For English see below
Na een voorbereiding van zo’n drie jaar is de nieuwbouw aan Heidelberglaan 15 afgelopen zomer in gebruik genomen. In oktober zijn gesprekken gevoerd met de gebruikers over de eerste ervaringen. Wat hebben deze gesprekken opgeleverd en welke aanpassingen worden de komende tijd nog opgepakt?
Veel gebruikers zijn tevreden en ervaren het gebouw als een goede plek om te werken, les te geven en les te krijgen. Wat betreft de inrichting van het gebouw zijn nog een aantal stappen te zetten, maar inmiddels ook al een paar stappen gezet.
Optimalisaties
In overleg zijn, waar dit gewenst was, bureaus en kasten in de medewerkersruimten beter neergezet. Ook is extra privacyfolie aangebracht in enkele ruimten. Om de sfeer en uitstraling te verbeteren, wordt naar verwachting eind 2018/begin 2019 extra beplanting geplaatst in het entreegebied en in de algemene ruimten. Verder is door hospitality bestaande kunst verzameld uit de leeg gekomen gebouwen. In december wordt deze verzameling overgebracht naar Heidelberglaan 15 en selecteert hospitality samen met de instituten de kunst om op te hangen in het gebouw.
Daarnaast draagt het projectteam nog zorg voor het verbeteren van de werkruimte voor het kenniscentrum, de vloerafwerking en de rolstolvriendelijkheid. Andere ‘kinderziektes’ zoals het goed inregelen van de klimaatinstallaties van het gebouw en de bediening van de rolgordijnen hebben eveneens de aandacht van het projectteam.
Een veelgehoorde klacht is de reservering van overlegruimtes in Outlook. De overlegruimtes zijn niet zomaar door iedereen te reserveren waardoor het vaak lastig is om een ruimte te vinden als je deze nodig hebt. Hospitality en de instituten bekijken samen hoe dit verbeterd kan worden.
In de gesprekken met gebruikers bleek bovendien dat de schoonmaak niet altijd naar tevredenheid gebeurt. Met het schoonmaakbedrijf wordt gekeken hoe de schoonmaak is te verbeteren. We verzoeken iedereen die werkt of studeert in het gebouw om etenswaren en verpakkingsmaterialen van het eten zelf op te ruimen. Hoe meer dit gebeurt, hoe meer tijd de schoonmakers hebben om daadwerkelijk te doen waar ze voor zijn.
Gebouw langer doorleven
Door de gebruikers zijn ook andere suggesties aangegeven, zoals het toepassen van kleur op de wanden en het toevoegen van zachtere materialen zoals vloer- en wandkleden. Besproken is dat het goed zou zijn om in de komende maanden het gebouw nog verder te ‘doorleven’ en te ervaren. Ervaring leert dat gebruikers een gebouw eerst echt eigen moeten maken. Vervolgens kan uitgebreider worden onderzocht waar nog behoefte aan is om het gebouw nog beter te gebruiken en beleven. Heb je zelf aanvullende ideeën over de inrichting van het gebouw, bespreek deze dan met je instituutsdirectie.
Overdracht naar beheerorganisatie
Nu het gebouw goed in gebruik is, wordt het projectteam binnenkort ontbonden en wordt de zorg voor het gebouw en de gebruikers overgedragen aan hospitality en vastgoed & facilities.
Het is sinds eind september niet meer mogelijk om vragen via de ‘digitale opleverkaart’ in te dienen. Klachten en verzoeken kan iedereen indienen via het bekende Centraal Facilitair Meldpunt (facilitairmeldpunt@hu.nl).
Feedback on HL15’s furnishings and using the building
After three years of preparations, this summer we finally moved into our new building on Heidelberglaan 15. In October, we interviewed a number of HL15 users to discuss their experiences so far. What came out of these talks, and which adaptations are in the pipeline for the months ahead?
Many users are satisfied with the building and feel HL15 offers a good environment to work, teach and learn in. There’s still some ground to cover as far as the building’s furnishings and layout are concerned, but we’ve taken steps in this area too.
Optimisations
Working in consultation with the users, we’ve improved the arrangement of desks and cabinets in the staff member areas. We’ve also added frosted film in a number of rooms for extra privacy. To further improve the building’s atmosphere and look and feel, we intend to plant extra greenery in the entrance area and communal spaces in late 2018/early 2019. Hospitality has also collected items from our existing art collection at various vacated locations. These works will be transferred to Heidelberglaan 15 in December, after which Hospitality will be jointly selecting works for display together with the institutes.
The project team is also working to improve the research centre workspace, floor finishings and wheelchair accessibility. The team will also be keeping an eye on other ‘teething problems’ like the fine-tuning of the building’s HVAC systems and the operation of the roller blinds.
One complaint that came up quite often concerned the booking of conference rooms via Outlook. Conference rooms need to be booked by an authorised staff member, meaning that it’s often difficult to find a room when you need one. Hospitality and the institutes will be jointly examining how this situation could be improved.
It also became clear from our talks with users that the building isn’t always cleaned to their satisfaction. We will be conferring with the cleaning company to determine how we can get better results. We kindly ask everyone working or studying in the building to clean up food scraps and packaging after their meals. The more people who do this, the more time the cleaners have left to focus on what they’ve actually been hired to do.
Get to know the building
The users also made a number of other suggestions, including adding colour to the walls as well as various softer furnishings like rugs and wall hangings. One point made in this context is that it may be a good idea to ‘get to know’ the building even better in the months ahead. Experience learns that users need to really familiarise themselves with a building before one can make an in-depth assessment of which needs to fulfil for a better user experience. If you have any additional ideas regarding further improvements to HL15’s layout and furnishings, don’t hesitate to discuss them with your institute management.
Transfer to management organisation
Some time has passed since the building was first taken into use. The project team will be disbanding soon and transferring care for HL15 and its users to Hospitality and Real Estate & Facilities.
As of end of September, it is no longer possible to submit building-related questions via the ‘digital completion form’. Staff and students are welcome to share their questions and complaints via the familiar Central Facilities Helpdesk (facilitairmeldpunt@hu.nl).