Van kantoorartikelen tot adviesdiensten en van cursussen tot leermiddelen: overal binnen de HU worden producten en diensten besteld. Maar bij wie moet je waarvoor zijn? Voor medewerkers is dat soms een hele zoektocht. Er is goed nieuws: binnenkort wordt het bestel- tot betaalproces van de HU een stuk overzichtelijker.
Afdeling Inkoop van de dienst Business Control en de afdeling HR Financial Services van de dienst Human Resources hebben de handen ineengeslagen om het proces van bestellen tot betalen te verbeteren. Het resultaat: één locatie – een AskHU-site – waar medewerkers voor alle type bestellingen terecht kunnen. “De medewerkers van de HU zullen straks ervaren dat het bestellen op een andere wijze gaat”, zegt Emile Vinken van afdeling Inkoop en één van de vormgevers van het project.
Het proces
Wat houdt het vernieuwde bestel- tot betaalproces precies in? Het zit zo: het startpunt voor iedere bestelling is de Ask HU site Aanvragen & Bestellen producten en diensten. Daar staat precies hoe een aanvraag moet worden ingediend en bij wie je daarvoor terecht kunt. Als de aanvraag is ingevoerd, wordt deze ter goedkeuring bij de budgethouder aangeleverd. Als er een bestelitem is gekozen wordt de aanvraag na akkoord van de budgethouder automatisch omgezet in een order. Bij eenmalige bestellingen (tot en met € 1.000,-) controleert het bestelteam de aanvraag en zet deze om in een order. Alle andere bestellingen en inkopen waar niet direct een order voor kan worden aangemaakt gaan naar afdeling Inkoop. Moet er een offerte-traject worden opgestart? Dan zullen zij op basis van de eisen en voorwaarden van de aanvrager één of meerdere offertes opvragen. Nadat de keuze voor een leverancier is gemaakt, wordt de opdrachtverstrekking of overeenkomst opgesteld. Daarna kan de bestelling worden geplaatst.
Voordeel voor medewerkers
Medewerkers die iets willen bestellen, gaan enkele veranderingen merken. Zo worden de bestellingen in het systeem gezet door zogenaamde aanvragers. Dit zijn collega’s die daarvoor door de budgethouder zijn aangewezen. Een andere verandering is dat bij het aanmaken van de bestelling gelijk de juiste financiële codes aan de order gekoppeld, zodat de afhandeling van de facturen sneller verloopt. Daarnaast geeft in de nieuwe opzet de budgethouder voorafgaand akkoord op een bestelling, direct nadat een aanvraag is aangemaakt. Niet pas achteraf. En omdat door het aanmaken van orders de verplichtingen worden vastgelegd, heeft de budgethouder beter inzicht in de financiële verplichtingen. Het nieuwe proces biedt dus een betere ondersteuning voor alle medewerkers die met het bestellen en betalen te maken hebben.
Doelmatig en rechtmatig
En er zijn meer redenen om het huidige systeem te vervangen. “Omdat de instituten, kenniscentra en diensten op dit moment alles onder de vijftig duizend euro ‘gewoon’ kunnen bestellen, weten we niet altijd of lopende contracten met leveranciers op de juiste manier worden benut”, zegt Vinken. “En dat komt de doelmatigheid van onze inkoop niet ten goede.” Omdat er binnen de HU publiekelijk geld wordt besteed, is de hogeschool verplicht wettelijke regels te volgen en nu het bestel- tot betaalproces gecentraliseerd wordt, heeft de HU daar beter zicht op. “We kunnen niet zomaar zeggen: we bellen een leverancier op en bestellen daar twintig laptops”, zegt Vinken. “Als je zoiets nodig hebt, dan moet je dat in de markt zetten volgens de aanbestedingsregels.”
Complex project
Het vernieuwen van het proces van bestellen tot betalen is niet op een achternamiddag geregeld. Er moest tussen veel verschillende afdelingen van de HU worden samengewerkt, wat het een complex project maakt. “Wat dat betreft is dit project een mooi voorbeeld van een goede samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen door de HU heen”, zegt Vinken.
Het nieuwe bestel- tot betaalproces gaat van start op 11 juni 2019.