De H-schijf gaat eruit. Alle data wordt overgezet naar OneDrive, waar het beter toegankelijk en eenvoudiger te delen is. Dat klinkt als een pure ICT-operatie, maar er is meer aan de hand. Jelte Reitsma van IM&ICT: “Als je gaat verhuizen, loont het eerst op te ruimen.” En reken maar dat veel data weg kan – met voordelen voor ons én voor het milieu.
Je hebt het misschien niet door, maar als je naar ‘Mijn documenten’ gaat, ga je naar de H-schijf: een opslagplek die fysiek op de HU is. Ook alles dat je op je desktop hebt staan, staat op de H-schijf. Een deel van de medewerkers gebruikt hem nauwelijks, maar anderen hebben er behoorlijk veel informatie op staan, met uitschieters tot 200 GB. Van al die data worden bovendien back-ups gemaakt, die ook weer ruimte innemen.
En die H-schijf is niet ideaal, vertelt Jelte Reitsma, business analist bij de dienst IM&ICT. “Je kan er als gebruiker alleen bij als je op de HU bent of als via een VPN verbinding met ons netwerk hebt gemaakt. Als alle data op OneDrive staat, kan je er altijd bij, vanaf elk device, ook zonder VPN-verbinding. Voor onze dienst betekent de overstap bovendien dat we beter gaan aansluiten op grote voorzieningen in de cloud.”
Een aardig USP-bos
Maar de overstap naar OneDrive is niet alleen praktisch; IM&ICT wil meteen ook een verduurzamingsslag maken. Jelte: “We sluiten aan bij Digital Cleanup Day, een initiatief dat aandacht vraagt voor het energieverbruik van de digitale wereld en oproept dit energieverbruik terug te dringen.” Hoe? Door overbodige bestanden weg te gooien. Om een idee te geven: de H-schijf van de HU bevat zo’n 52 terabyte aan data. Elke terabyte aan data genereert 2 ton CO₂-uitstoot. Om dit te compenseren, zouden we 100 bomen moeten planten. Een aardig USP-bos.
Jelte: “Al die data meenemen zou veel extra menskracht, tijd en energie kosten. Als je gaat verhuizen, loont het eerst op te ruimen. Dat doen wij dus ook.” En reken maar dat veel data weg kan. “Het zou me niet verbazen als 95 procent niet meer gebruikt wordt. Hoe vaak heb jij je mailarchief nodig? Hoe oud zijn de oudste bestanden in jouw documentenmap?”
Dichte doos
Het voelt misschien eng, zo’n opruimactie. Wat als je nou iets weggooit dat je toch nog nodig blijkt te hebben? “In de praktijk is dat risico heel klein”, stelt Jelte. Belangrijke documenten zijn waarschijnlijk al lang gedeeld met collega’s in bijvoorbeeld SharePoint of MS Teams. “Als je twee jaar na een verhuizing nog een dichte doos hebt staan, kan je er na een snelle blik misschien maar beter afscheid van nemen. En de voordelen zijn groot. Minder energieverbruik, dus. Maar doordat er minder bestanden overblijven, zijn ze ook nog eens beter en sneller te doorzoeken. En op OneDrive zijn bestanden veel beter deelbaar met collega’s.”
Gefaseerde aanpak
De migratie, die start op 13 juni, zal niet in één keer plaatsvinden. “We kiezen voor een gefaseerde aanpak. We starten met een pilot-groep, om te kijken waar we zoal tegenaan lopen. Zo willen we eventuele problemen ondervangen voor we grote groepen medewerkers gaan overzetten naar OneDrive.” Alle informatie over de praktische uitvoering ontvang je nog. Maar heb je nu toevallig al tijd om je H-schijf op te ruimen? Dan kan het natuurlijk geen kwaad daar alvast mee te beginnen!
Kijk voor meer informatie op de website Digitale HU.
Ik doe alles al enkele jaren via OneDrive. BEHALVE mijn verlofkaart! Vanuit HR wordt namelijk geadviseerd deze niet op OneDrive op te slaan maar juist op de H-schijf omdat ingevoerde gegevens anders niet goed verwerkt worden….. Ben benieuwd hoe daar in de migratie mee wordt omgegaan.
Alouette (hee hoi!) haalt me de woorden uit de mond (toetsenbord). Ik doe ook alles al jaren op OneDrive, want dat “moest” destijds van … ICT(?). Maar ja, de verlofkaart! S.v.p. die eerst fixen en dan pas migreren – en niet andersom 🙂
Bedankt voor beide vragen. We hebben zaken samen met de collega van HR die “over de verlofkaart gaat” doorgenomen en getest. De uitkomst is dat (inmiddels) de verlofkaart zowel op OneDrive als in Teams wel werkt. Dit heeft o.a. te maken met verbeterde instellingen. De communicatie in- en over de verlofkaart zal worden aangepast op basis van deze inzichten. Dus nogmaals bedankt voor het melden!
Ok, goed om te weten. En fijn, want vond het maar omslachtig met de verlofkaart. Hopelijk wordt de info snel aangepast, want schept anders alleen maar verwarring!