For English, please scroll down

Beste collega’s,

Als we spreken met onze directeuren en medewerkers horen we ook dat er collega’s en studenten zijn die – soms in zorgwekkende toestand – zijn opgenomen in het ziekenhuis met COVID-19, de ziekte die veroorzaakt wordt door het coronavirus. Mocht het jouw collega of een van je studenten betreffen dan wensen we je veel sterkte en raden je aan om er met je collega’s over te praten om samen de zorgen delen.

We merken ook in onze gesprekken dat er een aantal van jullie thuis in lastige omstandigheden verkeren om je werkzaamheden uit te voeren. Ook tegen jullie willen we zeggen: bespreek dit met je collega’s en leidinggevende om samen de werkdruk te verdelen.

De coronacrisis heeft in alle opzichten grote gevolgen voor de HU, zoals jullie merken. Van een tijdelijke crisis is geen sprake meer, deze coronacrisis trekt diepe sporen en de nasleep zal nog lang aanhouden. Met alle gevolgen voor ons onderwijs, ons onderzoek en onze bedrijfsvoering. Daarom is de crisisorganisatie uitgebreid en anders ingericht.

Het oorspronkelijke Crisis Management Team (CMT) heet nu het Coördinatieteam Coronacrisis (CT), en is verantwoordelijk voor de coördinatie en implementatie van maatregelen en de communicatie met de organisatie. Dit CT staat onder leiding van Tineke Zweed.

Het CT stuurt een aantal regiegroepen aan:

Onderwijs Regie Team (ORT), onder leiding van Do Blankestijn
Regiegroep Onderzoek, onder leiding van Cyrille Krul
Regieteam Studiekeuze tot Inschrijving, onder leiding van Judith Smit
Regievoering Diensten, onder leiding van Daniëlle van Wijngaarden

Naast het Coördinatieteam is een Regieteam CvB Coronacrisis ingesteld, waarin naast het CvB ook enkele specialisten plaatsnemen. Dit regieteam werkt vanuit integraliteit aan de diverse vraagstukken op (middel)lange termijn die door de coronacrisis worden opgeworpen. De Regiegroep CvB stuurt een aantal tijdelijke denktanks aan:

Denktank Toetsen en Studeerbaarheid
Denktank Jaarplanning
Denktank HR
Denktank Externe (regionale) Samenwerking
Denktank Onderzoek
Denktank Financiën Corona
Denktank Studiekeuze & Inschrijving

Deze tijdelijke denktanks – zeer kort actief – adviseren en definiëren oplossingen en/of maatregelen, die door het regieteam CvB vanuit integraliteit worden beoordeeld en vervolgens worden voorgelegd aan het Coördinatieteam dat met zijn regiegroepen de communicatie en implementatie coördineert.

Deze crisisorganisatie illustreert dat we samen nog veel uitdagingen te gaan hebben, op korte en op lange termijn. Daarbij staat centraal: onze studenten mogen zo min mogelijk gehinderd worden door deze crisis, de kwaliteit van de opleidingen blijft gewaarborgd en we verdelen samen de werkdruk en blijven samenwerken om met elkaar deze crisis zo goed mogelijk door te komen.

(Klik op het plaatje om te vergroten als pdf)

Deze crisisorganisatie zal zo lang als nodig blijft operationeel zijn. Naargelang de coronacrisis zich ontwikkelt kan ook de samenstelling van het Coördinatieteam, de regiegroepen en de denktanks veranderen. Gaandeweg kunnen ook regieteams en denktanks worden afgeschaald of worden er juist nieuwe toegevoegd.

Deze uitzonderlijke crisis vraagt om een brede crisisorganisatie, waarbij vanuit een integraal en strategisch perspectief besluiten en maatregelen worden geïmplementeerd. Met als doel om de impact voor studenten en collega’s zo goed mogelijk op te vangen en onze hogeschool door deze crisis heen te loodsen. In deze structuur wordt zowel vanuit de grote lijnen als de dagelijkse gang van zaken gedacht en gehandeld.

Ophalen, omruilen en inleveren laptops en smartphones

Er is behoefte aan het kunnen ophalen en/of omruilen van smartphones, zeker nu we langer thuis gaan werken. Daarnaast zijn er medewerkers die uit dienst zijn getreden of binnenkort uit dienst treden en HU-eigendommen in dienen te leveren.

Dit hebben we als volgt ingericht:
Laptops en smartphones kunnen alleen worden opgehaald/omgeruild op afspraak.
Een afspraak kan via de helpdesk (030-481 6666, e-mail: helpdesk@hu.nl) worden gepland. Ben je meer dan 10 minuten te laat voor de afspraak, dan kan deze helaas niet doorgaan. Je bent verplicht je te legitimeren bij de ingang en bij het ophalen van de apparatuur. De afspraak duurt totaal maximaal 20 minuten.
Warm Welkom nieuwe medewerkers:
Je kunt uitsluitend de voor jouw bestelde laptop (inclusief muis, tas, adapter) en smartphone ophalen. Het ophalen kan alleen als je een afspraak hebt ingepland via de helpdesk (030-481 6666, e-mail: helpdesk@hu.nl). Je bent verplicht je te legitimeren, dus vergeet je ID niet mee te nemen.
Bij defecte laptop of smartphone:
Je krijgt een vervangend model laptop. Dit model kan afwijken van je huidige laptop. Het ophalen kan alleen als je een afspraak hebt ingepland via de helpdesk (030-481 6666, e-mail: helpdesk@hu.nl). Je bent verplicht je te legitimeren, dus vergeet je ID niet mee te nemen. Zorg ervoor dat je huidige apparaat gereed is, om ingeleverd te worden d.w.z. compleet met lader en ook dat er aan de balie niet nog bestanden etc. overgezet hoeven te worden.

Publicatie lesrooster periode D

Vanaf 3 april worden de geroosterde lessen van periode D gepubliceerd. De lokalen worden niet getoond in verband met huidig afstandsonderwijs. Het gepubliceerde rooster is door het Coördinatieteam Coronacrisis benoemd als leidraad en houvast in de communicatie tussen docent en student.

Afgelopen weken is er met man en macht binnen de HU gewerkt aan afstandsonderwijs. Niet voor alle onderwijsactiviteiten is afstandsonderwijs mogelijk waardoor praktijk- of vaardigheidslessen nog zichtbaar zijn in het rooster terwijl die lessen niet door gaan.

De huidige situatie kan mutaties in het rooster tot gevolg hebben. Lessen die niet door gaan, kunnen uit het rooster worden gehaald middels een mutatie. Evenals mutaties in dag en tijd, die de duidelijkheid voor de student vergroten, kunnen worden doorgegeven aan de vaste contactpersonen P&R binnen de instituten. De contactpersonen krijgen informatie en instructie van hun eigen roostermaker. Mutaties worden op werkdagen binnen 24 uur door P&R in behandeling genomen. Over de publicatie van toetsen volgt nader bericht.

Ophalen ergonomische middelen

Omdat de periode van thuiswerken langer gaat duren gaan we een mogelijkheid inrichten om ergonomische hulpmiddelen op de werkplek bij de HU op te halen. Denk hierbij aan een monitor, een ergonomische stoel of laptopstandaard. Begin volgende week informeren we jullie over de wijze waarop dit wordt geregeld.

Tot slot

Komende weekend wordt het mooi weer en we willen jullie dringend adviseren om daar goed gebruik van te maken, binnen de adviezen en richtlijnen van kabinet en RIVM natuurlijk. We weten sinds deze week dat we nog een tijdje op afstand zullen blijven werken en samenwerken, zeker tot en met 28 april en misschien wel 1 juni of nog later, een flinke periode die we zo goed en gezond mogelijk door moeten komen. Begin komende week hebben we meer informatie voor jullie over het onderwijs, het onderzoek, de bedrijfsvoering en HR om jullie te blijven ondersteunen in deze tijd.

Namens het Coördinatieteam Coronacrisis,

Tineke Zweed

ENGLISH VERSION

Dear colleagues,

When we speak to our directors and employees, we also hear that there are colleagues and students who have been hospitalized – sometimes in a worrying condition – with COVID-19, the disease caused by the coronavirus. If it concerns your colleague or one of your students, we wish you a lot of strength and recommend that you discuss it with your colleagues to share your concerns.

We also notice in our conversations that some of you at home are in difficult circumstances to carry out your work. We would also like to say to you: discuss this with your colleagues and supervisor to share the workload together.

The corona crisis has major consequences for the HU in all respects, as you have noticed. There is no longer a temporary crisis, this corona crisis is leaving deep marks and the aftermath will last for a long time. With the consequences for our education, our research and our business operations. That is why the crisis organization has been expanded and organized differently.

The original Crisis Management Team (CMT) is now called the Corona Crisis Coordination Team (CT), and is responsible for coordinating and implementing measures and communicating with the organization. This CT is headed by Tineke Zweed.

The CT manages a number of steering groups:

Steering group Education (ORT), led by Do Blankestijn
Steering group Research Team, led by Cyrille Krul
Steering group Study Choice to Enrollment Team, led by Judith Smit
Steering group Services, led by Daniëlle van Wijngaarden

In addition to the Coordination Team, a corona steering committee for the Executive Board has been set up, in which, in addition to the Executive Board members, there are also a number of specialists present. This steering committee works integrally on the various (medium) long-term issues raised by the corona crisis. The steering committee of the Executive Board heads a number of temporary think tanks:

Think tank Testing and Study ability
Annual planning think tank
HR think tank
Think tank External (regional) Cooperation
Research think tank
Think tank Finance Corona
Think tank Study choice & Enrollment

These temporary think tanks – active for a very short time – advise and define solutions and/ or measures, which are assessed from an integrality perspective by the corona steering committee of the Executive Board and are then presented to the Coordination Team corona crisis, which coordinates communication and implementation with its steering groups.

This crisis organization illustrates that we still have many challenges together, in the short and long term. The central point is: our students should be hindered as little as possible by this crisis, the quality of the programs must be guaranteed and we will share the workload and continue to work together to get through this crisis as well as possible.

This crisis organization will remain operational for as long as necessary. The composition of the Coordination Team, the steering groups and the think tanks may also change as the corona crisis develops. Gradually, control teams and think tanks can also be scaled down or new ones added.

This exceptional crisis requires a broad crisis organization, in which decisions and measures are implemented from an integral and strategic perspective. The aim is to absorb the impact for students and colleagues as well as possible and to guide our university of applied sciences through this crisis. In this structure we think and act from both the broad outline and the daily course of affairs.

Pick up, exchange and return laptops and smartphones

There is a need to pick up and/ or exchange smartphones, especially now that we are going to work at home longer. In addition, there are employees who have left or will soon leave employment and have to hand in HU properties.

We have arranged this as follows:
Laptops and smartphones can only be picked up/ exchanged by appointment. An appointment can be scheduled via the helpdesk (030-481 6666, e-mail: helpdesk@hu.nl). If you are more than 10 minutes late for the appointment, then unfortunately this cannot take place. You are required to identify yourself at the entrance and when you pick up the equipment. The appointment lasts a maximum of 20 minutes.
Warm Welcome new employees:
You can only pick up the laptop ordered for you (including mouse, bag, adapter) and smartphone. Collection is only possible if you have scheduled an appointment via the helpdesk (030-481 6666, e-mail: helpdesk@hu.nl). You are required to identify yourself, so don’t forget to bring your ID.
A defective laptop or smartphone:
You can get a replacement laptop model. This model may differ from your current laptop. Collection is only possible if you have scheduled an appointment via the helpdesk (030-481 6666, e-mail: helpdesk@hu.nl). You are required to identify yourself, so don’t forget to bring your ID. Make sure that your current device is ready to be returned, i.e. complete with charger, and that no files or other need to be transferred at the counter.

Should you need assistance, please contact the central service desk.

Publication of timetable period D

The scheduled lessons from period D are published from 3 April. The classrooms are not shown in because of the fact there is currently only remote education possible. The published timetable has been appointed by the Corona Crisis Coordination Team as a guideline and guidance in the communication between teacher and student.

In the past few weeks, HU has worked with great effort on remote learning. Remote learning is not possible for all educational activities, so practical or skills lessons are still visible in the timetable while those lessons are canceled.

The current situation can lead to changes in the schedule. Lessons that are canceled can be removed from the timetable by means of a mutation. As well as changes in day and time, which increase clarity for the student, can be passed on to the permanent P&R contact persons within the institutes. The contact persons receive information and instructions from their own schedule maker. Mutations will be processed by P&R within 24 hours on working days. A further message on the publication of tests will follow.

Retrieve ergonomic means

Because the period of working from home will take longer, we are going to set up an option to pick up ergonomic tools at the workplace at the HU. Think of a monitor, an ergonomic chair or laptop stand. Early next week we will inform you about how this is arranged.

Finally

The weather will be nice this weekend and we would like to advise you to make good use of it, within the advice and guidelines of the Cabinet and RIVM, of course. Since this week we know that we will continue to work remotely for a while, especially until April 28 and maybe June 1 or later, a considerable period that we have to get through as well and healthy as possible. Early next week, we will have more information for you on education, research, operations and HR to continue supporting you during this time.

On behalf of the Corona Crisis Coordination Team,

Tineke Zweed