Eind september gaat een lang verwachte wens in vervulling. In MS Teams kunnen we niet alleen bellen met “externen” maar nu ook echt samenwerken in een Team. Afgelopen periode is hard gewerkt om deze functionaliteit op een veilige manier aan te kunnen bieden.
Samenwerken met mensen buiten de HU
Afgelopen drie jaar werken we steeds meer met Teams en vanaf maart dit jaar meer dan ooit. We worden er steeds handiger in en de behoefte om ook op deze manier te kunnen samenwerken met mensen van buiten de HU is groot. We noemen deze partners, relaties en andere contacten uit de beroepspraktijk voor het gemak “externen”. Zij hebben geen HU account, maar @gmail of @live of @bedrijfsnaam account. Met die accounts kunnen zij nu ook in onze Teams omgeving. Het was al mogelijk om externen uit te nodigen voor meetings, nu kun je echt samenwerken: werken in gedeelde bestanden en kanalen, chatten en plannen.
Lang verwachte wens
Co-creatie is een belangrijke pijler binnen de HU. Er zijn maar weinig collega’s die niet samenwerken met iemand uit een andere organisatie. Docenten werken o.a. samen met collega’s van andere instellingen, onderzoekers professionaliseren een beroepsgroep door communities op te richten, etc. De nieuwe functionaliteiten van Teams maken deze samenwerking nu nog beter en makkelijker.
Veilige oplossing
Het openzetten voor externen kon niet met één vinkje omdat Teams een integraal onderdeel is van ons digitaal landschap. Veiligheid daarvan staat voorop. Het veiliger maken was niet eenvoudig, doordat de functionaliteiten continu doorontwikkeld worden door Microsoft en doordat Teams een open omgeving is (je kunt als gebruiker zelf een Teams aanmaken en bepalen wie daarin toegang krijgt en tot welke bestanden).
Er is nu een veilige en duurzame oplossing zorgvuldig ingericht en ontwikkelt. Hierbij is rekening gehouden met;
– AVG – externen krijgen alleen toegang tot bestanden waarvoor zij expliciet worden uitgenodigd.
– Cybersecurity – het risico op ongewenste toegang tot bestanden in onze Teams omgeving is zo klein. mogelijk. Daarom kun je alleen externen uitnodigen op Teams die vanaf nu zijn gemaakt (zie de nieuwe knop in Teams “Request a Team). Alleen HU medewerkers kunnen externen uitnodigen.
– Gebruikersgemak – de werkwijze om externen uit te nodigen is eenvoudig en goed beschreven.
Gouden Tip
Misschien heb je wel een “hoera!” of een “eindelijk” in je hoofd uitgesproken bij het lezen van dit bericht. We kiezen voor een open en toegankelijke oplossing maar daar komt wel verantwoordelijkheid van de gebruiker – van jou dus – bij kijken. Hiervoor is er een gouden tip om het voor jou en je gasten (externen) overzichtelijk te houden: Heb je wel een MS Teams nodig of is een Teams vergadering voldoende? Met een vergadering kan je namelijk ook chatten en blijft deze beschikbaar. De link kan je voor meerdere sessies gebruiken. Dus alleen als je ECHT gaat samenwerken, dan is een MS Teams aangeraden.
Meer info
Meer informatie over Teams met externen vind je op DigitaleHU en askHU.