Op 24 november heeft de Raad van Toezicht goedkeuring verleend aan het nieuwe, herschreven bestuurs- en beheersreglement van de HU. Met deze goedkeuring en de eerdere instemming van de Hogeschoolraad (HSR) is een solide fundament gelegd voor onze nieuwe organisatie en staan alle seinen op groen om onze organisatie te vernieuwen. Dankzij de inzet van veel collega’s en studenten, zijn we hier goed op voorbereid. We zijn er klaar voor om de facultaire structuur te verlaten en om naar een organisatie te gaan, waarin de instituten en kenniscentra centraal staan en teams de professionele ruimte en verantwoordelijkheid krijgen. Nu het besluitvormingsproces is doorlopen, informeren we je graag via deze update welke specifieke veranderingen aanstaande zijn.
HU Gericht in beweging
In oktober 2015 zijn we gestart met het proces van de organisatieontwikkeling “HU Gericht in beweging”, op weg naar de realisatie van het strategisch plan ‘Hogeschool Utrecht in 2020’. Onderwijsinstituten en kenniscentra gaan de basis vormen van onze organisatie. Samen met collega’s wordt goed onderwijs gerealiseerd, betekenisvol onderzoek gedaan en kwaliteitverhogende ondersteuning geboden aan onderwijs en onderzoek. Teams geven vorm aan de extern zichtbare en herkenbare instituten en kenniscentra. De lijnen in onze organisatie zijn overzichtelijk en kort. Door te gaan werken vanuit deze stabiele en eenvoudige basisstructuur, creëren we ruimte voor dynamische samenwerkingsverbanden. Deze wijze van werken hebben we beschreven in een samenwerkingshandvest en de daarbij behorende sturingsfilosofie en is volgens ons een voorwaarde om de aansluiting op de beroepspraktijk te kunnen behouden en te versterken. Zo kunnen we voldoende wendbaar zijn in een snel veranderende arbeidsmarkt en gewilde professionals blijven leveren. In de afgelopen periode hebben veel collega’s en studenten hard gewerkt om de nodige voorbereidingen te treffen voor de vernieuwing van onze organisatie. Hierdoor kunnen we per 1 per februari 2017 starten met een nieuwe organisatiestructuur.
Start nieuwe organisatiestructuur
Met ingang van 1 februari 2017 worden de instituten, met de kenniscentra, de centrale organisatie-eenheden van onze hogeschool. Onze organisatie is dan opgebouwd uit 22 instituten, 4 kenniscentra, 6 diensten en 1 Bestuursdienst. De faculteiten worden per 1 februari 2017 opgeheven. Tot deze periode blijven de faculteitsdirecteuren in functie.
Overgangsregeling medezeggenschap
De HSR heeft op 23 november ingestemd met de overgangsregeling medezeggenschap. Met deze overgangsregeling voeren we een aantal wijzigingen door die benodigd zijn om per 1 januari 2017 compliant te zijn aan de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) en de Wet Versterking Bestuurskracht (WVB). Bovenal waarborgt de overgangsregeling de continuïteit van de medezeggenschap in de overgangsfase naar de nieuwe organisatiestructuur en biedt het de ruimte om te werken aan een herziend medezeggenschapsreglement dat aansluit bij het samenwerkingshandvest en de daarbij behorende sturingsfilosofie.
Om goed van start te gaan, zijn de Hogeschoolraad (HSR) en het College van Bestuur (CvB) overeengekomen de facilitering van de leden van de instituutsraden te verruimen. Zo zijn de beschikbare uren voor de leden van de instituutsraden gedurende de overgangsregeling, tot 1 september 2017, verhoogd (van 0,05 fte naar 0,1 fte). Daarnaast is er geld vrijgemaakt om (aspirant)leden toe te voegen aan alle instituutsraden.
Verkiezingen instituutsraden
Met het opheffen van de faculteiten wordt de medezeggenschap niet meer in faculteitsraden maar, volgend op de nieuwe zeggenschap, in instituutsraden belegd. De medezeggenschap van de kenniscentra wordt per 1 februari 2017 belegd bij de HSR en zal door de werkgroep Medezeggenschap in de komende periode verder worden uitgewerkt. Belangrijke data verkiezingen instituutsraden:
• 1 – 22 december 2016: Kandidaatstelling
• 13 januari 2017: Vaststelling en bekendmaking uitslag kandidaatstelling
• 16 – 22 januari 2017: Verkiezingen
• 24 januari 2017: Vaststelling en bekendmaking voorlopige uitslag verkiezingen
• 1 februari 2017: Aanvang zittingsperiode – tot 1 september 2018
Voor meer informatie zie www.verkiezingen.hu.nl, deze site wordt op dit moment geactualiseerd. Een goed functionerende medezeggenschap is van cruciaal belang voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en de ondersteuning ervan. Het is in het belang van onze hele organisatie dat deze instituutsraden goed bezet raken. Wij hopen dan ook dat veel mensen in de organisatie zich verkiesbaar willen stellen.
Onderzoek
Met ingang van 1 februari 2017 wordt ons onderzoek ingedeeld in vier kenniscentra, waarmee we al ons huidige onderzoek een functionele plaats geven binnen het inhoudelijk profiel van de HU, Kwaliteit van (samen) leven in een stedelijke omgeving:
• Leren en innoveren
• Gezond en duurzaam leven
• Sociale innovatie
• Economisch sterke en creatieve stad
Faculteitsdirecteur Harm Drost is gevraagd als kwartiermaker deze nieuwe kenniscentra vorm te geven. Met lectoren voert Harm Drost het gesprek bij welk kenniscentrum zij hun onderzoek gaan verrichten. Vanzelfsprekend werken de lectoren ook samen met onderzoekers uit de andere kenniscentra. De werkgroep kenniscentrum heeft een profiel opgesteld voor de directeuren kenniscentrum. Dit profiel is door het CvB vastgesteld, waarna de HSR positief heeft geadviseerd.
Diensten
Per 1 februari 2017 rondt Tineke Zweed haar werkzaamheden af als waarnemend directeur HU Diensten. Vanaf dat moment bestaat HU Diensten uit 6 stafdiensten: Bedrijfsvoering, Business Control, Marketing & Communicatie, Onderwijs, Onderzoek & Studentzaken, Human Resources en Informatiemanagement & ICT.
Stand van zaken herplaatsingsregeling
Het opheffen van de facultaire structuur heeft in het bijzonder consequenties voor ruim vijftig van onze collega’s, wier functies direct aan die structuur waren gekoppeld. Een deel van hen kan met behoud van functie organisatorisch elders worden ondergebracht. Van een aantal medewerkers komt de functie echter te vervallen. Voor hen is er een herplaatsingsregeling, die nu formeel van kracht wordt. Deze regeling garandeert dat voor deze medewerkers binnen onze hogeschool een andere functie wordt gevonden. Er vallen, conform de afspraak met de bonden, geen gedwongen ontslagen. De betreffende medewerkers zijn hier reeds persoonlijk over geïnformeerd. Het streven is voor eind december 2016 voor allen tot een herplaatsing te komen die aansluit bij de persoonlijke ambities en wensen. De verantwoordelijkheid voor een zo optimaal mogelijke match ligt bij de herplaatsingscommissie, die wordt voorgezeten door de manager HR Advies en daarnaast bestaat uit een instituutsdirecteur, een recruiter en een lid van de HSR. Neem voor vragen over de herplaatsingsregeling contact op met je HR-adviseur of met Mobiliteit@hu.nl.
Kernteam
De vele activiteiten en opbrengsten van de werk- en ontwikkelgroepen vragen om een versterking van het kernteam dat hen begeleidt. Het CvB heeft Annelies de Jeu, afgelopen jaar lid van het kernteam, gevraagd de rol van voorzitter van het kernteam te vervullen. Annelies begon in 2006 bij de HU als beleidsmedewerker onderwijs en onderzoek. Sinds 2008 is zij leidinggevende bij OO&S. Momenteel heeft zij in portefeuille onderzoeksbeleid, kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek en bibliotheek. Annelies zal invulling geven aan de nieuwe bemensing van het kernteam.
Nieuwjaarsbijeenkomst 9 januari
De organisatieontwikkeling is iets van ons allemaal. Wij kunnen het alleen samen doen. Wij zijn als college dan ook zeer erkentelijk voor de inspanningen van onze medewerkers die zich inzetten voor de vernieuwing van onze organisatie zonder dat onze primaire taken, onderwijs en onderzoek, daaronder te lijden hebben. Wij zien dat dit veel vraagt en hebben hier veel waardering voor. We staan dan ook graag samen met al onze medewerkers stil bij de start van onze nieuwe organisatiestructuur. Op maandag 9 januari organiseren wij daarom een HU-brede nieuwjaarsbijeenkomst. Meer informatie hierover volgt.
Volgende update
Op korte termijn volgt een nieuwe update. Daarin onder andere meer informatie over alle ontwikkel- en werkgroepen.
Het College van Bestuur,
Jan Bogerd
Anton Franken
Tineke Zweed