“Het is een misvatting dat je met de komst van de AVG niets mag, de vraag is hóe je gegevens deelt.” Roos Roodnat, functionaris gegevensbescherming vertelt hoe belangrijk het is om de AVG in je achterhoofd te houden bij samenwerken op de HU. We werken allemaal samen, soms aan een document, tijdens een project, met een andere onderwijsinstituut of als we lesgeven of notuleren. We krijgen dan te maken met persoonsgegevens van anderen, hoe verwerken en delen we deze gegevens juist volgens de AVG?
Roodnat werkt samen met Privacy Officers op de werkvloer aan de bewustwording van omgaan met persoonlijke data. “De Privacy Officers geven bijvoorbeeld presentaties op de afdelingen en houden het verwerkingsregister bij, een overzicht waarin staat welke data in welke processen worden gebruikt.” Ook kun je bij de Privacy Officer op je afdeling terecht met vragen over de AVG en omgang met persoonlijke data. Maar wat kun je nu alvast zelf doen?
“Belangrijk is dat je vooraf jezelf de vraagstelt: met welk doel ga ik deze gegevens gebruiken. En gebruik niet meer gegevens dan ik nodig heb voor dat doel. Als het doel bereikt is, moeten de gegevens verwijderd worden.” Een andere tip van Roodnat is, gebruik de digitale HU omgeving zoals bijvoorbeeld Office365, OSIRIS en Canvas. “Met deze leveranciers hebben we afspraken gemaakt over de bescherming van privacy. Je kunt in deze systemen ook instellen wie welke informatie mag inzien of bewerken. Bij andere apps zijn die afspraken vaak niet gemaakt en loop je meer risico dat gegevens in verkeerde handen belandt of zaken niet goed beveiligd zijn.”
“Deel documenten bij voorkeur als link en niet als bijlage. Je voorkomt daarmee dat er verschillende versies circuleren en het voordeel is dat alleen de mensen die er bij mogen ook daadwerkelijk het document kunnen inzien. ” tipt Roodnat.
Heb je twijfels over wat de juiste manier van samenwerken of bewaren is volgens de AVG? Of heb je een andere vraag over het delen van persoonlijke gegevens. Vraag het aan je Privacy Officer op je afdeling of stuur een email naar askprivacy@hu.nl.
Op www.huontwikkelt.nl/ga-bewust-met-je-privacy-en-gegevens-om vind je nog meer privacy tips.