Op 11 april verhuizen de STIPs van de FMR, FG, FEM en FCJ naar het gebouw van de FE, Padualaan 97 en komt er één centraal STIP voor alle HU-studenten op het Utrecht Science Park, met ruimere openingstijden van 08.30 tot 16.00 uur. Dat is een grote verandering voor studenten, medewerkers én het personeel van de STIPs. Marieke van der Padt (teamleider STIP FMR en FG) en Simone van den Berge (projectleider STIP) vertellen over wat er straks gaat veranderen en waarom.
“Uit onderzoek bleek dat de bereikbaarheid van de verschillende STIPs instabiel was en niet gelijk over alle faculteiten”, vertelt Simone van den Berg. “Aan studenten hebben we gevraagd hoe zij informatie graag willen ontvangen en het bleek dat ze niet per sé naar een balie willen. Veel liever willen ze informatie zelf gemakkelijk kunnen vinden.”
Ask HU
Op 16 februari is daarom al Ask HU gelanceerd: een zoekmachine à la Google, waarin studenten gemakkelijk en snel het antwoord op hun vragen vinden. “Het STIP heeft samen met het projectteam van Ask HU bekeken wat erin moest komen. Wij maken er ook veel gebruik van bij het STIP. Het gaat ook steeds meer bieden voor de student, want het is een lerend systeem dat zichzelf verbetert.”
Beter en ruimer bereikbaar
In combinatie met de nieuwe Ask HU portal en de uitgebreide telefonische bereikbaarheid, zal de informatievoorziening naar studenten toe verder verbeteren en minder kwetsbaar worden met de komst van één STIP. “Vanaf 11 april zijn we van 08.30 tot 16.00 uur open en telefonisch bereikbaar. Dat is voor sommigen een kleine verruiming, op de FG is de balie nu bijvoorbeeld maar open van 10.00 tot 15.00 uur. Straks moet een FG-student iets verder lopen, maar vindt dan wel altijd een medewerker die kan helpen”, zegt Marieke van der Padt.
Extra ondersteuning op piekmomenten
“In piekperiodes zoals tentamenweken of de start van het collegejaar, zal het STIP op locatie aanwezig zijn om alle extra vragen op te vangen”, vertelt ze. “We gaan dan bijvoorbeeld naar een gebouw waar de tentamens zijn en zijn een half uur voor en na het tentamen aanwezig. Bijvoorbeeld als een student niet op de presentielijst staat en dus de zaal niet in mag, dan moeten we meteen kunnen kijken of het wel goed is gegaan met de inschrijving in OSIRIS. Ons uitgangspunt is dat de rest van de organisatie geen last mag hebben van onze verhuizing.”
Klantcontactspecialisten
Nu alle STIP-medewerkers naar één balie gaan, betekent dat ook dat ze van alle HU-opleidingen iets moeten weten. Ze moeten immers alle studenten kunnen helpen die vragen stellen aan de balie, via de telefoon of e-mail. “We gaan de medewerkers opleiden tot klantcontactspecialisten”, zegt Van den Berge. “Ze moeten namelijk niet alleen over een brede kennis van alle HU-opleidingen beschikken, maar ook de vaardigheden worden getraind zodat ze het vak goed kunnen uitoefenen.”
Signaleren en adviseren
Ze vervolgt: “Het positioneren van de STIPs is belangrijk. Als Front Office zien we waar het knelt voor de student. Dat moeten we teruggeven aan de diensten en het onderwijs. Zo komen wij steeds meer in een adviserende rol en kunnen we waardevolle verbindingen leggen. Daar kijken we naar uit, want dat is een relevante rol binnen de organisatie. Zo haal je meer uit je werk en wordt de student er uiteindelijk beter van.”
“We hebben er zin en vertrouwen in dat we dit goed neer gaan zetten”, zegt Van der Padt. “Er gaat niet alleen wat weg, maar er komt zeker wat terug. We professionaliseren en we merken dat de medewerkers hier ook enthousiast van worden.”