We zijn al een tijdje bezig met de migratie van SharePoint 2010 en het einde komt in zicht. Op uiterlijk 1 februari zijn alle documenten, informatie en de functionaliteit van SharePoint 2010 sites gemigreerd of overgezet naar Teams, OneDrive, Publicatiesites, Canvas, GradeWork, myHU of naar andere (specifieke) oplossingen. Projectleider Johan Rietveld is tevreden: “We zijn in de laatste fase beland en lopen goed op schema. Voor de kerstperiode willen we alle niet onderwijs gerelateerde sites overbrengen.”
Maar hoe zat het ook alweer, wat is er nu opgeruimd en wat staat er nog voor wie te gebeuren?
Kleuren
“We begonnen met ongeveer 80.000 sites (Mysites, onderwijssites, organisatiesites etc,) waar we een oplossing voor moesten vinden. Inmiddels zijn de Mysites overgezet naar de persoonlijke Onedrive omgevingen en zijn er ruim 2200 sites opgeruimd. Wij verzoeken alle site eigenaren en gebruikers om in de komende weken nog zoveel mogelijk sites verder op te schonen of te laten verwijderen.” Zegt Rietveld. Alle SharePoint sites kregen een kleur om de sites naar de verschillende einddoelen te begeleiden. Hierdoor wist iedereen dat zijn site ophoudt te bestaan, wat de actie is en waar de site gaat landen. Ongeveer een kwart van sites waren rood. Dit betekent dat daarvoor een specifieke oplossing afgestemd moet worden. Op enkele sites na hebben is dit nu in kaart.
Zoeken naar oplossingen
De migratie van SharePoint 2010 is een grote operatie, het raakt alle studenten en medewerkers, en daarom is er ook een stuurgroep betrokken. Erik Meulmeester, opleidingsmanager van Instituut Life Sciences & Chemistry zit in deze stuurgroep. “Het fijne aan de stuurgroep SharePoint 2010 is dat we niet veel moeilijke beslissingen hoeven te nemen. Het project is geen rocket science, maar er moet veel werk verzet worden. Ook nu moet er nog veel worden gedaan, maar je ziet aan de Mysites die nu overgezet worden bijvoorbeeld dat het heel soepel verloopt.” Vanuit de stuurgroep kan Meulmeester ook zeggen dat de voortgang volgens schema loopt. “En vanuit het instituut gezien word ik ook nog niet zenuwachtig,” Meulmeester noemt een praktijk voorbeeld. “Het gaat bij ons nog om de instituutspagina en ongeveer 100 docenten-cursuspagina’s die een plekje moeten krijgen. De toekomstige plek en oplossing zal voor al deze site’s hetzelfde zijn maar is nu nog niet gevonden. Verschillende mensen wel zijn bezig om de goede oplossing te zoeken. Ik verwacht dat deze voor 1 februari is gevonden.”
Inloopsessies en challenges
Heel veel instituten en diensten hebben al afscheid genomen van de sites en zijn bijvoorbeeld al aan de slag gegaan met Teams. Maar we merken dat sommige mensen zo vertrouwd zijn met de oude SharePoint omgeving, dat gebruik van de nieuwe oplossingen zoals Teams, Publicatiesites en OneDrive nog een zoektocht is. Met inloopsessies voor de publicatiesites en het aanbieden van challenges voor alle drie de Office365 oplossingen helpen we iedereen op weg.
Afgelopen maand startten de inloopsessies publicatiesites voor het onderwijs en de diensten, binnenkort beginnen er ook inloopsessies publicatiesite’s voor de kenniscentra. “Tijdens de inloopsessies ligt er een pakketje klaar voor de site-eigenaar, waarmee hij praktisch uit de voeten kan.” Rietveld is met zijn projectteam ook veel gestelde vragen en antwoorden aan het schrijven. En kan zich voorstellen dat er in deze laatste fase nog een hoos aan vragen van gebruikers gaat komen in de mailbox. “Niet erg, daar zijn we klaar voor.” Zegt hij optimistisch. “We hebben ook een aantal extra werkstudenten ingehuurd die bij concrete hulpvragen kunnen ondersteunen. Bijvoorbeeld om onderwijssites die ingedeeld zijn in fasen te helpen overzetten naar verschillende fasen. Handjes werk om dingen te verschuiven van a naar b.”
Het moment nadert
Binnenkort komt het moment dat je, als medewerker van de HU niet meer naar de oude SharePoint 2010 site gaat, maar naar een nieuwe URL voor de publicatiesite van jouw instituut/opleiding(en), kenniscentra, dienst/afdeling. Dit wordt een belangrijk communicatie moment. Via de SharePoint project-contactpersonen, op digitale.HU en op de schermen wordt iedereen hierover geïnformeerd.
Als je vragen hebt over hoe je jouw SharePoint 2010 site goed moet overzetten, kun je mailen naar project.sp2010migratie@hu.nl ook vind je praktische informatie op Digitale.HU