Op tijd gegevens in het nieuwe systeem ACO (Aanleveren Cursusgegevens Onderwijs) invoeren, 
was een kopzorg voor veel HU-docenten de afgelopen maanden. De Faculteit Economie & Management (FEM) had op tijd alle gegevens goed ingevoerd. Jean Hendriks (opleidingsmanager bij Commerciële Economie) en Kees Bossers* (directeur bedrijfsvoering FEM) leggen uit hoe ze dat voor elkaar hebben gekregen, maar zijn tegelijkertijd kritisch op alle systemen die nu worden ingevoerd: “De hoeveelheid en complexiteit van die systemen legt een hoge druk op het onderwijs.”
Alle docenten en coördinatoren binnen de HU die verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van cursusgegevens moesten voor 1 april werk- en toetsvormen invoeren in ACO. Veel docenten en ondersteuners hebben zich in februari en maart extra ingezet om deze deadline te halen. Ook het team van Jean Hendriks heeft de gegevens op tijd weten in te voeren.
Trekker binnen een team
“In een team zijn er altijd mensen die wat meer feeling hebben met dit soort systemen. Ik heb die mensen een voortrekkersrol hierin gegeven”, vertelt Jean Hendriks. “De anderen in het team konden daar terecht met vragen en voelden zich geholpen. Voor dit proces moet je duidelijk afspraken maken en taken beleggen. Zo houd je het draaiende en kun je de deadline halen.”
Van ACO naar Xedule
De data die nu in ACO zijn ingevoerd, worden overgezet naar het planningsprogramma Xedule. In Xedule worden bijvoorbeeld ook docent- en locatiegegevens meegenomen. In september komt het eerste rooster beschikbaar op basis van Xedule. Daarnaast dient de informatie in Xedule ook als basis voor bijvoorbeeld de studiegidsen en om de studievoortgang in de gaten te houden.
Gevoel van urgentie
“Het gevoel van urgentie om de gegevens goed in te voeren was er zeker, want we zijn allemaal gebaat bij een goed rooster. De wil om dit te doen was er zeker en daarom hebben we in het team heldere prioriteiten gesteld”, zegt Hendriks. Kees Bossers vult hem aan: “Wij hebben zowel ACO als Xedule goed op orde, er werden daarna bijna geen fouten gemeld. We hebben een goede set teamleiders en key-users hiervoor en ik kan alleen maar trots zijn op wat de FEM heeft geleverd, maar wij hadden als FEM zonder meer een voorsprong.”
ExamUpload
Bossers doelt daarmee op de manier waarop de FEM is georganiseerd en dat de faculteit al langer met bepaalde systemen werkt. De FEM werkt bijvoorbeeld al zes jaar met het systeem ExamUpload voor het aanleveren van digitale toetsen. “Alle opleidingen hadden dat zelf op een andere manier georganiseerd en om dat te stroomlijnen hebben we ExamUpload ontwikkeld. Dat werkt wel goed, maar er zijn ook issues. Bijvoorbeeld dat je de lay-out van een toets na invoering niet kunt bekijken en dat er geen workflow voor het vier ogen-principe in zit. Deze functies worden nu onderzocht. Prioriteit is nu echter om het systeem robuust te maken omdat het systeem ook op andere plekken binnen de HU wordt geïmplementeerd en in de uitrol storende issues zijn opgetreden.”
Harmonisatie onderwijslogistiek
De FEM heeft dus al een voorsprong op het gebied van het harmoniseren van onderwijslogistieke processen, waar ACO en Xedule ook onder vallen. Om over de gehele HU uiteindelijk alle onderwijslogistieke processen te harmoniseren, lopen er nu HU-breed verschillende projecten. Bijvoorbeeld OnStage voor de praktijkbureaus en ProActis: een systeem voor de inkoop van bloemen en boeken. Het uiteindelijke doel van deze harmonisatieprojecten is het realiseren van een besparing, waardoor er extra budget vrijkomt om de kwaliteit van het onderwijs en onderzoek te verbeteren.
Opeenstapeling van processen
Dat doel is zeker duidelijk bij Bossers en Hendriks. “De HU heeft zichzelf ambitieuze doelen gesteld, maar dat leidt nu tot een flinke opeenstapeling van processen en nieuwe aanpakken. Vergeet niet dat mensen ook moeten wennen aan de nieuwe huisvesting en het nieuwe werken en leren. Al die ontwikkelingen komen getrechterd bij de opleidingen terecht.”
Meer spiegelen met gebruikers
Jean Hendriks: “Ik ben veel tijd kwijt aan het managen van nieuwe portalen. Er gebeurt in korte tijd 
erg veel en dat is gewoon wennen voor de docenten. Vergeet niet dat het niet hun kerntaak is om hiermee bezig te zijn. Docenten willen vooral bezig zijn met de studenten. Daarnaast heb ik weleens het idee dat er in de haast onzorgvuldigheden insluipen. De systemen worden integraal geïmplementeerd terwijl ze nog niet goed werken. De docent lijkt haast wel een bèta-tester te zijn geworden. Het zou fijn zijn als de projectleiders meer spiegelen met de gebruikers, het onderwijs.”
Druk op mensen
“Er zou meer tijd moeten zijn voor mensen om zich de systemen echt eigen te laten maken”, zegt Bossers. “Niet alleen de werkdruk is hoog , maar ook de foutkans. De deadlines zijn veelal strak en capaciteit voor de veranderingen is schaars. Er heerst mede daardoor nog vaak een gevoel dat ons dit proces overkomt en dat is jammer, want de harmonisatie van de onderwijslogistiek gaat ons uiteindelijk voordelen opleveren.”
Voordelen pas later voelbaar
“Nu voelt dit vooral als een moetje voor ons, de voordelen van ACO en Xedule worden pas in september duidelijk als er een goed rooster ligt”, zegt Hendriks. Desalniettemin zien de heren ook de voordelen van dit soort systemen om bijvoorbeeld nieuwe didactische werkvormen in te voeren en de algehele verbetering van de kwaliteit van onderwijs. Bossers besluit: “En we erkennen ook dat de mensen van Onderwijslogistiek hier heel hard aan hebben gewerkt. We zijn er nog niet… maar de gezamenlijke inspanning met de projectresultaten is een enorme prestatie om trots op te zijn!”
* Kees Bossers is op 15 september 2016 overleden, lees hier meer.