De essentie van Transitie Onderwijslogistiek (TOL) is vanaf het begin al duidelijk geweest: van decentrale onderwijsondersteuning naar HU breed geharmoniseerde onderwijsondersteuning resulterend in efficiënte processen en een betere informatievoorziening en selfservice. Nu nadert het einde van het programma dat bijna twee jaar lang onderdeel is geweest van het strategische plan ‘HU in 2020’. Per 1 januari stopt het programma en daarom vertellen Ad Vreezen (manager TOL) en Margreet Oostenbrink (manager OL) over de overdracht naar de staande organisatie en blikken ze terug op de afgelopen paar jaar.
Veranderingen per januari
De doelstellingen van het programma TOL zijn gerealiseerd en in overleg met de opdrachtgever CvB stopt het programma per 1 januari. Wat gaat er zoal veranderen? Ad: “Een aantal grote deelprojecten worden wel voortgezet, zoals ACO, Xedule en OnStage. Ook het organiseren van surveillanten vraagt zeker nog aandacht. De Stuurgroep Onderwijslogistiek met een vertegenwoordiging van 3 instituutsdirecteuren blijft in tact. Het kernteam van Onderwijslogistiek en accountmanagers zullen vanaf januari sturen op de verandering en de projecten als onderdeel van hun daily business.” Margreet gaat er verder op in: “Dat is mooi gezegd en zo is het ook. Programma TOL stopt, maar de transitie van onderwijslogistiek stopt niet. We zullen nadrukkelijker vanuit de lijn verantwoordelijk zijn voor zowel de “change” als de “operations”. Ook is de rol van de implementatiemanager onderwijslogistiek in de loop van de tijd veranderd naar die van accountmanager. Dit betekent dat ze nu niet alleen ondersteunen in de implementatie van de nieuwe proces- en systeemketen, maar ook een directe schakel zijn in de performance van de dagelijkse operatie van de instituten als directe link tussen Onderwijs en Onderwijslogistiek.”
Een terugblik op TOL en het stokje moet door
Terugkijkend op TOL kan er gesteld worden volgens Ad dat de grote deelprojecten in 2016 conform afspraken zijn gerealiseerd . “Het stokje kan worden overgedragen aan de lijnverantwoordelijken. De focus voor 2017 zal meer liggen op het realiseren van een positieve beleving. TOL heeft zijn doelstellingen binnen de termijn behaald, maar is dat wel ten koste gegaan van het draagvlak. Er is een enorme inspanning gevraagd van het onderwijs en de medewerkers van Onderwijslogistiek”, zegt Ad. Margreet ziet ook de overdracht als een logische vervolgstap: “Het is tijd dat we nu als lijnorganisatie zelf aan het stuur zijn. Het programma heeft een enorme impuls tot stand gebracht om een nieuw proces- en systeemketen te implementeren en nu is het zaak dat we vanuit de lijn er zelf, maar ook samen en in verbinding met het onderwijs goed mee werken en de voordelen van de keten gaan benutten. We moeten het programma durven los te laten.”
Onderwijslogistiek is een belangrijke service ten dienste van het onderwijs met als gezamenlijk uitgangspunt student centraal.. Het verder professionaliseren is voor 2017 daarom ook de belangrijkste doelstelling volgens Margreet, waarbij het niet alleen gaat om de kwaliteit van de dienstverlening, maar ook om het professionaliseren van het proces en de mensen. “Binnen Onderwijslogistiek willen we professionele ondersteuners hebben die niet alleen hun deel van de keten door en door kennen, maar overzicht en kennis hebben van de hele onderwijslogistieke keten. Hiermee kunnen we het onderwijs echt beter ondersteunen en adviseren. Er is ook op een andere manier weer ruimte om meer kwaliteit toe te voegen. Onder meer starten we in februari met een traineeship binnen Onderwijslogistiek. Het is dus niet alleen mensen verder opleiden, ook nieuwe mensen binnenhalen”, zegt Margreet.
Een ander speerpunt noemt Margreet ‘grip op de zaak’. Daarmee wordt operationeel sturen bedoeld, weten wat er speelt, wanneer het gebeurt en hoe het te managen is. En dan vooral niet achteraf, maar pro-actief en vooruit. Zo voeren we ook draaiboekgesprekken met het onderwijs om samen gedurende het jaar de activiteiten uit te voeren.
Adviezen over hoe nu verder
Ad geeft Margreet advies voor het komende jaar: “Veranderingen zijn nooit af en staan nooit stil. Een aantal thema’s moeten nog zeker aandacht krijgen en ervoor zorgen dat het in de staande organisatie een betere plek krijgt. Hou de focus bij zaken die er toe doen en pas op met heel veel nieuwe initiatieven die naar je toekomen. Maak helder aan de organisatie dat niet alles tegelijk mogelijk is en dat het gaat om de juiste prioriteiten te bepalen.” Margreet haakt hier op in: “Het gaat inderdaad ook om verandervermogen. Veranderen gaat over organisatie en mensen en daar is altijd maar een zekere rek. Er is in de afgelopen paar jaar veel gevraagd door meerdere implementaties tegelijkertijd te doen en nu is het van belang dat we met elkaar in die keten werken en zorgen dat die samenwerking goed is en we er uit halen wat er in zit en met elkaar continu verbeteren.” Immers de volgende benodigde veranderingen in het kader van gepersonaliseerd leren zijn inmiddels al daar.
Ad geeft nog een aanvulling op zijn advies: “Tevens kan er niet genoeg gecommuniceerd worden over waarom bepaalde keuzes wel zijn gemaakt en waarom bepaalde dingen niet. Die draaiboekgesprekken zijn daar bijvoorbeeld heel verhelderend in. Goed om hierover als onderwijs en onderwijslogistiek met elkaar aan de tafel te zitten , want dit zorgt voor veel begrip.”
TOL was geen sinecure
Hoe wordt er nu teruggekeken op het programma TOL? Margreet vertelt: “De HU heeft een goede keuze gemaakt om een programma hiervoor in het leven te roepen. In het begin van de samenwerking tussen de lijnverantwoordelijke en de programmamanager is het altijd even zoeken hoe je dat nu samen gaat doen, want je moet rug aan rug kunnen werken en elkaar daarin volledig vertrouwen en op scherp durven zetten. Dat heb ik als bijzonder prettig en constructief ervaren. Ik prijs me gelukkig met het team binnen Onderwijslogistiek waar bevlogen managers zitten die snappen wat we ook echt met elkaar te doen hebben. Want nogmaals: het programma stopt dan weliswaar, maar de transitie niet en met de managers en hun teams, samen met de accountmanagers gaan we het verder brengen. Wat we allemaal al hebben gerealiseerd is echt geen sinecure.” En Ad sluit ten slotte af: “Je weet nu meer dan wat je toen niet wist en daardoor kan er weer een volgende logische stap gezet worden om de onderwijslogistieke keten voor de student en het onderwijs verder te verbeteren.”