Stel, ik ben docent en ik ken Suzanne persoonlijk; zij is een goede relatie die voor mij stageplekken regelt. Waarom zou ik dat contact delen?
“Allereerst werkt het twee kanten op: als we onze contacten centraal beheren, kan jij ook van andermans relaties profiteren. Ten tweede: jij hebt misschien fijn contact met Suzanne omdat zij stageplekken kan bieden, maar het is heel goed mogelijk dat iemand anders bij de HU haar kent in een andere rol, bijvoorbeeld uit een werkveldcommissie. Salesforce brengt die gegevens samen. Hoe meer wij samen de kennis rond een contact verzamelen, hoe beter iedereen die persoon leert kennen en hoe beter we kunnen samenwerken.”
“Het is niet de bedoeling dat wij partners benaderen over alles dat wij willen; je wilt ze benaderen over alles dat zij willen”
Maar wordt Suzanne dan niet opeens overvraagd?
“Nee, Suzanne zal vooral gerichter worden benaderd. Met relatief kleine contacten zal ook niet opeens de hele HU willen samenwerken. Bij grote partners, zoals UMC Utrecht en de Rabobank, willen we accounthouders gaan aanstellen die het contact met die partners coördineren. Dit is onderdeel van het strategisch partnermanagement van de HU, dat we momenteel aan het ontwikkelen zijn met een groep stakeholders.”
“Het is immers de bedoeling dat wij partners benaderen over alles dat wij willen; je wilt ze benaderen over alles dat zij willen. Als HU willen we steeds meer vanuit buiten naar binnen werken, vanuit de vraag van de buitenwereld – de wijk, het werkveld, de maatschappij: wat is jullie vraag en hoe kunnen wij daar invulling aan geven? Accounthouders halen die vragen op en zorgen dat de juiste instituten en lectoraten aan een vraag gekoppeld worden. Dat is klantvriendelijker en veel effectiever dan dat instituten en lectoraten zo’n partner los van elkaar benaderen. Als we echt meer van buiten naar binnen willen gaan werken, is dit een belangrijk fundament. Salesforce gaat ons enorm helpen meer over de grenzen van instituten en lectoraten heen te werken.”
Geef eens een voorbeeld uit jouw werkpraktijk?
“Ik heb bij het IAd de taak om voor onze opleidingen de contacten met de buitenwereld te beheren. Wil ik nu bijvoorbeeld een stagemarkt organiseren voor onze technische opleidingen, dan kan ik in Salesforce alle contacten van die opleidingen verzamelen en een campagne opzetten om hen uit te nodigen. Vroeger leverden docenten daar hun eigen Excel-bestandjes voor aan, die we dan moesten samenvoegen. Dat was veel werk en foutgevoelig. Is zo’n docent met vakantie, dan mis je zijn contacten. Salesforce maakt de data minder persoonsafhankelijk en omdat iedereen gegevens toevoegt, krijgen we een veel completer beeld van onze contacten.”
Wie werken er nu al met Salesforce?
“Accountmanagers, business developers; eigenlijk iedereen die veel met externe contacten werkt. De groep is vrij divers. Wij komen af en toe bij elkaar en hebben vragenuurtjes met de dienst M&C, om te kijken hoe we het systeem strategischer kunnen gaan inzetten. We willen Salesforce ook breder gaan inzetten. Zo loopt er nu een pilot alumnimanagement.”
Dus ook alumni komen in dit systeem te staan?
“We verzamelen nu al data in Salesforce vanaf het moment dat studiekiezers bij ons aankloppen, bijvoorbeeld door een brochure aan te vragen of naar een open dag te komen. We blijven die data tijdens hun studie aanvullen en verrijken. Wanneer ze als alumni de HU hebben verlaten, kunnen we ze – als ze daar toestemming voor geven – veel gerichter dan voorheen cursussen en modules aanbieden, en hen uitnodigen voor relevante kennissessies. Dat gaat ons LLO-aanbod én LLO-marktaandeel enorm helpen. Je hebt zo ook gewoon een veel fijnere relatie met je omgeving. Mensen worden gericht en persoonlijk benaderd, dat wordt altijd gewaardeerd. Het is goed voor onze naam en professionele uitstraling in de regio.”
Klinkt goed. Ik wil hier wel aan bijdragen – en van profiteren. Wat moet ik doen?
“M&C is bezig te zorgen dat er per instituut een paar mensen worden aangewezen om het gebruik van Salesforce op te starten. Ieders bijdrage is heel welkom! Dit is echt een HU-breed systeem, van iedereen, voor iedereen.”
Meer weten? Kijk op deze ÉÉN HU pagina.