Onbelangrijke fouten bestaan niet als het aankomt op het verstrekken van getuigschriften, stelde Irene Rakers vorig jaar op HU Ontwikkelt. Als leider van het project ‘Verbeteren datakwaliteit diploma’s’ zet zij zich sinds mei 2022 met haar team in voor het verbeteren van het proces rond diplomering. Met resultaat: het proces is nu geborgd, met ingebouwde kwaliteitscontroles, en voor iedereen inzichtelijk gemaakt – onder andere met deze pdf.
Wat waren precies de problemen?
“Ik zag dat tijdens het afdrukken van diploma’s de kwaliteit van de opleiding-gerelateerde data soms nog ter discussie stond, terwijl die data voorafgaand aan het proces al op orde moet zijn. De kwaliteit van de opleiding-gerelateerde data was niet geborgd met checks, waardoor het kon gebeuren dat fouten daarin onopgemerkt bleven en we dus foutieve getuigschriften verstrekten. Dat wil je te allen tijde zien te voorkomen – en dat ís ook te voorkomen, door het proces goed in te richten, met ingebouwde kwaliteitscontroles. We zijn daarom gaan kijken naar hoe de processen liepen en hoe dat beter kan”, vertelt Irene.
De HU geeft al heel lang waardepapieren uit. Waarom gebeurt dit nu pas?
“Voor een instituut dat heel soms een diploma moet terughalen, is dat een incident. Sinds er een centraal Team Diplomeren is, hebben we meer overzicht. We zagen dat het binnen de HU té vaak gebeurt – en er dus iets structureel beter moet.” Het signaal kwam dus van dat team – maar aan de oplossing is breed samengewerkt, stelt Irene: “In ons project werken mensen samen vanuit Juridische Zaken, Het College voor Examencommissies, de directiesecretarissen, de corporate registrar, Business Information Management (BIM), Onderwijslogistiek en OO&S.”
Wat is er nu verbeterd?
“We hebben een multidisciplinair expertteam in het leven geroepen, bestaande uit medewerkers van OO&S, BIM en Team Diplomering. Elke opdracht tot wijzigingen in de opleiding-gerelateerde data loopt via dat team. Vervolgens komt er een drukproef van het gewijzigde getuigschrift. Pas als de verantwoordelijke instituutsdirectie akkoord heeft gegeven op de drukproef, start het productieproces. De te nemen stappen en de verantwoordelijkheden zijn dus duidelijk belegd.”
Met de oprichting van een expertteam is bovendien de expertise van diverse aspecten van getuigschriften samengebracht. Irene: “Juist het multidisciplinair benaderen van wijzigingsverzoeken gaat kwaliteit opleveren en zal de instituten helpen in het beheer van hun data. We merken dat bij hen niet altijd duidelijk is wat de wettelijke eisen zijn en onder welke omstandigheden deze vereisen dat een tekst op het getuigschrift wordt aangepast. Als je bijvoorbeeld je curriculum herziet, moet je dan ook de programme requirements op het diploma aanpassen? Nee, want je programme requirements worden op een generiek niveau beschreven. Die veranderen hooguit na een nieuwe accreditatie. Met dit soort kennis kunnen we de instituten nu helpen.”
Minder kans op een fout in je diploma, dat is natuurlijk goed nieuws voor studenten. Maar betekent dit: meer werk voor collega’s?
“Nee, het scheelt juist een hoop werk voor examencommissies en de ondersteuning! Als een getuigschrift moet worden vervangen, moet je eerst het proces van het foutieve diploma terugdraaien. Dan pas kan je een nieuwe opstellen. Je bent bij een fout eigenlijk drie keer met hetzelfde diploma bezig. Minder fouten betekent dus: tijdswinst.
Onderdeel van onze nieuwe werkwijze is bovendien dat we de instituutsdirecties de data ter controle aanbieden vóór de piek in diplomaverstrekkingen – dus voor het einde van het jaar. In die controle worden altijd nog wel wat dingetjes gevonden; die zijn dan mooi opgelost vóór de piekdrukte. Ook dat scheelt. Jaarlijks verstrekt de HU zo’n 10.000 getuigschriften; het loont om dat proces goed op orde te hebben. We kunnen nu vertrouwen op het proces. Dat is voor alle betrokkenen de grootste opbrengst.”
Meer weten over het multidisciplinair expertteam? Neem contact op met Irene Rakers.