Jaarlijks stelt de HU een Onderwijs en Examenreglement (OER) vast waarin de rechten en plichten tussen de student en de opleiding zijn vastgelegd. Die OER bestaat uit een algemeen deel (de HU-OER) en een specifiek deel, waarin elke opleiding de algemene regels uit de HU-OER uitwerkt voor die opleiding. Dit laatste gebeurt in de studiegids. Voor het schooljaar 2020-2021 werden er in totaal 165 studiegidsen opgesteld. Hierbij zijn één centrale beheerder bij OO&S, 25 contactpersonen bij de instituten, 230 schrijvers en 190 lezers betrokken. Dit proces verloopt tot nu toe via Word-documenten op SharePoint en wordt uitgevoerd onder leiding van één centrale beheerder, van wie dus veel afhangt. Al met al is het een arbeidsintensief en kwetsbaar proces. Redenen om een nieuwe oplossing te zoeken. Die is nu gevonden in de applicatie OER Write. Jan Thesingh, adviseur juridische zaken bij OOS: “Deze applicatie is véél gebruiksvriendelijker dan eerdere systemen. De processtappen, welke informatie waar ingevuld moet worden; het staat allemaal vast. Je kan schrijvers direct binnen het systeem verzoeken informatie in te vullen; je hoeft dus geen mailtjes meer rond te sturen en iedereen kan zien hoe ver het proces is.”
Eenduidig en flexibel
Automatisering wordt nog wel eens gelijk gesteld aan uniformering. Maar OER Write biedt voldoende vrijheid, verzekert Monique van Buren, teamleider Juridische Zaken bij de dienst OOS. “Natuurlijk staat een deel van de teksten vast. Maar je kunt variabelen invoeren. Zo hebben sommige opleidingen een bindend studieadvies en anderen een dwingend studieadvies. Sommigen doen aan stages, anderen aan werkplekleren. Dit soort variabelen zijn eenvoudig passend te maken voor de eigen opleiding.” Je hoeft daarvoor niet de hele tekst na te lopen; je wijzigt het op één plek en de applicatie zorgt dat dit dan overal gebeurt. “Het systeem is eenduidig waar eenduidigheid nodig is en flexibel waar de realiteit om flexibiliteit vraagt”, stelt Jan.
Voordelen voor de gebruikers
Er zijn niet alleen voordelen voor de schrijvers maar ook voor de gebruikers van de studiegids. Jan: “Zoals gezegd is het proces veel minder foutgevoelig – dus de gidsen worden gewoon beter. Tot nu toe werden ze altijd in pdf-formaat gepubliceerd. In de toekomst wordt het meer een AskHU-achtige omgeving, waarin je via een zoekfunctie veel eenvoudiger en sneller de informatie kan vinden die je nodig hebt.” Ook het versiebeheer heeft voordelen voor schrijvers én eindgebruikers. “Vroeger werden de errata naast de gids gepubliceerd, met de datum erbij. Bij meerdere errata werd dat heel onoverzichtelijk. Nu heb je alles gewoon in één document staan. Wil je weten wat de regels een half jaar geleden waren? Dan roep je met een druk op de knop de studiegids van dat moment op.”
Ook heeft elke studiegids een bijlage met verplicht te publiceren informatie over cursussen. Tot nu toe werd deze bijlage als apart document gepubliceerd. Met OER Write zal de cursusinformatie een geïntegreerd onderdeel van de studiegids zijn.
Instemming
Als alles is ingevuld, stellen de opleidingen de studiegidsen vast. Daarna gaan ze naar de opleidingscommissies voor instemming, vertelt Monique. “Omdat die instemmingsronde in het systeem zelf gebeurt, heb je meer overzicht waar iedereen in de organisatie in het proces zit. Zo zie je sneller wie misschien hulp nodig heeft om de studiegids op tijd bij de studenten te krijgen. Dat hele proces wordt door de applicatie gefaciliteerd.” Dat wordt niet alleen door de diensten als een voordeel gezien, vertelt Monique: “Aan het demo-testen deed een student uit de medezeggenschap mee en ook die vond dit prettig werken.”
Training
De schrijvers van de studiegidsen kunnen een uitnodiging voor een training met OER Write verwachten. In december beginnen de trainingen voor de diensten, in januari voor de instituten. De eerste gidsen die met de applicatie zijn samengesteld, moeten voor de start van het nieuwe studiejaar verschijnen, in juli 2022.
Heb je vragen over OER Write of over de studiegidsen? Stel ze aan Jan Thesingh.