For English, please scroll down

Beste collega’s,

Jullie hebben waarschijnlijk nu ook het besef dat we nog een aanzienlijke periode thuis zullen werken. De kabinetsmaatregelen zijn verlengd tot en met 28 april en wij hebben als HU besloten dat het afstandsonderwijs tot 1 juni wordt gegeven. Dit heeft veel gevolgen voor jullie, persoonlijk en professioneel. Om het werken op afstand zo goed mogelijk in te richten en je te helpen om dit op gezonde wijze te doen hebben we een HR special veilig en gezond werken beschikbaar. Daarnaast is er ook behoefte om eigendommen en/of ergonomische hulpmiddelen op te halen. Om het thuiswerken qua apparatuur en aanverwante zaken mede mogelijk te maken ontvangt elke medewerker met een vast dienstverband op 1 april 2020 éénmalig een compensatie van 100 euro netto, uit te betalen eind april.

Ophalen laptop/persoonlijke spullen uit kluisjes

De HU wil jullie nog een keer in de gelegenheid stellen om je laptop en/of persoonlijke spullen op te halen uit de kluisjes. De noodzakelijkheid is ter beoordeling aan de directeur van de dienst, instituut of kenniscentrum. Hoe gaat dit in zijn werk?
Je geeft bij je directeur aan wat je nodig hebt, in welke gebouw het materiaal zich bevindt en welke van de twee vermelde dagen de voorkeur heeft. Na beoordeling vraagt de directeur via regievoeringdiensten@hu.nl om jou op een daglijst te laten zetten.

Deze maatregel is van toepassing voor alle HU gebouwen en de mogelijkheden zijn:

• Woensdag 8 april tussen 13:00 – 16:00 uur
• Donderdag 9 april tussen 09:00 – 12:00 uur

Thuiswerkplek: Arbo materialen en Arbo stoelen

Ook hiervoor kan je een verzoek indienen bij je directeur. Het dient hierbij te gaan om persoonlijk aangemeten Arbo materialen en/of voor de thuiswerkplek specifieke materialen, noodzakelijk om het werk goed te kunnen doen. De directeur beoordeelt je aanvraag en bij een positief besluit kan er een afspraak gemaakt worden om de benodigde materialen op te halen.

Dit gaat als volgt:

• Je geeft bij je directeur precies aan wat je nodig hebt en in welke gebouw dit staat.
• Bij akkoord kan je directeur je aanmelden via regievoeringdiensten@hu.nl en word je op de lijst geplaatst voor medewerkers die op een bepaalde dag tussen 09:00 – 12:00 uur toegang zal worden gegeven tot het gebouw. Een medewerker van de HU (Facilities – Front Office) registreert wat je dan meeneemt.
• Je moet zelf voor het vervoer van het gewenste materiaal zorgen en in uitzonderlijke gevallen beoordelen we of er transport geregeld moet worden via een transporteur. Deze mogelijkheid wordt beperkt voor medewerkers die er zelf om vragen.

Hoe gaan we om met de RGW-cyclus, functionerings- en beoordelingsgesprekken?

De HU stimuleert het houden van online functioneringsgesprekken, maar wil, gezien de bijzondere situatie, de werkdruk voor iedereen beperken. De nadruk van de online te voeren gesprekken zal in deze periode dan ook vooral liggen op het welzijn van de medewerker, de thuiswerksituatie en afstemming over de mogelijke inzet. Besloten is om alle beoordelingen in 2020 collectief op ‘goed’ te zetten, met uitzondering van de medewerkers waarvoor een verbetertraject loopt. In die gevallen zal de leidinggevende op basis van de gemaakte verbeterafspraken een beoordeling geven. Voor medewerkers waarbij verbeterafspraken als start van een nieuwe cyclus benodigd zijn (verbetertraject), is het relevant een regulier functioneringsgesprek te voeren en een redelijke termijn tot beoordeling in acht te nemen. Dit jaar worden er geen ‘uitstekend’ beoordelingen toegekend. T.a.v. gratificaties geldt dat de reguliere procedure van toepassing is.

Inzet in de zorg

De HU juicht het natuurlijk toe als je je nu wil inzetten in de zorg. Je leidinggevende moet wel akkoord geven en het primaire of vitale proces bij de HU, zoals het onderwijs, mag er niet onder lijden. Eventueel kunnen collega’s, in overleg, werkzaamheden tijdelijk overnemen om het mogelijk te maken. Bespreek het dus vooral ook met je team en leidinggevende als je deze ambitie hebt.

Als je in zorg gaat werken raden we je aan om óf een 0-uren contract af te sluiten (als het ziekenhuis of de zorginstelling werkt met een flexpool) óf een vrijwilligersovereenkomst aan te gaan, zodat de verzekering goed geregeld is. De HU wil hiervoor ruimte geven maar is verder geen partij. Ga voor meer informatie naar de website Extra handen voor de zorg.

Uitgangspunt bij werken in de zorg is verder wel dat als je volledig het HU salaris doorbetaald krijgt, je geen salaris ontvangt van de zorginstelling waarvoor je werk gaat verrichten. Als dit wel het geval is, dan geldt de cao-hbo (In het kort: de werknemer moet de nevenactiviteit melden bij de leidinggevende, het mag het belang van de werkgever niet schaden, en evt. ontvangen loon voor de nevenactiviteit moet worden afgedragen aan de werkgever).

Verlof

We begrijpen heel goed dat er met zorg voor (kleine) kinderen het halen van de reguliere 100% werkinzet moeilijk is. Wij doen daarom een beroep op ieders flexibiliteit en verantwoordelijkheidsgevoel om waar mogelijk het werk zo goed mogelijk te verdelen en te continueren. Als het echt knelt, is het van belang om dit te bespreken met je leidinggevende om samen naar oplossingen te kijken.
In het geval van zorg voor ernstig zieke huisgenoten of familieleden waarbij werken daadwerkelijk niet of nauwelijks mogelijk is, adviseren wij wel zorgverlof aan te vragen bij je leidinggevende. Eventueel kan ook gedacht worden aan inzet van DI-uren, e.d..

Intrekken verlof

We hanteren het principe dat in onderling overleg het verlof kan worden ingetrokken. Vooral als het nu voor de continuïteit van het werk ook gewenst is. Als je beperkt vanuit huis kan werken, dan is 50/50 wellicht een optie. Het is wel belangrijk om daar waar gewenst, bijvoorbeeld om even geen werkdruk te hebben, gewoon verlof te nemen of DI uren op te nemen.

Vitale beroepen

De HU volgt de lijn van de Rijksoverheid met betrekking tot vitale functies: ‘Leraren en personeel benodigd op school, zoals voor afstandsonderwijs, opvang van kinderen en examens’. Het is van belang om te beseffen dat deze definitie door de Rijksoverheid wordt bepaald. Wij verwijzen naar de lijst zoals door de Rijksoverheid is afgegeven. Niet alle medewerkers van het hbo zijn noodzakelijk voor de voortgang van het onderwijs en het lijkt, gezien de formulering, in de meeste gevallen niet van toepassing op onderzoekers.

Wanneer er minder werk is

Wanneer het werk opdroogt is er ook de mogelijkheid om jezelf te oriënteren op tijdelijke werkzaamheden binnen andere organisatieonderdelen van de HU waar op dit moment de werkdruk hoog is. De HU is zich momenteel aan het oriënteren op een snel te implementeren platform waar tijdelijke taken en medewerkers met elkaar te matchen zijn in deze tijd van piekbelastingen. Verder is er natuurlijk ook de mogelijkheid om aan professionalisering te doen daar waar mogelijk. Hiervoor kan je je informeren via het ontwikkelportaal.

Tot slot

We zien dat de HU-gemeenschap hard aan de slag is om in deze crisis zo goed mogelijk ons onderwijs, ons onderzoek en onze bedrijfsvoering door te laten gaan, op afstand. Nu we de komende tijd er van uit moeten gaan dat deze situatie niet snel verandert, vragen we jullie om ons te helpen om iedereen in beeld en aan boord te houden. Maak vooral ook gebruik van elkaar om de werkdruk te verdelen. Als we samen optrekken halen we het beste in iedereen naar boven.

Namens het Coördinatieteam Coronacrisis,

Tineke Zweed

ENGLISH VERSION

Dear colleagues,

You probably also realize that we will be working from home for a considerable period of time to come. The government measures have been extended until 28 April and we, as HU, have decided that remote education will be given until 1 June. This has many consequences for you, personally and professionally. To organize your work remotely as well as possible and to help you do this in a healthy manner, we have an HR special for safe and healthy working available (in Dutch). In addition, there is also a need to collect property and/ or ergonomic aids. To make working from home in terms of equipment and related matters possible, every employee with a permanent contract will receive a one-off compensation of 100 euros net on 1 April 2020, to be paid at the end of April.

Pick up laptop/ personal items from lockers

The HU would like to give you one more opportunity to collect your laptop and/ or personal items from the lockers. The director of the service, institute or knowledge center will determine whether this is necessary. How do you go about this?
You indicate to your director what you need, in which building the material is located and which of the two days is preferred. After assessment, the director asks via regievoeringdiensten@hu.nl to have you put on a day list.

This measure applies to all HU buildings and the options are:

• Wednesday 8 April between 1:00 PM – 4:00 PM
• Thursday, April 9 between 9:00 AM – 12:00 PM

Home workplace: working condition materials and chairs

You can also submit a request to your director for this. This should concern personally measured working conditions materials and/ or materials specific to the home workplace, necessary to be able to do the job properly. The director will assess your application and if a positive decision is taken, an appointment can be made to collect the required materials.

This is done as follows:

• You indicate to your director exactly what you need and in which building it is located.
• By agreement, your director can register via regievoeringdiensten@hu.nl and you will be placed on the list for employees who will be given access to the building on a specific day between 09:00 – 12:00. An employee of the HU (Facilities – Front Office) registers what you take with you.
• You have to take care of the transport of the desired material yourself and in exceptional cases we assess whether transport must be arranged via a transporter. This option is limited for employees who request it themselves.

How do we deal with the RGW cycle, performance and assessment interviews?

The HU encourages online performance appraisals, but in view of the special situation, it wants to limit the workload for everyone. The emphasis of the online conversations during this period will therefore mainly lie on the well-being of the employee, the home-working situation and coordination about the possible deployment. It has been decided to set all assessments collectively as “good” in 2020, with the exception of employees for whom an improvement program is in progress. In those cases, the manager will give an assessment on the basis of the improvement agreements made. For employees who require improvement agreements as the start of a new cycle (improvement process), it is relevant to conduct a regular performance review and to observe a reasonable period of time for assessment. No “excellent” ratings will be awarded this year. As far as bonuses go, the regular procedure applies.

Deployment in healthcare

The HU naturally welcomes it if you now want to commit yourself to healthcare. Your manager must agree and the primary or vital process at HU, such as education, must not suffer. Colleagues can, in consultation, temporarily take over work to make it possible. So also discuss it with your team and manager if you have this ambition.

If you are going to work in healthcare, we recommend that you either conclude a 0-hour contract (if the hospital or healthcare institution works with a flex pool) or enter into a volunteer agreement, so that the insurance is properly arranged. The HU wants to give space for this, but is not a party. Visit the site Extra handen voor de zorg (Dutch) for more information.

The basic principle for working in healthcare is that if you continue to receive full HU salary, you will not receive any salary from the healthcare institution for which you will be working. If this is the case, then the collective labor agreement for higher professional education applies (In short: the employee must report the secondary activity to the manager, it must not harm the interest of the employer, and any wages received for the additional activity must be paid to the employer).

Leave of absence

We understand very well that it is difficult to achieve the regular 100% work effort with care for (small) children. We therefore appeal to everyone’s flexibility and sense of responsibility to divide and continue the work as well as possible where possible. If it really pinches, it is important to discuss this with your manager to look for solutions together.
In the case of care for seriously ill housemates or family members where work is actually not or hardly possible, we advise you to request care leave from your manager. Possible use of DI (sustainable employability) hours, etc. can also be considered.

Withdrawal of leave

We apply the principle that the leave can be withdrawn by mutual agreement. Especially if it is now also desirable for the continuity of the work. If you have limited ability to work from home, 50/50 may be an option. It is important to take a leave of absence or take DI hours where desired, for example, to be without workload for a while.

Vital professions

The HU follows the line of the National Government regarding vital functions: “Teachers and staff needed at school, such as for remote learning, childcare and exams.” It is important to realize that this definition is determined by the national government. We refer to the list as issued by the national government. Not all employees working in higher education are necessary for the progress of education and, in view of the wording, in most cases it does not seem to apply to researchers.

When there is less work

When the work dries up, there is also the option to consider taking on temporary work within other organizational units of the HU, where the workload is currently high. The HU is currently looking for a quickly implementable platform where temporary tasks and employees can be matched during this time of peak loads. Furthermore, there is of course also the possibility to professionalize where possible. You can inform yourself about this via the development portal.

Finally

We see that the HU community is working hard to ensure that our education, research and operations are carried out remotely in this crisis. Now that we have to assume that this situation will not change soon, we ask you to help us keep everyone in the picture and on board. Above all, use each other to distribute the workload. When we act together we bring out the best in everyone.

On behalf of the Corona Crisis Coordination Team,

Tineke Zweed