Sommige ideeën zijn zo logisch dat je je afvraagt waarom niemand er eerder op gekomen is. Wat zou er bijvoorbeeld gebeuren wanneer je studenten Facility Management vraagt om het facility management van de HU te verbeteren? Antwoord: vier pilots met verfrissende ideeën, enthousiaste reacties, nieuwe werkwijzen én een aangepast curriculum.
Voordat Allard Schelhaas drie jaar geleden Chief Hospitality Officer werd bij Hogeschool Utrecht, werkte hij voor ProRail. Daar was hij operationeel verantwoordelijk voor alle treinstations in Nederland. Eén dag in de week gaf hij bovendien les bij de opleiding Facility Management (FM) aan de HU Amersfoort. Hij liet zijn studenten kennismaken met de snel veranderende praktijk, waar de ene trend de andere opvolgt. “Ik vond die ene dag zo leuk dat ik hoopte ooit verder te kunnen bij de HU”, zegt Schelhaas. Dat lukte. Maar in zijn nieuwe functie ontdekte hij dat zijn afdeling hospitality, als onderdeel van Bedrijfsvoering/HU Diensten, niet in verbinding stond met de opleiding Facility Management. Waarom die twee niet laten samenwerken, stelde Schelhaas voor: de opleiding kan studenten vragen projecten te verzinnen op basis van de laatste trends in facility management, met als doel de dienstverlening op hospitality te vergroten en tegelijkertijd de kosten te verlagen. Zo blijven het onderwijs aan de opleiding en de bedrijfsvoering van de HU up-to-date, en het bespaarde geld kan ten goede komen aan het onderwijs. Schelhaas noemt het “win-win-win”. Wim Kuus, directeur bedrijfsvoering, en Aukje Smet, opleidingsmanager FM, waren direct enthousiast.
Boekwerken
Marco Blom is hospitality manager bij de HU met twee bijzondere taken in zijn pakket: hij is ‘vliegende kiep’ onder de hospitality managers, die in kan springen in alle gebouwen van de HU. Marco weet de weg. Daarnaast is hij degene die de derdejaars studenten faciliteert in het uitvoeren van hun projecten. Eind 2016 begon hij; de eerste lichting studenten startte begin 2017. “Aanvankelijk liep het niet zo goed”, vertelt Marco. “Er was een mismatch tussen wat de opleiding wilde en wat wij nodig hadden. We hadden plannen van een paar A4’tjes verwacht, maar kregen uiteindelijk hele boekwerken, volgens de eisen van de opleiding. De studenten bleven steken in het finetunen van business cases.” Aan het eind van het schooljaar waren de projecten dan ook nog lang niet klaar voor implementatie. Zonde, vonden alle betrokkenen. Om de projecten alsnog tot uitvoering te laten komen, werden onder de hoede van Marco Blom twee stageplaatsen voor vierdejaars studenten FM gecreëerd.
Licht
Die werden ingevuld door Anne Borst en Jolien van Eeden. Zij zetten zich in de eerste helft van
dit collegejaar in voor het implementeren van de projecten die het jaar ervoor door studenten waren bedacht. “Op 8 januari zijn we gestart met de pilot Arbeidsparticipatie”, vertelt Anne. “Er waren veel klachten op de HU Amersfoort over de schoonmaak, met name over zwerfvuil en op piekmomenten. Anderzijds was er de wens van de HU om meer mensen aan te nemen met afstand tot de arbeidsmarkt. Het idee was om die twee uitdagingen te verbinden.” In de pilot worden dagelijks drie mensen ingezet via het sociaal detacheringsbureau Amfors. Zij zijn team ‘Magic Touch’ die overdag de boel netjes houden. In de pilot wordt bekeken of dat werkt en of hun inspanningen worden gewaardeerd. De tweede pilot draagt de naam Building as a Service (BaaS). Jolien van Eeden: “We hebben gesprekken gevoerd met Philips over het afnemen van licht in plaats van het kopen van lampen. De basis van het contract is de tevredenheid van de daadwerkelijke licht-gebruiker. Dit is hot en happening in de FM-wereld en Philips is hier mee bezig op Schiphol. Voor de HU is dit erg interessant, want het betekent dat er meer energie gericht kan worden op de core business, actueel onderwijs verzorgen. Philips zorgt voor licht.”
Tiptop
Een derde project was gericht op het flexibel maken van de indeling van ruimtes met mobiele panelen. De panelen werden in februari geleverd en konden meteen in gebruik worden genomen. De vierde pilot draaide om het idee een app te bouwen op de online HU-omgeving voor het melden van facilitaire problemen. Binnen de oude omgeving was dat niet mogelijk, maar in de nieuwe omgeving komt die er wel. De app draagt de naam Tiptop, legt Jolien uit: “Studenten en medewerkers geven tips, en dan wordt het top. Als er iets vies is of kapot is, kan het na melding meteen worden opgelost.” De app is verwerkt in de nieuwe MyHU.
Andere kijk
Voor Anne en Jolien was hun stage bij de HU een echte eye opener. 
“Ik heb geleerd hoe je een zakelijke houding aanneemt in gesprekken met leveranciers en stakeholders”, zegt Anne. “Ook heb ik creatief leren denken: telkens opnieuw uit het concept stappen en er kritisch naar kijken om het aan te passen.” Jolien beaamt dat, en voegt toe: “Je leert ook de andere afdelingen van de HU kennen, buiten het onderwijs. Ik wist wel dat er een inkoopafdeling was, maar sta versteld van wat zij allemaal doen. Net als het marketing- en communicatieteam: die zijn betrokken bij alles wat er in de HU aan uitingen is.” Anne vult aan: “Voor ons was het heel belangrijk om in de praktijk te werken, nadat we in de eerste twee jaar gekozen hebben voor veel theorie. Ik heb een andere kijk gekregen op de zakelijke wereld, en op onze eigen hogeschool.”
Frisse blik
De moeilijke start van de samenwerking, vorig studiejaar, is wat Marco Blom betreft geen obstakel. In overleg met de opleiding is het programma aangepast, vertelt hij: “We stoppen de volgende lichting in een snelkookpan. Met wat lessen design thinking zetten we ze meteen aan het werk”. Ook initiatiefnemer Allard Schelhaas is optimistisch: er waren misschien wat kinderziektes, maar in de volgende ronde zullen die grotendeels verholpen zijn, verwacht hij. De hoofdzaak: “Het onderwijs wordt beter en de HU lift mee op de laatste trends. Mijn hoop is dat andere opleidingen dit ook gaan doen. De HU is een hele grote organisatie die kan profiteren van de laatste ontwikkelingen op allerlei terreinen. We hebben duizenden studenten met een frisse blik en fantastische kwalificaties. Wanneer we opleidingen verbinden met de diensten, levert dat over de hele linie meer service op voor minder geld. Geld dat vervolgens naar nog beter onderwijs toe kan.”