Het waardepapier van de HU stáát ergens voor. Het is een kwaliteitskeurmerk én een visitekaartje. Een goede en foutloze verstrekking is dus heel belangrijk. Toch gaat er nog wel eens wat mis. Het Project Verbeteren datakwaliteit diploma’s kijkt hoe het beter kan.
Een student slaagt voor de studie, er wordt een diploma gemaakt en dat wordt uitgereikt. Toch? Helaas, de praktijk is niet zo simpel. Want wat gebeurt er als een nieuw curriculum ingaat, met nieuwe eisen en een nieuwe accreditatiedatum? Hoe komt al die nieuwe informatie op het diploma, en vanaf wanneer? “Op de HU werken verschillende functionarissen mee aan het diplomaproces, in verschillende fasen. Allemaal doen ze ‘iets’ maar niemand heeft echt het overzicht over alle opleiding gerelateerde data die op het diploma staan”, vertelt Irene Rakers van Onderwijslogistiek. “Het proces is niet eenduidig en dus niet helder voor alle betrokkenen, wat betekent dat de kwaliteit niet optimaal is geborgd.”
Onbelangrijke fouten bestaan niet
En dus gaat er wel eens wat fout. “Dat kan iets heel simpels zijn, bijvoorbeeld dat de accreditatiedatum van de opleiding niet is aangepast. Complexer wordt het met herziene programma’s: alles van studienaam en -duur tot programma-requirements (ook wel learning outcomes genoemd) moet op elkaar blijven aansluiten. Die gegevens komen uit allerlei bronnen en de veranderingen zijn soms klein. Dat vereist dus een goede regie.” Niet elke fout heeft gevolgen voor de geldigheid van het diploma. Maar onbelangrijke fouten bestaan eigenlijk niet, stelt Irene. “Het is niet onwettig als er op het overzicht van gevolgde vakken een typefout staat, maar ook dit soort fouten wil je uitbannen. Ik noem dat de waardigheid van het diploma: het stáát ergens voor, je moet er trots op kunnen zijn.”
Met elkaar meedenken
Daarom werkt het Project Verbeteren datakwaliteit diploma’s aan een gestroomlijnder diplomaproces. Irene is projectleider. “In mei zijn we van start gegaan. We hebben gezegd: we moeten al in fase één van het diplomaproces, het tot stand komen van de data, zorgen voor ingebouwde checks. Zodat in fase twee het productieproces door alle betrokkenen met vertrouwen ingezet en afgemaakt kan worden. De voorzitters van de examencommissies hoeven dan alleen nog maar te kijken of de student inderdaad op de lijst van geslaagden staat. Verder kunnen ze op de juistheid van de data vertrouwen.”
Een van die voorzitters is Brechtje Letanche, van IVS. Zij werd gevraagd mee te denken met het project, als vertegenwoordiger van het College van Examencommissies. “Wij zijn de laatsten die de stukken zien voor ze de deur uitgaan. Het is dus belangrijk dat we in dit project vertegenwoordigd zijn. Net als de instituten, die immers veel informatie aanleveren. Ook Sander Muizelaar is bij het project aangehaakt. Als corporate registrar is een van zijn taken immers het controleren en evalueren van de uitgifte van diploma’s door de examencommissie. Al met al is het een sterk, multidisciplinair team geworden waarin we met elkaar meedenken en elkaar versterken.”
Eén loket voor iedereen
Brechtje en Irene lichten toe: “In onze analyses van het diplomatraject hebben we gezien dat heel veel mensen heel goed werk doen. Het centrale probleem is: een gebrek aan regie. Daaruit is het idee ontstaan om een multidisciplinair team van experts te gaan samenstellen, dat centraal de regie kan voeren op het beheer van de opleidingsgerelateerde data die op een diploma komen. Irene: “De instituten krijgen dus één loket voor begeleiding bij het beheer van hun data. Dat loket zorgt dat informatie in samenhang goed wordt aangepast. Instituten krijgen te zien: kijk, we hebben je verzoek op deze manier verwerkt en dat komt er op het diploma zó uit te zien.”
Eigenaarschap en kwaliteit
Brechtje: “Zo’n loket vergroot ook de zichtbaarheid van het diplomaproces in de organisatie. Het is geen black box meer waar iedereen zijn gegevens in stopt, het is een helder proces dat rapportages oplevert die laten zien hoeveel correctieverzoeken je krijgt en hoe je daarop kan sturen. Het eigenaarschap in de hele keten wordt zo groter en dat zal de kwaliteit zeker ten goede komen.”
Het streven is om in het voorjaar van 2023 aanbevelingen te doen ten aanzien van een betere borging van de datakwaliteit. Vragen? Stel ze aan projectleider Irene Rakers.