Opschonen teamsites SharePoint 2010

Een belangrijke ontwikkeling van de digitale HU is het faciliteren van nieuwe vormen van veilig online samenwerken voor medewerkers. Het Microsoft Office 365 platform, samenwerken in de Cloud, biedt nieuwe en meer uitgebreide samenwerkingsmogelijkheden voor medewerkers, studenten en externen.

De samenwerkingsfuncties die we nu gebruiken op het SharePoint 2010 platform worden in 2018 overgebracht naar dit platform. We nemen daarmee afscheid van het verouderde SharePoint 2010 platform.

Vooruitlopend op deze veranderingen willen we het SharePoint 2010 platform zoveel mogelijk opschonen en het gebruik van de huidige teamsites met hun functionaliteiten in beeld krijgen.

De huidige teamsites worden voor verschillende doeleinden gebruikt. Naast het delen van documenten gebruiken we teamsites ook om gegevens te delen via lijsten. Ook zijn er teamsites met maatwerk en geavanceerde functies (zoals formulieren, workflows en koppelingen met andere sites). We hebben een goed beeld van deze diversiteit van teamsites nodig om de transitie naar Office 365 effectief te laten verlopen.

Daarom krijgen eigenaren, beheerders en contactpersonen van de huidige SharePoint 2010 teamsites in de loop van januari een mail met het verzoek aan te geven welke teamsites moeten worden voortgezet en welke kunnen worden verwijderd. Tevens zal er worden gevraagd om aan te geven hoe je teamsite(s) gebruikt wordt.

De actie in januari zal gericht zijn op:

1. Reductie van het aantal teamsites door verwijdering van de niet gebruikte sites. Op dit moment zijn er ongeveer 5.000 teamsites en onze inschatting is dat hiervan maar 20% actief wordt gebruikt.
2. Inventarisatie van de gebruikte samenwerkingsfuncties binnen de huidige Teamsites in het licht van de transitie naar Office 365.

Je hoeft deze actie natuurlijk niet af te wachten. Je kunt nu al het volgende doen:

1. Mocht het duidelijk zijn dat de teamsite niet meer gebruikt wordt, dan kun je hem zelf ook wissen. Ga naar de teamsite en klik als eigenaar/beheerder op het menu Siteacties en dan op Site-instellingen. Kies dan voor ‘Deze site verwijderen’.
2. Wordt de site niet meer gebruikt, maar wil je nog wel een aantal documenten veiligstellen, dan kun je dat nu alvast doen. Dan kun je bij de mailactie aangeven dat de teamsite gewist kan worden. Je hoeft dan de verdere vragen over die teamsite niet in te vullen.
3. Het loont de moeite om nu alvast op de teamsite te kijken wie er nog meer betrokken is bij het beheer van de site. In onderlinge afstemming kun je dan besluiten wat er met de desbetreffende teamsite(s) moet gebeuren. Eén persoon hoeft dan de vragen voor die teamsite maar in te vullen.
4. Teamsites hebben vaak subsites waarvan er sommige misschien wel gebruikt worden en andere niet. In dat geval moet de (hoofd)teamsite wel blijven bestaan, maar de niet gebruikte subsites kunnen natuurlijk wel verwijderd worden. Dat schoont je site én SharePoint enorm op.