Het is verleidelijk om als team in een rechte lijn naar het gewenste resultaat te rennen. Erg effectief is dat niet, want de werkelijkheid is complex en vol obstakels. In de nieuwe horizontale organisatiestructuur van de HU vormen teams de spil. Daarom is het tijd voor een slimmere benadering: teamleren. Maar wat is dat eigenlijk, en hoe kun je er als team mee beginnen?
Eén ding wil Ellen Hilhorst heel duidelijk hebben: het gaat niet om hogere wiskunde en er moet vooral niet te lang over gepraat of geschreven worden. “Teamleren moet je gewoon gaan doen”, aldus Hilhorst – en in haar functie als directeur van het Institute for Life Sciences & Chemistry voegde ze de daad bij het woord. “Na de verhuizing naar Heidelberglaan 7 en het nieuwe werken merkten we als managementteam dat we de voeling met elkaar verloren. Toen we bij elkaar op de kamer zaten wisten we van elkaar precies waar iedereen mee bezig was; onze wekelijkse meeting kon dat niet vervangen. Toen zijn we eens goed gaan zitten om onze collectieve ambities helder te krijgen.” Op die manier vervulde zij met haar team de voorwaardes voor goed teamwork: je moet elkaar goed kennen en vertrouwen, en je moet met elkaar ambities en doelstellingen delen. Als die basis eenmaal op orde is, kun je met elkaar als lerend team optreden, aldus Hilhorst.
Plan Do Check Act
“Teamleren is een werkwijze”, vervolgt ze. “Het is een manier van werken in teamverband waarbij je met elkaar heel bewust nadenkt waar je voor staat, wat je wilt doen, hoe je het proces inricht en wie je daarbij nodig hebt. Je bouwt momenten van vertraging en reflectie in om te kijken of we nog op weg zijn naar het resultaten of die richting inderdaad leidt tot een oplossing voor het probleem.” Hilhorst verwijst naar de PDCA-cyclus in kwaliteitszorg: via de cirkel Plan, Do, Check, Act wordt voortdurend de kwaliteit van de werkzaamheden in de gaten gehouden.
Ook Hilhorst werkt met een cirkel. “Ik werd getriggerd door een figuur die een Wageningse lector toonde. Hij begon met de observatie dat de meeste mensen geneigd zijn in een rechte lijn naar het beoogde resultaat te rennen. Op die manier kom je heel veel valkuilen tegen.” Die valkuilen kent iedereen wel. Soms blijkt het beoogde resultaat helemaal geen oplossing voor het probleem. Soms klopt de analyse van het probleem zelf niet. Mogelijk ontstaan onderweg verschillen van mening en interpretatie binnen het team. En soms gebeurt het dat het “team” een keertje bij elkaar komt om de taken te verdelen, en werken de teamleden vervolgens elk op eigen houtje om het resultaat te realiseren.
Stappen
“In een rechte lijn naar de oplossing klinkt misschien aantrekkelijk, maar uiteindelijk kost het geheel je toch meer tijd”, zegt Hilhorst. “Daarom moet je rust en vertraging inbouwen, reflecteren op het proces. In mijn team werken we met vier stappen. Het begint met het vaststellen van onze collectieve ambitie, die we samen helder moeten krijgen. Waar staan we voor? De tweede stap is het inrichten van het proces om die ambitie en het resultaat te realiseren, inclusief het betrekken van de juiste mensen en het delegeren van taken aan de mensen die die het beste kunnen uitvoeren – dus niet bij degene die toevallig tijd over heeft. Tijdens het proces houden we goed in de gaten of het loopt zoals we dat willen. Zo niet, dan stellen we het bij. De derde stap zetten we als we het resultaat hebben gerealiseerd. Dan nemen we de tijd om het te vieren met alle betrokkenen, om ons verhaal te vertellen: dit hebben we gedaan om deze redenen, en daar zijn we trots op! En stap vier is dat we het proces evalueren, lessen trekken uit wat we hebben gedaan, kijken wat er een volgende keer beter kan.”
Die vier stappen zijn niet in beton gegoten, aldus Hilhorst. “Waar het om gaat is dat je als team samenwerkt om voortdurend beter te worden. We zijn vaak geneigd om steeds maar naar het volgende onderwerp te springen. Teamleren is erop gericht dat je met elkaar stilstaat bij wat je aan het doen bent en wat je kunt leren van hetgeen je gerealiseerd hebt. Als je daar maar één stap voor nodig hebt, of drie, of zeven, maakt niet uit.”
Ondersteuning
Hilhorst is samen met HR-projectleider Paul Dijkstra en vier anderen kernteam voor teamleren binnen de HU. Dijkstra: “In de nieuwe organisatiestructuur zijn teams de bouwstenen voor kwaliteit. Directeuren zetten doelen uit, het is aan de teams om die te realiseren. Hoe zorg je dat die teams goed zijn toegerust om dat te doen? Hoe zorg je dat teams wendbaar zijn en blijven? Teamleren is daarop het antwoord. Dat bewijzen we doordat we met meerdere teams aan de slag gaan in een pilot. Dat zijn teams van verschillende grootte en uit verschillende hoeken van de hogeschool. Ze zitten op verschillende niveaus van teamontwikkeling. Met onze teambegeleiders en de nieuw ontwikkelde menukaart voor teamontwikkeling en teamleren gaan we deze teams ondersteunen: eerst de basis helder krijgen, vervolgens een cirkelvormige werkwijze ontwikkelen die bij hen past en die hen helpt zelf de regie te voeren.”
Dijkstra: “Vergis je niet: dit is niets nieuws. Er zijn al heel lang teams die heel goed bezig zijn. Maar net als in het voetbal of in elke andere sport kunnen die ook weer achteruitgaan. Door systematisch met teamleren aan de slag te gaan, maken we alle teams op de hogeschool wendbaarder. Zo hopen we daarmee de werkdruk te verminderen en de kwaliteit te verhogen.”
Toekomst
En de ambities daarin zijn niet mals. Want wat brengt teamleren de HU? Hilhorst: “Dat de HU een bruisende organisatie wordt, weg van de bureaucratie, waar iedereen verantwoordelijkheid neemt en waar we met elkaar heel veel mooie dingen ontwikkelen, waar iedereen met iedereen samenwerkt, over de muurtjes van de instituten heen.” Dijkstra: “Ik wil daaraan toevoegen dat ik de vlag uithang wanneer de teamleiders die nu de pilots trekken straks enthousiast hun ervaringen delen met iedereen, zodat iedereen van elkaar leert.” Hilhorst: “Teamleren geeft rust, dus hopelijk verlaagt dit de werkdruk en hebben we zelf meer de regie. En een sterk team straalt enthousiasme uit, en dat voelen studenten: de studenttevredenheid gaat omhoog. En je kunt het niet fout doen: zodra je met elkaar aan de slag gaat, bewust samenwerkt en elkaar feedback geeft, presteer je vanzelf beter. Eigenlijk is het heel simpel.”
Het CVB maakt graag een afspraak om hier met je in je team over te praten. Kijk hier.
Heb je vragen? Neem contact op via teambegeleiders@hu.nl