V.l.n.r Ellen, Sanne, Karlijn en Nathalie
Bij studeren komt veel kijken, en dat is best spannend. Om de start zo soepel mogelijk te laten verlopen, geeft Hogeschool Utrecht (HU) aankomende studenten een warm welkom. Dit jaar zet het M&C project ‘Van aanmelding naar start studie’ daarvoor een aantal nieuwe tools in: warmhoudsites op HUweb, gepersonaliseerde ‘Start studie’ informatie in het vernieuwde myHU én intensivering van de samenwerking tussen diverse diensten.
Warmhoudsites
“Uit onderzoek onder eerstejaarsstudenten bleek dat het na de aanmelding voor een opleiding soms best lang duurde voordat zij iets van de HU hoorden”, legt projectleider Ellen van Neerven uit. “Daarom hebben we de zogenaamde ‘warmhoudsites‘ gemaakt. Daarop staat onder andere een handige tijdlijn, zodat nieuwe studenten in één oogopslag zien wat ze na hun aanmelding kunnen verwachten, en wanneer. Ze zien daar bijvoorbeeld dat de roosters pas in augustus bekend worden gemaakt, dus daar hoeven ze dan niet al in juni over te bellen met het STIP.”
Start studie in myHU
Vorig jaar was introHU, de gepersonaliseerde introductie-informatie, een M&C pilot voor de voltijdbacheloropleidingen. Dit jaar is dit uitgebreid naar alle bekostigde opleidingen (voltijd- , deeltijd- en duale bacheloropleidingen, Associate degree’s en masteropleidingen). Aankomende studenten vinden in myHU (de app of desktop) alle informatie over de introductie, het introductiekamp én hun inschrijfstatus, gepersonaliseerd en up-to-date. In samenwerking met Bureau Inschrijving Backoffice is er een inschrijfchecklist gemaakt, die met duidelijke kleuren de status van de inschrijving weergeeft. Onder ‘Start studie’ vinden ze daarnaast informatie over praktische zaken, boekenlijsten, het rooster, studieverenigingen en de eerste collegedag.
In de onderstaande video laat Ellen zien hoe de ‘Start studie’ informatie in myHU eruit ziet:
(Voor Nederlandse ondertitels: klik op de video en dan rechtsonder op CC en selecteer Nederlands)
Ook de collega’s van de verschillende opleidingen hebben nu toegang tot myHU en kunnen bekijken wat hun studenten zien.
Hoe weten de nieuwe eerstejaarsstudenten van de Start studie info?
Alle informatie over de introductie en de start van de studie wordt centraal gecommuniceerd via myHU. Begin juni hebben alle nieuwe eerstejaarsstudenten een HU-account ontvangen. Daarmee hebben ze toegang tot myHU. Op 12 juni is de eerste e-card verstuurd, met daarin een link naar de ‘Start Studie’ informatie (zie voorbeelden van de e-cards op AskHU). Half juli en half augustus volgt er een reminder. Voltijdbachelorstudenten krijgen half juli nog een brief over de opleidings- en stadsintroducties vanuit Studentparticipatie. Ook op social media (Facebook en Instagram) wordt aandacht besteed aan de ‘Start Studie’ informatie op myHU.
Samenwerking
Binnen het project wordt er nauw samengewerkt met Nathalie van der Aar (Bureau Inschrijving Backoffice), Sanne Esser (STIP) en Karlijn van den Steenhoven (accountmanager Onderwijslogistiek). De projectgroep komt wekelijks samen en werkt aan de interne afstemming van de informatievoorziening voor aankomende studenten.
“We zijn regelmatig bij de tweewekelijkse reviews van de digitale leeromgeving (DLO), waardoor we goed op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en (on)mogelijkheden van myHU”, vertelt Ellen. “Het team denkt mee over de zaken waar we tegenaan lopen. Wij kunnen hen vervolgens helpen met het signaleren van problemen waar we bij het invoeren van de opleidingscontent tegenaan liepen.”
“Issues worden gezamenlijk opgepakt, waarbij we zorgen voor een goede aansluiting met het onderwijs. We informeren de managers en daarmee ook de docenten. We weten van elkaar wat er bij de verschillende diensten speelt en denken met elkaar mee over mogelijke oplossingen”, aldus Karlijn.
Sanne licht toe: “We hebben ook zaken opgepakt die eigenlijk buiten de scope vielen, maar wel belangrijk waren. Zo hebben we onlangs een communicatiecampagne voor de herinschrijving opgezet. Deze is op 6 juni van start gegaan, met als doel studenten die nu al aan de HU studeren vóór de vakantie hun herinschrijving te laten regelen.”
“We kwamen er ook achter dat de informatievoorziening over de KOM-minoren op de HU-minorsite niet volledig was. Dit is door de samenwerking geoptimaliseerd,” vult Nathalie aan.
Informatie voor medewerkers
Van april tot en met september zijn er informatiesessies gepland, waarin medewerkers uitleg kunnen krijgen over de communicatie naar aankomende studenten.
• Donderdag 13 juni van 12.00 tot 13.00 uur op PL99 in ruimte PL99-0.021.
• Dinsdag 25 juni van 15.00 tot 16.00 uur op HL15 in ruimte HL15-7.047.
• Donderdag 4 juli van 14.00 tot 15.00 uur op HL7 in ruimte HL7-0.021.
• Dinsdag 16 juli van 10.00 tot 11.00 uur op PL101 in ruimte PL101-0.123.
• Maandag 26 augustus van 15.00 tot 16.00 uur op PL99 in ruimte PL99-0.018.
• Dinsdag 3 september van 11.00 tot 12.00 uur op HL15 in ruimte HL15-7.047.
Aanmelden is niet noodzakelijk, maar wel gewenst. Je kunt je aanmelden via ellen.vanneerven@hu.nl.