For English, please scroll down

Beste collega’s,

We zijn de afgelopen dagen hard aan het werk geweest om de gevolgen van de kabinetsmaatregelen ter bestrijding van de verspreiding van het coronavirus voor jullie in kaart te brengen. We begrijpen dat jullie veel vragen hebben over je werkzaamheden, de ingeroosterde onderwijsactiviteiten, toetsen en de beschikbaarheid van faciliteiten.

Met dit bericht willen we jullie zo goed mogelijk informeren wat de kabinetsmaatregel voor jullie betekent in de komende periode tot en met 31 maart 2020. Lees dit bericht zorgvuldig, er is veel informatie in verwerkt die van belang is. Ter informatie: de mail die alle HU-studenten vandaag hebben ontvangen (pdf).

Het belangrijkste is dat wij de gezondheid en veiligheid van studenten en collega’s voorop stellen. Dat betekent dat we er van uitgaan dat iedereen zich houdt aan de richtlijnen van het kabinet en het RIVM: blijf thuis bij klachten, neusverkoudheid, hoesten, keelpijn of koorts. Mijd sociaal contact. Bel pas met de huisarts als klachten verergeren.

Ook geven we gehoor aan de oproep van het kabinet om het onderwijs op afstand te organiseren. Daarbij staat de student centraal, moeten oplossingen te organiseren zijn, geldt het gelijkheidsbeginsel en moeten de eindcompetenties geborgd blijven

Conform de oproep van het kabinet gaan we er van uit dat jullie thuis werken. Tegelijkertijd organiseren we afstandsonderwijs en alternatieve werkvormen. Daarmee willen we zo snel mogelijk starten. Samen met je collega’s en opleidingsmanagement gaan jullie bekijken hoe het afstandsonderwijs en de alternatieve werkvormen georganiseerd kunnen worden. Het initiatief hiervoor komt van het opleidingsmanagement.

We hebben onze studenten laten weten dat zij uiterlijk woensdag 18 maart – of eerder – van de opleiding vernemen hoe dit er voor hen uit gaat zien. Totdat ze bericht hebben gekregen van de opleiding is al het onderwijs voor hen afgelast. Jij kunt je zelf thuis ook al voorbereiden door alvast de informatie over MS Teams te raadplegen (HU-inlog nodig).

Welke activiteiten gaan tot en met 31 maart 2020 niet door? 

alle georganiseerde activiteiten waarbij sprake is vaneen fysieke ontmoeting tussen docent(en) en student(en) op locaties van hogescholen, universiteiten en UMC’s. We vatten hieronder ook alle activiteiten die in verschillende fasen van de onderwijsketen plaats vinden van instroom tot en met alumni-activiteiten.
diploma’s uitreiken of ophalen bij STIP
evenementen in HU gebouwen, ook van of met derden
matchingsactiviteiten
meeloopdagen
contractonderwijs
onbekostigd onderwijs
post-initieel onderwijs
stagebezoeken door docenten
activiteiten van studieverenigingen bij de HU
activiteiten van studentenverenigingen bij de HU
voorgenomen studiereizen en exchange naar het buitenland

Welke activiteiten gaan tot en met 31 maart 2020 wel door?

Online dienstverlening, inclusief de online diensten van de HU Bibliotheek
Het afstandsonderwijs en alternatieve werkvormen
Thuisstudie kan altijd doorgaan
Leerteams kunnen eventueel met gebruik van MS Teams online samenwerken
Stagelopen: studenten volgen daarbij de richtlijnen van kabinet/sector/stage-organisatie

Welke faciliteiten worden gesloten?*

HU-gebouwen op de campus (Utrecht Science Park)
HU Amersfoort
Domstad aan de Koningsbergerstraat
De HU Bibliotheek op de campus (Utrecht Science Park)
De HU Bibliotheek in Amersfoort
De Science Cafés
De HU Klinieken
Catering op de campus

*= alleen medewerkers in vitale functies hebben toegang tot de locaties

Wat zijn vitale functies in de HU? 
Er is een aantal functies die vitaal zijn om de faciliteiten en kritische processen van de HU te bewaken. Daarnaast zijn er ook vitale functies om het onderwijs op afstand en alternatieve werkvormen mogelijk te maken. Als je een dergelijke functie vervult dan wordt je daarover geïnformeerd door je leidinggevende.

Gevolgen kabinetsmaatregelen voor studieverloop
We delen jullie zorgen over het studieverloop van onze studenten als het gaat om studievertraging, het BSA en aanmelding- en inschrijving. Op dit moment zijn dit nog onderwerpen van overleg tussen Vereniging Hogescholen, Vereniging Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) en het ministerie van OCW. We verwachten dat we daar in de komende week meer over kunnen zeggen.

Support thuiswerkfaciliteiten: 

Raadpleeg de informatie op Ask HU. Zie ook challenges/zelfstudie voor Teams en OneDrive op digitale HU
Bij storing of niet kunnen inloggen vanuit huis contact opnemen met ICT Helpdesk (088-4816666)

Support bij het realiseren van afstandsonderwijs en alternatieve werkvormen:

Je kunt je nu al oriënteren op de mogelijkheden op de digitale HU
De komende dagen word je verder geïnformeerd over de mogelijkheden om onderwijs op afstand te organiseren door je opleiding

Reguliere afspraken (o.a. bila’s, teammeetings) en incidentele geplande afspraken en overleggen bij thuiswerken: 

Alle afspraken op afstand laten doorgaan tot wat effectief mogelijk is, dit ter beoordeling aan de organisator van de meeting
Als het niet mogelijk is om overleg effectief op afstand te organiseren dan wordt het overleg verplaatst

Arbozaken: 

Alle arbo-gesprekken die gepland staan zullen telefonisch worden gevoerd. De arbodienst neemt het initiatief hiertoe
De ziek- en herstelmeldingen vinden plaats conform de reguliere procedure via Youforce

In- en uitdiensttreding van medewerkers: 

Arbeidsvoorwaardengesprekken met recruiters vinden doorgang via Skype
Diploma-check en ID-check vindt later plaats, er wordt een voorbehoud gemaakt in het arbeidsvoorwaardenvoorstel
Een leidinggevende waarbij in de komende periode medewerkers in dienst treden wordt verzocht telefonisch contact op te nemen met de desbetreffende medewerker.
– afspraken maken over het proces van indiensttreding (laptop, HU-pas, etc.) nu er beperkende overheidsmaatregelen rondom het coronavirus zijn genomen.
– de mogelijke inzetbaarheid in de komende periode
Bij het uit dienst treden van jou als medewerker zal de leidinggevende met jou contact op  nemen en afspraken maken buiten de komende periode:
– inleveren van HU-eigendommen
– een persoonlijk afscheid uit te stellen voor een later moment

PNIL-ers: 

Thuiswerken wordt gezien als uitvoering van werkzaamheden.
Dit betekent ook dat de overeengekomen uren voor inzet worden doorbetaald.
Heb je aanvullende vragen als PNIL-er dan kun je contact opnemen met je leidinggevende

RGW-afspraken:
De functioneringsgesprekken kunnen op afstand doorgang vinden, als beide partijen dat willen. Ook de deadline van 1 april 2020 is geen belemmering.

Tot slot
We kunnen ons voorstellen dat er aanvullende vragen leven over de kabinetsmaatregelen en bovenstaande informatie en met name de organisatie van het afstandsonderwijs en alternatieve werkvormen.

Op dit moment wordt gewerkt aan instructies, handleidingen en support voor medewerkers. Via e-mail en leidinggevenden worden jullie daarover zo snel mogelijk geïnformeerd.

We begrijpen dat we nu veel van jullie vergen. Samen doen we er alles aan om jullie zo goed mogelijk te informeren. We merken dat jullie zeer betrokken zijn door alle vragen, opmerkingen en suggesties die we ontvangen en dat is voor ons allemaal een goed teken: samen willen en kunnen we deze komende periode overbruggen en onze HU Gemeenschap zo goed mogelijk ondersteunen.

Namens het CMT Coronavirus,
Tineke Zweed

ENGLISH VERSION

Dear colleagues,

We have been working hard over the past few days to make an overview of the consequences of cabinet measures to deal with the spread of the coronavirus, for you. We understand that you have many questions about your activities, the scheduled teaching activities, tests and the availability of facilities.

With this message we want to inform you as well as possible what the cabinet measure means for you in the coming period until March 31, 2020. Read this message carefully, it contains a lot of information that is important. For your information: the mail that all HU students received today (PDF).

Most importantly we put the health and safety of students and colleagues first. This means that we assume that everyone follows the guidelines of the cabinet and RIVM: stay at home with complaints such as cold, cough, sore throat or fever. Avoid social contact. Call the doctor only if complaints worsen.

We are also responding to the government’s call to organize remote education. The student is most important, solutions must be organized, the principle of equality applies and the learning outcomes must be guaranteed.

In accordance with the cabinet’s call, we assume that you work from home. At the same time, we organize remote learning and alternative work forms. We want to start with that as soon as possible. Together with your colleagues and management, we ask you to examine how remote learning and alternative working methods can be organized. The management will take the initiative for this.
We have informed our students that they will hear what this will look like for them on Wednesday 18 March – or earlier. Until they are notified by their study program, all education has been canceled for them. You can also prepare yourself at home by consulting the information about MS Teams (in Dutch – HU login required).

Which activities will not continue until March 31, 2020?

all organized activities involving a physical meeting between teacher(s) and student(s) at locations of colleges, universities and UMCs. We also include all activities that take place in different phases of the education chain from intake to alumni activities.
issue or collect diplomas at STIP
events in HU buildings, also from or with third parties
matching activities
orientation day
contract education
non-subsidized education
post-initial education
visits by teachers
activities of study associations at the HU
student association activities at HU
intended study trips and exchange abroad

Which activities will continue until March 31, 2020?

Online services, including the online services of the HU Library
Remote learning and alternative teaching methods
Home study can always continue
Learning teams can possibly collaborate online using MS Teams
Internship: students follow the guidelines of the cabinet / sector / internship organization

Which facilities will be closed? *

HU buildings on campus
HU Amersfoort
Domstad on Koningsbergerstraat
The HU Library on campus
The HUB library in Amersfoort
The Science Cafes
The HU Clinics
Catering on campus

* = only employees in vital functions have access to the locations

What are vital functions in the HU?

There are a number of functions that are vital to monitor HU’s facilities and critical processes. In addition, there are also vital functions to enable remote education and alternative working methods. If you fulfill such a position, you will be informed by your manager.

Consequences of government measures for study progress

We share your concerns about the study progress of our students when it comes to study delay, the BSA and registration and enrollment. At the moment these are still subjects of consultation between the Association of Universities of Applied Sciences, the Association of Cooperating Dutch Universities (VSNU) and the Ministry of Education, Culture and Science. We expect to be able to say more about that in the coming week.

Support home work facilities:

Consult the information on Ask HU. And challenges Teams and OneDrive on the digital HU (in Dutch).
Assistance or inability to log in from home, contact the ICT Helpdesk (088-4816666)

Support in realizing distance learning and alternative working methods:

You can already look at the possibilities on the digital HU
In the coming days you will be further informed about the possibilities of organizing distance education through your study program
Regular appointments (including bila’s, team meetings) and incidental scheduled appointments and consultations when working from home:
Allow all remote appointments to proceed to what is effectively possible, this at the discretion of the meeting organizer
If it is not possible to organize consultation effectively remotely, the consultation will be rescheduled

Occupational health and safety matters

All health and safety conversations that are planned will be conducted by telephone. The ARBO service takes the initiative for this.
The sick and recovery reports take place in accordance with the regular procedure via Youforce.

Employees entering and leaving employment:

Terms of employment conversations with recruiters continue via Skype
Diploma check and ID check take place later, a reservation is made in the employment conditions proposal
a manager who has hired employees who will start in the coming period is requested to contact the employee in question by telephone.
– make agreements about the employment process (laptop, HU pass, etc.) now that restrictive government measures have been taken with regard to the corona virus.
– the possible employability in the coming period
When you leave the company as an employee, the manager will contact you and make arrangements outside the coming period:
– return of HU property
– postpone individual farewell for a later time

PNIL members:

Working from home is regarded as the performance of work.
This also means that the agreed hours for deployment will continue to be paid.
If you have additional questions as a PNIL employee, you can contact your manager

RGW agreements
The performance appraisals can take place remotely if both parties wish. The deadline of April 1, 2020 is also no obstacle.

Finally
We can imagine that there are additional questions about the government’s measures and the above information and in particular the organization of remote learning and alternative working methods.

We are currently working on instructions, manuals and support for employees. You will be informed of this as soon as possible by e-mail and managers.

We understand that we now demand a lot from you. Together we do everything we can to inform you as well as possible. We notice that you are very involved in all the questions, comments and suggestions we receive and that is a good sign for all of us: together we can and will bridge this coming period and support our HU Community as much as possible.

On behalf of the CMT Coronavirus,

Tineke Zweed