgen. Dat proces toetsen we vervolgens juridisch. Een grote groep studenten voor wie het getuigschrift klaar ligt, heeft de HU inmiddels al verlaten. Voor hen bedenken we een AVG-proof routing om alsnog met ze in contact te komen en ze hun getuigschrift te kunnen bezorgen.”
Tekenschema en vlekkenplan
“Het Coördinatieteam Coronacrisis stemt in met de door ons voorgestelde werkwijze. Maar dan moet er nog van alles geregeld worden om coronaproof het fysieke deel van het werk te kunnen doen: toegang regelen tot de benodigde ruimtes, hygiëne-maatregelen, een tekenschema voor de examencommissie, een planning voor de (gespreide) aanwezigheid van medewerkers, een vlekkenplan om voldoende afstand te kunnen houden. Met M&C werk ik aan berichtgeving.”
Geen feestjes
“Dan kan eindelijk bij Diplomabeheer van Bureau Inschrijving de printer weer worden opgestart. Helaas mogen er op dat moment nog altijd geen feestelijke uitreikingen worden georganiseerd. Studenten krijgen daarom de keuze: het getuigschrift laten opsturen of het veilig op de HU laten liggen, tot ze het later kunnen ophalen.”
Hulp
“Voor de medewerkers van team Diplomering breken hectische tijden aan. Ze mogen één dag per week naar de HU en dat vinden ze fijn. Maar op die ene dag moet er wel van alles gebeuren. Er is meer administratie en er zijn meer handelingen dan in de pre-coronatijd. Gelukkig krijgen we hulp van collega’s van de toetsorganisatie.”
Trots
“Inmiddels zijn we vertrouwd met de nieuwe werkwijze en kijken we moe maar voldaan terug op dit hele gekke jaar. Ik ben trots op mijn team. Deze crisis heeft mij ook het een en ander gebracht. Zo is het mogelijk gebleken in relatief korte tijd tot nieuwe procesafspraken te komen en deze te implementeren. Afstemming met partners en het team ging ook online gewoon door. Het zal waarschijnlijk nooit meer helemaal worden zoals het was, maar dat hoeft ook niet. Wij zijn klaar voor het nieuwe normaal!”
Klik hier voor de hele serie #WijzijnHU-ervaringen. Ook je verhaal delen met collega’s? We horen graag van je! Mail naar huontwikkelt@hu.nl.