Het zijn moeilijke tijden. Je hebt zorgen voor jezelf en voor de mensen om je heen. En dan wil je ook nog zo goed mogelijk door blijven werken; onderwijs geven, onderzoek doen, ondersteuning bieden. Op HU Ontwikkelt delen we, naast praktische informatie, ook verhalen uit de HU-gemeenschap. Hoe heb jij het onderwijs ingericht? Lukt het je de nodige ondersteuning te bieden? Hoe reageren de studenten? Vandaag het verhaal van Martine Boer, als manager corporate communicatie lid van het onderwijs regieteam.
Martine is ook achtervang voor de adviseur bestuurscommunicatie in het crisismanagementteam (CMT). Martine stroomlijnt alle HU-brede communicatie vanuit het CMT dat voor de huidige situatie is veranderd in CoördinatieTeam coronacrisis (CT), dat vaak tot diep in de avond bezig is met de gevolgen de coronacrisis voor de HU-gemeenschap. De HU heeft een vast crisismanagementteam – hetzelfde team regelde ook de gang van zaken na de tramaanslag vorig jaar maart in Utrecht. Als er zich een crisis voordoet, coördineert dit team de aanpak. “Ik weet van mezelf dat ik goed presteer onder druk: het geeft me een enorme drive.”
Crisismanagement- en opleidingsregieteam
“Iedere ochtend om 9:00 uur vergadert het Coördinatieteam (CT) coronacrisis. Daar worden onder andere de vragen besproken die binnenkomen, de beslissingen die door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), het RIVM en de Vereniging Hogescholen worden genomen, de beslissingen en acties die de HU moet nemen en de communicatie die daarvoor nodig is. Ik vergader elke dag om 13.00 uur met het Onderwijs Regieteam, voorgezeten door Do Blankestijn, die vanuit het onderwijs ook in het centrale CT zit. Waar het CT gaat over de impact van een crisis op de HU als geheel, houdt het ORT zich bezig met wat zo’n crisis specifiek voor ons onderwijs betekent. We vragen eerst hoe het met alle deelnemers gaat, want we moeten natuurlijk ook voor elkaar zorgen. We doorlopen de vragen en opdrachten vanuit het centrale crisisteam en alle vragen van instituutsdirecteuren – en we geven hen handvatten om met de gevolgen van de crisis om te gaan. We hebben bijvoorbeeld een protocol gemaakt voor het communiceren bij besmetting van een medewerker en een beslisboom voor toetsing.”
De juiste informatie
“We zijn niet de snelste hogeschool in onze berichtgeving. Dat komt doordat we 100 procent zeker willen zijn dat we goed en volledig communiceren. We volgen de communicatie van de overheid op de voet, maar we vinden het belangrijk dat we eerst helemaal snappen wat voor ons de gevolgen daarvan zijn. Pas dan gaan we zelf communiceren. We willen voor meer duidelijkheid zorgen: niet voor meer onduidelijkheid. Zodra we dit voor elkaar hebben gaat de verspreiding van berichten wel heel snel: ik heb een appgroepje ‘Coronaspoedjes’, waarin redacteuren zitten die ook in het weekend en ’s avonds alles uit de kast trekken om berichten te verspreiden.”
“Wat ik het meest mis, is mijn dagelijkse fietstochtje naar de HU en mijn collega’s en medewerkers ‘in het echt’ zien. Nu bellen en facetimen we natuurlijk wel, maar het is wat beperkter. Verder vind ik het ingewikkeld dat m’n leven zich afspeelt tussen vier muren en werk en privé daardoor volledig in elkaar overlopen.”
Positieve vibe
“Wat ik mooi vind, is dat er een wij-gevoel is, een enorm positieve vibe en veel betrokkenheid bij collega’s. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje en moeten het met elkaar zien te redden. En dat gaat heel goed: al ongeveer 80% van het onderwijs wordt online aangeboden. Het is belangrijk dat we verder blijven kijken, een stapje extra blijven doen voor onze collega’s en studenten en blijven zien wat mensen nodig hebben. Wat ik opleidingen wil vragen is: help elkaar – ook als je goede oplossingen hebt. Iedere opleiding heeft zijn eigen medewerkers, managers, directeuren en examencommissies, waar heel veel slims wordt bedacht en goed wordt gedaan. Daar kunnen we allemaal van profiteren.”
Ook je verhaal delen met je collega’s? We horen graag van je! Mail je verhaal – of een verzoek even hierover te chatten, bellen of Skypen – naar huontwikkelt@hu.nl.