Vanaf februari 2017 start de HU met een nieuwe werkwijze voor haar contractactiviteiten. Het aanvragen en afhandelen van trainingen en cursussen (BtoB) gaan via een nieuw aanvraagformulier en worden afgehandeld via Coachview. Met dit project beogen wij om alle offertes in één systeem aan te maken, zodat het eenvoudiger in gebruik wordt en betere informatie verkregen wordt over de verder afhandeling en batenstroom.
Voor de zomerperiode van 2016 heeft een inventarisatie plaatsgevonden van het proces van aanvraag tot facturatie van Business To Business Contractactiviteiten (ook wel incompany- en maatwerkonderwijs). Zowel de huidige situatie als de gewenste situatie is daarin meegenomen. Daartoe zijn diverse interviews met opleidingsmanagers, Instituutsdirecteuren, ondersteuners en aanvragers gehouden.
Zoals in de vorige update over het project Optimalisatie Financiële Processen is beschreven is in oktober 2016 gestart met de pilot rondom B2B contractactiviteiten binnen het Seminarium voor Orthopedagogiek. Doel van de pilot was te ervaren hoe de nieuwe werkwijze en proces voor wat betreft het aanvragen, offreren en contractvorming van B2B contractactiviteiten (incompany- en maatwerkonderwijs) zou functioneren.
Tijdens deze pilot is gebruik gemaakt van het nieuwe “Aanvraagformulier” waarmee een aanvrager een offerte traject kan starten.
Zoals we van een pilot mogen verwachten is het “Aanvraagformulier” aangepast op basis van de ervaringen. Het nieuwe proces is intensief met alle instituten besproken en geëvalueerd. Deze evaluatie heeft geleid tot aanpassing van het proces, waarbij nu gekozen kan worden uit twee (deel) processen :
- Een proces van aanvraag, offerte tot facturatie
- Een proces van getekende offerte, acquisitie heeft al plaatsgevonden, tot facturatie
De uitgangspunten voor beide processen blijven echter gelijk :
Offerte t/m factuur wordt vastgelegd/ingeregeld in één systeem (Coachview).
- Vormt de basis voor BICC (management rapportage). Hiermee wordt het mogelijk om inzicht te genereren in de baten van de omzetstromen binnen het contractonderwijs per opleiding per product.
- De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn in het systeem eenduidig belegd (budgethouder, aanvrager en ondersteuner).
- Grip en controle op het proces van aanvraag tot getekende offerte voor wat betreft tijdigheid/volledigheid/juistheid.
- Processen zijn transparant, eenduidig en uniform ingericht
- HU is in control wat betreft baten uit B2B contractactiviteiten.
- Het nieuwe proces ondersteunt na acquisitie de opdracht bevestiging op een meer transparante en voorspelbare wijze naar de klant.
Na de aanpassingen van het “Aanvraagformulier”, proces en Coachview, op basis van de ervaringen opgedaan in de pilotfase, hebben in december en januari intensieve testen plaatsgevonden met gebruikers (budgethouders, aanvragers en ondersteuners).
Begin februari is Coachview en het “Aanvraagformulier” in productie genomen en kan er gebruik worden gemaakt van de nieuwe werkwijze en proces.
Dit is wat er voor de gebruikers verandert:
- Aanvrager: dient de aanvraag in met behulp van aanvraagformulier in Coachview.
- Budgethouder: accordeert de aanvraag en de offerte in Coachview (of wijst deze af), en zet de offerte om in een contract in Coachview.
- Ondersteuner: checkt de aanvraag en de offerte op volledigheid en juistheid in Coachview.
In februari zullen er voorlichtingssessies worden gehouden voor de instituten, uitnodigingen hiervoor zijn in de week van 8 februari gestuurd.
De key-users Coachview staan klaar om ondersteuning te bieden en vragen van gebruikers te beantwoorden. Dit kan door een mail te sturen naar : Coachview@hu.nl.
In maart zullen er nog enkele aanpassingen plaatsvinden in het aanvraagformulier en in Coachview, met als doel enkele gewenste veranderingen door te voeren, geformuleerd tijdens de intensieve testen.