In navolging van de faculteiten gaan ook de HU Diensten verhuizen naar het Utrecht Science Park (USP) De Uithof. Aan de planning van de verhuizing en de indeling van waar de HU Diensten komen te zitten, wordt nog gewerkt. John Evers is businessmanager bij HR en neemt vanuit HU Diensten deel aan het programma om de verhuizing van de centraal gepositioneerde HU Diensten-medewerkers te begeleiden. Hij licht alvast een tip van de sluier op over wat hen te wachten staat in 2016: “Het onderwijs heeft voorrang en de HU Diensten volgen.”
Daarmee geeft hij meteen het belangrijkste uitgangspunt van de HU Diensten-verhuizing aan: het verhuizen van het onderwijs gaat voor en pas als dat op orde is, volgt de verhuizing van HU Diensten. Zodoende staat de planning van de HU Diensten-verhuizing nu nog niet vast. HU Diensten zal niet in één keer verhuizen, maar in etappes. De verhuizing moet de ondersteuning van de primaire processen immers zo min mogelijk verstoren. Zoals het er nu naar uitziet zullen het STIP en Onderwijslogistiek-Studievoortgang in oktober de eersten zijn die verhuizen naar Padualaan 101.
Werken in de nieuwe omgeving
Wat in ieder geval wel vaststaat, is dat ook de HU Diensten-medewerkers overgaan op het werken in de nieuwe omgeving. Nu zijn er al veel HU Diensten-medewerkers die flexwerken. Toch wordt ook voor hen het werken in de nieuwe omgeving anders. Alle diensten krijgen een ‘thuisbasis’ zoals het er nu uitziet, in de gebouwen Padualaan 101 of Padualaan 97, maar ze zullen ook veel werken bij de ‘klant’. Bijvoorbeeld op een instituutsplein. “Hoe druk het is op een thuisbasis zal verschillen per dag en tijdstip, maar de thuisbasis is ook niet bedoeld om plek te bieden aan alle diensten-medewerkers tegelijk”, vertelt John Evers.
Welke plek past bij je werk?
Dat betekent dat ook de HU Diensten-medewerkers gebruik gaan maken van de diversiteit aan werkplekken in het gebouw. “Je gaat op zoek naar een werkplek die past bij je agenda en de werkzaamheden van die dag. Heb je een flexplek, aanlandplek, stiltewerkplek of overlegplek nodig? Dat is ook voor HU Diensten-medewerkers even wennen”, zegt Evers. Er zijn medewerkers bij HU Diensten die veel achter hun computer werken en maar enkele overlegmomenten op een dag hebben. Zij zullen veelal gebruik maken van flexwerkplekken met instelbaar meubilair of stiltewerkplekken. Er zijn ook vaste wisselplekken voor medewerkers van de secretariaten, medewerkers die gebruik maken van speciale software of die een aangepaste werkplek hebben.
Werken tussen de studenten
De werkplekken zijn in principe toegankelijk voor studenten en medewerkers. Naar aanleiding van de evaluatie huisvestingsconcept wordt op dit moment, in overleg met de instituten, gekeken om zonering toe te passen voor gescheiden plekken voor medewerkers en studenten. Dit kan eventueel gevolgen hebben voor de positionering. Studenten zullen niet zo snel op een HU Diensten-thuisbasis gaan werken omdat deze buiten de instituutspleinen ligt. Veelal zijn de werkplekken van HU Diensten ook ‘uit de loop’ gesitueerd. Op een instituutsplein werken medewerkers en studenten samen, ook dat is voor een aantal medewerkers van HU Diensten een verandering. “Operations, waaronder de financiële en de personeels- en salarisadministratie, evenals studievoortgangsregistratie krijgt een vaste werkplek”, zegt Evers. “Omdat zij vaste voorzieningen nodig hebben en met gegevens werken die vertrouwelijk zijn.”
Verder verwacht Evers dat er meer gewerkt zal worden met Skype en Outlook om contact te leggen. Uiteindelijk wordt er meer verantwoordelijkheid en vertrouwen bij de medewerkers gelegd: “Werken in de nieuwe omgeving moet van twee kanten komen. Je moet er zelf voor open staan en je manager moet het ook mogelijk maken en ondersteunen. Dat betekent niet willen blijven vasthouden aan bestaande regels en gewoontes, maar samen kijken en afspraken maken hoe de kwaliteit van het werk het best kan worden geborgd.”
STIP XL
Definitief is ook dat er twee STIP’s komen: één bij HU Amersfoort en één op Padualaan 101. “Op die laatste locatie komt een STIP XL met een uitnodigende ontvangstruimte”, vertelt Evers. “Daar zullen ook het International Office, de Student Service Desk en Connecting Factory gevestigd worden. De ruimte is flexibel te gebruiken en het is mogelijk om groepen studenten te ontvangen.”
Indelingsplan in aantocht
Waar de thuisbases van de verschillende HU Diensten zullen zijn, staat nog niet geheel vast. Het indelingsplan is voorlopig onder voorbehoud, vastgesteld. De verwachting is dat dit voor de zomer definitief wordt vastgesteld. Voor degenen die zich nu al willen voorbereiden op de nieuwe huisvesting heeft John Evers wel tips: “verdiep je in het werken en leren in de nieuwe omgeving. Je kunt bijvoorbeeld lezen over ervaringen van collega’s of het Find Your Place-boekje een keer doornemen. Daar vind je meer over de verschillende werkplekken die bij de verschillende werkzaamheden passen.” Daarnaast kunnen ook de HU Diensten-medewerkers gewoon een dagje gaan werken in de HU-gebouwen waar het leren en werken in de nieuwe omgeving al een feit is: Daltonlaan 400 en 500, Bolognalaan 101, Nijenoord 1 en Heidelberglaan 7. Verder worden er trainingen ‘Gezond en slim werken in de nieuwe omgeving’ georganiseerd. Medewerkers van Ergo Optima en ICT verzorgen deze trainingen.