“Aan een online open avond zitten veel voordelen”

Dinsdagavond 21 april om 20.00 uur zaten Matthijs, Esther en zes collega’s van het Seminarium voor Orthopedagogiek (SvO) licht gespannen klaar achter hun laptops voor de allereerste online open avond. 65 potentiële studenten hadden zich aangemeld. Eén voor één verschenen ze die avond in beeld voor online studievoorlichting. Alles verliep volgens plan, alleen bleek de chatfunctie niet te werken. Toch was de avond voor zowel belangstellenden als medewerkers een groot succes! Dat bleek ook uit de enquêteformulieren, die na afloop binnenstroomden met lovende kritieken. De deelnemers beschreven hun online-ervaring als helder, prettig en nuttig. De meeste bezoekers gaven de opleiding vijf sterren. Wat ging er zo goed bij deze eerste online open avond? En kunnen we hier allemaal iets van leren? Matthijs Brouwer, opleidingsmanager en studiecoördinator Esther Renes van de deeltijd opleiding Master Educational Needs vertellen het.

“Wij wilden deze open avond, waarvan het tijdstip al lang vast lag en ook verbonden is aan inschrijfmogelijkheden voor lerarenbeurzen niet voorbij laten gaan. Ook gezien het huidige tekort aan leraren, in zowel het primair als voortgezet onderwijs, vonden we deze avond belangrijk en daarom organiseerden we zelf de online vorm”, vertelt Esther, die ook in eerste instantie dacht: ‘Help, hoe pakken we dit dan aan?’ “Ook voor ons is het resultaat van de avond een echte verrassing!”

Matthijs vult aan: “Veel collega’s hebben de aankondiging van de avond zelf gepost op sociale media, en onze management-assistenten hebben daarnaast een mailing uitgedaan naar iedereen die ons ooit voor informatie benaderd had. Deze brede benadering en inzet van alle collega’s heeft duidelijk geholpen. Zo begonnen we de online voorlichting met 75 mensen, ons zelf meegerekend.”

De online avond werd gehouden in MS-Teams en duurde een half uur. De rolverdeling tijdens de bijeenkomst was heel duidelijk. Matthijs: “Onze gespreksleider was docent Bette Prakke. Dat deed ze ongelofelijk goed en strak, zodat er ook ruimte ontstond voor een spontaan grapje, wat een goede sfeer gaf.” Esther: ”De aanwezigheid van een oud-student en een huidige student zorgde duidelijk ook voor een meerwaarde. Tijdens de algemene introductie was er een korte PowerPoint-presentatie. Vooraf spraken we duidelijk af wie in welke volgorde zou praten. En Bette nodigde als gespreksleider de sprekers uit en kreeg van hen steeds een afgesproken teken als ze klaar waren met hun verhaal. Dat voorkwam dat we door elkaar gingen praten.”

Enkele docenten lieten tijdens de online avond kort hun gezicht zien en stelden zich voor. Hiermee kregen de studiekiezers een indruk van de docenten, werd de voorlichting persoonlijk en was een korte sfeerweergave van de verschillende opleidingen te zien. “Na afloop kregen alle deelnemers een email met de presentatie, factsheets en een vragenformulier. Eén van de vragen was: ‘Wil je een vervolg afspraak met ons?’ De betrokken docenten zochten na afloop binnen een paar dagen contact met alle geïnteresseerden om hun vragen te beantwoorden. Het rendement was erg goed. Een derde van de deelnemers heeft zich al ingeschreven”, vertelt Matthijs.

Geen chatfunctie

“We dachten even dat de chatfunctie niet werkte en hebben het zonder chatfunctie gedaan. Door de alerte communicatie tussen Bette en Esther ontstond er geen paniek. Zonder chat bracht zelfs een rust. En dankzij de follow-up van het contactformulier konden we toch alle vragen beantwoorden. Met deze ervaring overwegen we nu om de volgende keer bewust de chatfunctie achterwege te laten of maar gedeeltelijk in te zetten.” Vertelt Matthijs.

Matthijs en Esther zien veel voordelen aan een online open avond: “We hebben het er nog niet specifiek over gehad, maar wij kunnen ons voorstellen dat we in de toekomst een fysieke en online variant combineren.” Matthijs legt uit dat online voor deelnemers tijdwinst oplevert: “Ze hoeven dan niet op reis. En je volgt de avond veilig vanuit je eigen stoel en niet in een grote groep mensen. Vragen kun je achteraf als follow-up stellen. En als opleiding kun je de regie in het gesprek houden. Aan de andere kant geeft een kennismaking met het gebouw en de sfeer op locatie zeker ook een extra dimensie aan een fysieke bijeenkomst.”

Voordeel van een online avond is echter ook dat iedereen die erbij betrokken is hetzelfde hoort en met elkaar leert waar je een verbeterslag kunt maken. Matthijs: “Zo werden we ons ineens erg bewust van de woordkeuze die we gebruiken voor de verschillende doelgroepen. Onze masters zijn voor leraren van lager tot middelbaar onderwijs. In het ene geval praat je over een leerkracht, en in het andere over leraar of docent. Als je het voortdurend hebt over leerkrachten, merk je dat een deel van de mensen zich niet thuis voelt. Terwijl dat meer aan dat woord ligt dan aan de inhoud. Bij een fysieke open avond komen zulke dingen minder aan de oppervlakte.”

Matthijs benadrukt daarom hoe belangrijk het is geweest dat de werving, voorbereiding en uitvoering van de avond door veel medewerkers van de opleiding omarmd is: “Dat geeft echt iets anders dan een avond die door een paar medewerkers wordt georganiseerd waarbij ze anderen een rol toebedelen. Het betekent ook dat we als team echt samen dit succes kunnen vieren.”