Aandacht voor nieuwe medewerkers

Met zo’n 3.400 medewerkers is de HU een grote organisatie. Jaarlijks stromen er 300 à 350 nieuwe medewerkers in. De ontvangst en de inwerkperiode voor deze medewerkers zijn deels centraal geregeld en gaan deels via het eigen instituut of de eigen dienst. Om een beeld te krijgen van hun ervaringen en behoeftes heeft HR een onderzoek onder nieuwe medewerkers uit laten voeren. De uitkomsten van dit onderzoek zijn mede gebruikt voor het opzetten van het nieuwe introductieprogramma.

Derdejaars studenten van de opleiding Communicatiemanagement van Hogeschool Utrecht (Scompany) voerden een onderzoek uit naar de ervaringen van nieuwe medewerkers met de huidige introductie. ‘De uitkomsten waren soms best schokkend,’ zegt Sonja Slotboom (HR). ‘Zo had 48% (van de 213 respondenten) op de eerste werkdag geen laptop en had 24% pas na een maand een telefoon.’ De eerste stap is daarom om de basisprocessen bij indiensttreding van een nieuwe medewerker te verbeteren. Vanaf volgend studiejaar zorgen we voor een centrale uitgifte van deze middelen en van de facility-kaart. Ook maken we het voor leidinggevenden eenvoudiger om de aanvragen ervan te doen. Een tijdige aanvraag blijft natuurlijk wel een voorwaarde om medewerkers vanaf hun eerste werkdag goed van start te kunnen laten gaan.’

Een positieve beleving voor nieuwe medewerkers

Er wordt ook ingezet op een ‘warm-welkom-gevoel’ voor nieuwe medewerkers. Slotboom: ‘De introductie voor nieuwe medewerkers is nu vooral procesgestuurd. We willen die graag inrichten vanuit de beleving van nieuwe medewerkers. In de eerste honderd dagen willen we hen het gevoel geven dat ze goed meegenomen worden. Daarvoor zetten we een centraal introductieprogramma neer voor alle medewerkers ongeacht hun functie. Het centrale introductieprogramma is in samenwerking met een projectgroep ontwikkeld vanuit de hele organisatie en in een dialoogsessie nog een keer getoetst en aangescherpt. Zo ontwikkelen we een website waarop straks alle informatie te vinden is.’ Bilal Majdoubi (docent bij Instituut Social Work) vindt de nieuwe site een goed idee: ‘Dat zou echt helpen: het bundelen van alle informatie die je als nieuwe medewerker nodig hebt, zoals over Osiris, de softwaremogelijkheden en de helpdesk. Goed idee, zelfs als je al wat langer in dienst bent.’ De meeste nieuwe docenten beginnen net als Majdoubi in augustus. De nieuwe website gaat in juli live en nieuwe medewerkers krijgen zodra ze zijn aangenomen, een link naar de site toegestuurd. Sonja kijkt ook verder vooruit: ‘We hebben ook wensen voor de toekomst zoals een iBeacon-tour met een app voor op je telefoon, zodat je straks zelf of in groepjes de Uithof kunt ontdekken met een app die je rondleidt. Bij belangrijke plekken geeft de app een pushbericht, zoals bij de bibliotheek, het sportcomplex Olympus, de laboratoria en zorgrobot ZORA in het CareTechLab op de Heidelberglaan.’

Inhoudelijk inwerken bij Instituut of Dienst  

Inhoudelijk inwerken gebeurt natuurlijk bij het eigen instituut of de dienst waar iemand komt te werken. De belangrijkste rol in de begeleiding van nieuwe medewerkers ligt dan ook bij het instituut, vindt Joost Hoornweg, sinds november ’16 docent Bouwkunde bij Instituut Gebouwde Omgeving: ‘Je moet zelf initiatief nemen, dat hoort ook wel bij je positie als docent. Ik heb m’n eerste hoorcollege gegeven en vakinhoudelijk moet je dat zelf invullen, zelf zorgen dat het past in het curriculum. Majdoubi herkent dat, maar vindt het wel fijn als de randvoorwaarden in orde zijn. ‘Want,’ zegt hij, ik steek liever tijd in de kwaliteit van mijn lessen.’ Hoornweg: ‘Ik had in het begin behoefte aan persoonlijk contact om snel antwoord te krijgen op veel kleine praktische vragen. Mijn leidinggevende heeft me goed op weg geholpen, de eerste dagen.’ Majdoubi: ‘Als nieuwe medewerker was ik heel blij met mijn coach vanuit het Instituut Social Work. Ik kreeg ook een supervisietraject: in een groepje nieuwe docenten met begeleiding van een ervaren docent. Heel fijn.’ Hij hoorde van collega’s dat het wel twee jaar duurt voor je alles weet. ‘Tot die tijd word je regelmatig verrast door nieuwe dingen. Maar ik voelde me wel meteen welkom.’