In oktober zijn we gestart met de pilot rondom B2B (business to business) contractactiviteiten binnen het Seminarium voor Orthopedagogiek. Deze pilot is van belang omdat het de voorbode is van een nieuwe HU-brede werkwijze, waar zowel het onderwijs als de HU-diensten mee gaan werken. Het onderwijs in de zin van het aanvragen van contractactiviteiten zoals Incompany’s en Maatwerk onderwijs. De diensten omdat het proces aan de achterkant is aangepast en het systeem Coachview uitgebreider zal worden gebruikt: van offerte t/m factuur.
Met name de aanvragers van maatwerk- en incompanycontracten, de budgethouders en de medewerkers contractbureau zullen profiteren van de verbeteringen die uit dit deelproject B2B contractonderwijs zullen komen. Een klantvriendelijk offerte aanvraagsysteem zorgt namelijk voor een kortere doorlooptijd en minder fouten in het offerte- en facturatieproces, waardoor we klantvriendelijker en efficiënter kunnen werken.
Nog even in het kort: OFP staat voor Optimalisatie Financiële Processen. Het project heeft tot doel de financieel administratieve processen binnen de HU te optimaliseren. Deze processen worden ook wel de Order to Cash (OtC) processen genoemd. Dit betreffen de offerte-, contractering -en facturatieprocessen binnen de HU en daarbij gaat het om proces van offerte intake tot aan betaling van de factuur. Om het OtC proces goed te kunnen optimaliseren is het noodzakelijk dat de gehele keten van offerte tot betaling wordt meegenomen in het project.
Voor de B2B contractactiviteiten betekent dit: Optimaliseren van de keten van offerte tot facturatie voor zowel het incompany contractonderwijs van de HU assortimentslijst, als de opleidingen/cursussen die toegesneden zijn op de wensen en behoeften van de klant (maatwerk).
Proces Financiële administratieve ondersteuning B2B Contractactiviteiten 2
Een goed inzicht in o.a. de batenstroom is van belang voor de faculteitscontrollers en managers contractbureau, zodat zij met deze managementinformatie kunnen bijsturen. Met dit project beogen wij om alle offertes in één systeem aan te maken, zodat inzichtelijk wordt hoeveel offertes er worden uitgebracht, hoeveel er leiden tot een daadwerkelijke opdracht, en of er tijdig en volledig wordt gefactureerd.
De Pilot
Afgelopen zomer kreeg de projectgroep groen licht om de pilot voor contractactiviteiten uit te voeren bij het Seminarium voor Orthopedagogiek. Als projectgroep zijn we heel blij dat we bij deze groep kunnen starten voordat we breed gaan uitrollen. Hierdoor kunnen we in een kleinere setting zien wat er in het proces nog verbeterd moet worden. Deze pilot zal lopen van oktober tot begin november. Hierna volgt een eerste evaluatie. En zal er verder geïnformeerd gaan worden. Doel is om eind 2016 een start te maken met de uitrol HU-breed van het vernieuwde OFP proces: B2B contractactiviteiten.
Tijdens deze pilot wordt er gebruik gemaakt van het “Aanvraagformulier” waarop een aanvrager een offerte traject kan starten. Vervolgens zal deze doorgezet worden richting budgethouder voor akkoord. Hierop kan het contractbureau binnen het SVO aan de slag met het verwerken van de offerte naar contract en bij akkoord van de externe klant tot factuur. Tijdens de pilot moet naar boven komen waar het aanvraagformulier nog verbetering vraagt. Dit wordt namelijk gebruikt als basis om in Coachview een geïntegreerd formulier op te gaan nemen. Dit verbetert de doorlooptijd en maakt de kans op fouten aanzienlijk minder doordat er geen handmatige acties nodig zijn zoals het overtypen van gegevens in Coachview. Offerte tot factuur zal dan ingeregeld zijn in Coachview op één overzichtelijke plek. Tijdens de pilot zal er nog sprake zijn van handmatigheden. Het gaat vooral om het proces en de deelnemers in het proces mee te nemen in de vernieuwde werkwijze.
Naar algemene informatie project OFP
Voor vragen en of meer informatie over dit project kun je terecht bij Maartje Segeren of Dirk Jongkind.