Om betere informatie te verkrijgen over de batenstroom en administratieve afhandeling, werkt de HU sinds februari 2017 met een nieuwe werkwijze voor haar contractactiviteiten. Bedrijven en hun werknemers volgen steeds vaker maatwerk en/of incompany onderwijs. Instituten zetten zich in om aan deze vraag naar contractonderwijs te voldoen. Het aanvragen en afhandelen van trainingen en cursussen (BtoB) wordt voortaan afgehandeld via Coachview. Hiermee worden alle offertes in één systeem ondergebracht. Om financieel administratief ondersteuning te kunnen bieden aan dit proces is het namelijk van belang dat:
- verplichtingen worden geregistreerd en geaccordeerd;
- de instituten, opleidingen en diensten inzicht hebben in de afhandeling en status van offertetrajecten;
- HU-breed inzicht is in de opbrengsten op maatwerk en Incompany onderwijs.
Het proces dat daarvoor ontwikkeld is, had de volgende uitgangspunten:
- Het traject van offerte tot en met factuur wordt ingeregeld in één systeem;
- Het proces vormt de basis voor BICC (management-rapportage). Hiermee wordt het mogelijk om inzicht te krijgen in de baten van de omzetstromen binnen het contractonderwijs per opleiding en per product;
- De bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn eenduidig belegd (budgethouder, aanvrager en ondersteuner);
- Er is grip en controle op het proces van aanvraag tot getekende offerte voor wat betreft tijdigheid, volledigheid en juistheid;
- Het proces is transparant, eenduidig en uniform ingericht;
- De HU is in control wat betreft baten uit contractactiviteiten;
- Het nieuwe proces ondersteunt na acquisitie de vastlegging van de offerte en zorg daarmee voor meer transparantie richting klant. Begin 2017 zijn het proces en systeem intensief getest, in nauwe samenwerking met het onderwijs. Februari en maart zijn vervolgens gebruikt om de instituten voor te lichten over het nieuwe proces en het gebruik van het ondersteunende systeem (Coachview). De nieuwe functionaliteit in Coachview is in maart opengesteld voor gebruik.
Bij het testen hebben gebruikers nog diverse aanvullingen gegeven in het gebruik van Coachview, met als doel het systeem nog beter aan te laten sluiten bij de werkwijze van de instituten. Dit heeft geleid tot een tweede en derde release van Coachview. Deze release wordt in juni opengesteld voor gebruik.
Het gewijzigde systeem is intussen overgedragen aan het functioneel beheer Coachview, waarmee het project Ondersteuning Financiële Processen (OFP) is afgesloten. Functioneel beheer Coachview verzorgt de verdere ondersteuning. Heb je vragen over het gebruik van Coachview? Richt deze aan: Coachview@hu.nl.