Harmoniseren en optimaliseren van onderwijslogistieke processen: standaardiseren wat standaard kan, maatwerk waar het nodig is!
Met de start van het nieuwe onderwijsjaar beginnen we ook aan een nieuwe fase in het programma Transitie Onderwijslogistiek. Een goed moment om vooruit te kijken naar de komende maanden.
We hebben in de afgelopen periode veel systeemimplementaties gehad zoals voor Studievoortgang, de Toetsorganisatie, Stage en Plannen en Roosteren. De impact van deze nieuwe onderwijslogistieke processen is groot en kost tijd en inzet. De komende maanden gaan we verder met de implementaties en de optimalisatie hiervan. Verder besteden we extra aandacht aan het inrichten van de beheerorganisaties, de nazorg en de definitieve overdracht van de onderwijslogistieke processen en systemen aan de staande organisatie. De teams van Toetsorganisatie en Studievoortgang zullen medio oktober gecentraliseerd worden op de Padualaan. En er komt laagdrempelige hulp voor de docenten die met de systemen moeten gaan werken.
De verbinding tussen de afdeling Onderwijslogistiek en het onderwijs wordt verstevigd. Er worden bijeenkomsten met de afzonderlijke instituten gehouden om de onderwijslogistieke agenda beter te laten aansluiten op die van het onderwijs. En er komen draaiboeken, die op een toegankelijke wijze detailinzicht geven in alle acties en deadlines voor alle betrokkenen in de onderwijslogistieke keten.
De rol van de tijdelijke implementatiemanagers Onderwijslogistiek zal langzaamaan veranderen in adviseur Onderwijslogistiek. Zij zullen samen met de vertegenwoordigers van het onderwijs de problemen oppakken. Dit zijn: Dennis Heres (FEM), Margot Visser (FCJ), Manon van Soest (FG), Margot Huigen (FE), Jeannet Fennema (FMR) en Remko Pollmann (FNT).
De belangrijkste acties voor de komende periode:
ACO/Osiris
In de tweede helft van 2016 staat het ontwerp van een nieuwe release gepland, die in 2017 zal worden uitgerold. Naast functionaliteiten om de invoer meer gebruikersvriendelijk en efficiënt te maken, worden de mogelijkheden geanalyseerd om velden minder vroeg te laten uitvragen en wellicht ook te verleggen naar het systeem voor inzetplanning, Xedule. Het verleggen of stoppen van velden in ACO/Osiris zal samen moeten lopen met de mogelijkheden om de studiebijlage te versimpelen.
Xedule
De planning om de invoering van de eerste release van het nieuwe planningssysteem, Xedule, voor dit studiejaar te kunnen realiseren was uitermate strak en spannend. Het is een enorme prestatie dat de eerste release inmiddels staat en momenteel werken we hard aan de roosters met het invoeren van het nieuwe planningssysteem. Het is echter nog voor veel instituten en de afdeling P&R een moeizaam proces. De afspraken over het ‘puzzelen’ om tijdig tot een planning en daarmee rooster te komen zijn nog niet scherp genoeg en deadlines kunnen nog onvoldoende worden vastgehouden. Ook de dienstverlening dient beter afgestemd te worden op de ondersteuning van meerdere gewenste varianten, zoals bijvoorbeeld docentonafhankelijk roosteren.
Xedule zal worden gekoppeld aan het HR systeem voor aanstellingsgegevens waardoor het gebruikersgemak wordt vergroot en de foutenkans wordt verkleind. De analyse voor deze koppeling is onderhanden en de realisatie met een pilot staat gepland in het laatste kwartaal van 2016.
Het is van belang om de totale keten van aanleveren cursusinformatie tot en met het roosteren verder te verbeteren en daar de volgende stappen voor te bereiden zoals het ontwerp voor Xedule 2.0 en ACO 3.0. Er zal daarom veel aandacht worden besteed aan het vergroten van het gebruikersgemak zoals kopieerfunctionaliteiten voor minder arbeidsintensieve data-invoer. Daarnaast is er behoefte aan meer flexibiliteit in de omgang en aanlevertijden in de bronsystemen om meer flexibiliteit te krijgen in de keten, wat nu als een knelpunt wordt ervaren.
Onstage
De implementaties van de nieuwe applicatie ‘Onstage’ voor de ondersteuning van het nieuwe stageproces is voorspoedig verlopen. In de tweede helft van 2016 zullen we naast de afronding bij FG, FMR en de FNT, starten met de faculteiten FE en FEM. Dit is nodig om het systeem goed te kunnen configureren en stageprocessen adequaat in te richten.
Examupload
Na de eerste HU-brede uitrol is er een evaluatie geweest van het systeem Examupload. Op 8 september is een tweede versie van Examupload gelanceerd met veel verbeteringen in het gebruiksgemak en om fouten te voorkomen. In het najaar gaan we in gesprek met alle gebruikers om het systeem door te ontwikkelen en er voor te zorgen dat het aansluit bij de wensen van de gebruiker. Examupload blijft echter daarin een tijdelijke oplossing met beperkingen totdat een nieuwe applicatie kan worden geïmplementeerd. Vanuit het project digitaal toetsen is inmiddels de marktverkenning en selectie van de definitieve oplossing in gang gezet. Een daadwerkelijke invoering van een nieuw systeem gaat naar verwachting niet dit studiejaar plaats vinden.
Veel veranderingen / hoge werkdruk
In deze tijd van grote veranderingen binnen de HU, de gewenste kwaliteitsverbetering en de bezuinigingsopgave, is er veel gevraagd van het onderwijs en van de ondersteunende diensten. Ook voor de komende maanden doen we graag een beroep op jullie om gezamenlijk de projectresultaten van het Programma Transitie Onderwijslogistiek te realiseren. Dank alvast!
Ad Vreezen, Programmanager Transitie Onderwijslogistiek